Контрольные вопросы

1. Для чего используется команда Итоги?

2. Какие предварительные операции надо выполнить со списком, чтобы получить промежуточные итоги с помощью команды Данные, Итоги?

3. Какие встроенные функции могут использоваться при подведении промежуточных итогов?

4. Что появляется слева от таблицы после выполнения команды Итоги?

5. Как скрыть и отобразить вложенные уровни списка?

4. Фильтрация данных

Поиск и фильтрация данных – это наиболее частые действия, производимые со списком. Поиск производится на основе задаваемых пользователем критериев – требований, налагаемых на информацию. Также в Excel можно выполнять фильтрацию списков. Результатом фильтрации является временное скрытие записей, не удовлетворяющих заданным критериям.

В Excel есть три средства для поиска и фильтрации данных: Форма данных, Автофильтр, Расширенный фильтр. Форма данных позволяет осуществлять поиск и редактирование отдельных записей. Автофильтр обеспечивает простой и быстрый способ скрытия лишних записей, оставляя на экране только те, что удовлетворяют критериям. Расширенный фильтр немного сложнее Автофильтра, но позволяет накладывать более сложные условия отбора, которые могут включать вычисляемые критерии.

1. Поиск записей с помощью команды Форма

С помощью Формы можно осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев.

Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование которого определяется введённым заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут присутствовать вычисляемые поля, с помощью которых можно выполнять разнообразные вычисления.

Для поиска определённых записей с помощью формы данных используются критерии поиска. Чтобы найти в списке (рис. 1), например, все группы с количеством студентов более 20, выполнить следующее:

1. сделать текущей первую запись списка;

2. выполнить команду Данные, Форма;

3. нажать кнопку Критерии. Появится диалоговое окно формы данных без записей;

4. ввести в поле Количество студентов в группе в качестве критерия условие "> 20" и нажать кнопку Правка (рис. 2). В диалоговом окне отобразится первая запись, соответствующая заданному критерию;

5. просмотреть все записи, удовлетворяющие ввёденному критерию, можно с помощью кнопок Далее и Назад.

При задании критериев можно применять символы подстановки: звёздочку (*) для замены произвольного количества неизвестных символов и знак вопроса (?) для замены одного неизвестного символа.

При поиске числовых значений в критериях поиска используют операторы сравнения. Операторы, применяемые при формировании критерия, приведены в табл. 3.

Таблица 3

Оператор	Функция
=	Равно
<	Меньше
>	Больше
<>	Не равно
<=	Меньше или равно
>=	Больше или равно

Чтобы сузить область поиска, можно указать в различных полях несколько критериев.

Рис. 2. Диалоговое окно Форма

4.2. Функция Автофильтра

Функция Автофильтра позволяет производить отбор записей непосредственно на рабочем листе. Для выбора данных можно задать целый ряд критериев.

Чтобы воспользоваться Автофильтром:

1. выделить ячейку внутри списка или выделить список целиком;

2. выполнить команду Данные, Фильтр, Автофильтр;

3. ячейки с названиями полей превращаются в раскрывающиеся списки (рис. 3).

Рис. 3. Вид полей списка после активизации Автофильтра

Чтобы отфильтровать записи:

1. раскрыть список, соответствующий полю, которое следует включить в критерий (рис. 3);

2. выбрать желаемый критерий из раскрывшегося списка, пункты которого представлены в табл. 4;

3. задать параметры в диалоговом окне Пользовательский автофильтр, если выбран критерий Условие.

Диалоговое окно Пользовательский автофильтр предоставляет возможность задать комплексные критерии, объединяя их с помощью условных операторов И, ИЛИ.

Таблица 4

Критерии Автофильтра

Критерии	Описание
Все	Вывод на экран всех записей (снятие ограничений на поле)
Первые 10	Вывод на экран заданного числа или процента первых или последних элементов списка
Условие	Вывод на экран диалогового окна Пользовательский автофильтр для задания одного или двух условий с использованием шаблонов, операций сравнения и логических операций И, ИЛИ
Точное значение	Вывод на экран записей, поля которых в точности совпадают с выбранным значением

Результаты работы Автофильтра будут моментально отображены. Не отвечающие критерию записи будут скрыты. Чтобы запись осталась на экране, она должна удовлетворять условиям, наложенным на все поля, т. е. условия на различные поля соединяются операцией И.

Для снятия критерия выполнить команду Данные, Фильтр, Отобразить все. Для отмены режима Автофильтра выполнить команду Данные, Фильтр, Автофильтр.