49

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное учреждение высшего профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

Кафедра информационных технологий

Дрига Е.С., Хрусталева Л.С.

Работа со списками в Microsoft Excel 2003

Практикум по выполнению индивидуальных

лабораторных заданий для студентов 1-го курса

всех специальностей всех форм обучения

Хабаровск 2007

ББК У.в6

Х12

Работа со списками в Microsoft Excel 2003 : практикум по выполнению индивидуальных лабораторных заданий для студентов 1-го курса всех специальностей всех форм обучения / сост. Е. С. Дрига, Л. С. Хрусталева. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2007. – 48 с.

Рецензент Д. В. Тимошенко, кандидат технических наук, доцент кафедры ДВС ТОГУ

Утверждено издательско-библиотечным советом академии в качестве лабораторного практикума для студентов

Елена Сергеевна Дрига Луиза Салиховна Хрусталева Работа со списками в Microsoft Excel 2003

практикум по выполнению индивидуальных лабораторных заданий

для студентов 1-го курса всех специальностей и форм обучения

Редактор Г.С. Одинцова

_______________________________________________________________

Подписано к печати Формат 60х84/16.

Бумага писчая. Офсетная печать. Усл.печ.л. 2,8. Уч.-изд.л. 2,0.

Тираж 300 экз. Заказ №___________________

_______________________________________________________________

680042, г.Хабаровск, ул.Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ

© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2007

Введение

Наряду с простыми задачами, такими как создание, редактирование и форматирование таблиц, создание диаграмм, Excel позволяет решать и более сложные задачи  сортировка и фильтрация данных в списке, подведение промежуточных итогов, создание макросов и др.

В Microsoft Excel список можно использовать в качестве базы данных. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных.

Списком в Microsoft Excel являются связанные данные, например, база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов.

Лабораторный практикум содержит основные понятия и средства для работы со списками в Excel 2003.

Кроме индивидуальных лабораторных заданий практикум содержит теоретическую часть и контрольные вопросы, способствующие активной самостоятельной работе студентов при выполнении заданий.

Библиографический список поможет студентам найти ответы на контрольные вопросы.

1. Работа со списками

Списком в Excel является таблица с упорядоченной совокупностью логически связанных данных, расположенных в упорядоченных строках и столбцах рабочего листа (рис. 1). Каждая таблица состоит из набора строк, называемых записями. Каждая из строк делится на части, называемые полями, для которых жёстко определены требования к типу содержащихся в них данных. Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка. (Имя поля может состоять из нескольких слов). Эта строка называется строкой заголовка. Данные всегда располагаются со следующей строки после области имен полей.

1.1. Создание списка

Перед созданием списка необходимо продумать его структуру и определить, какие данные включить в него.

Рекомендации по организации и созданию списка.

1. Желательно расположить на рабочем листе только один список, ведь в рабочей книге допустимо иметь много листов.

2. Первая строка списка должна содержать заголовки с уникальными именами для каждого поля (рис. 1), т. е. имена не должны совпадать друг с другом. Если имена полей длинные, используйте опцию переноса по словам.

3. Символы шрифта, используемого в именах полей, должны быть другого цвета или иметь характерное начертание, например полужирное или курсив.

4. В каждом столбце должна содержаться однотипная информация.

5. Данные в списке должны быть оформлены одинаково, но не так, как заголовки столбцов.

6. Список не должен содержать строки с пустыми ячейками или пунктирной линией. Пустая строка означает конец списка.

7. Чтобы положение заголовков столбцов не изменялось при просмотре таблицы, необходимо активизировать команду Закрепить области меню Окно.

Рис. 1. Структура элементов списка

Для размещения имени поля списка в одной ячейке необходимо:

1. выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;

2. выполнить команду Формат, Ячейки;

3. в диалоговом окне открыть вкладку Выравнивание и установить следующие параметры:

   • из списка поля по горизонтали выбрать пункт по значению;

   • из списка поля по вертикали выбрать пункт по центру;

   • в поле Отображение установить флажок на опции переносить по словам.

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные. Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки меню Данные весь список будет выделен тёмным цветом.