1.2. Ввод, редактирование и форматирование данных в списке

Данные в список можно ввести несколькими способами.

1. Непосредственный ввод

Этот способ заключается во введении данных непосредственно в строках на рабочем листе. Перемещаясь по таблице, просто ввести данные в нужные ячейки.

2. Использование формы данных

Диалоговое окно Форма позволяет вводить и обрабатывать информацию списка. Это окно содержит несколько полей ввода, названия которых соответствуют заголовкам столбцов списка. В окне формы данных можно вести поиск информации, дополнять список новыми записями, удалять ненужные и редактировать имеющиеся данные. Для открытия окна выполнить следующее:

1. поместить указатель мыши в любую позицию списка;

2. выполнить команду Данные, Форма.

Откроется диалоговое окно, в строке заголовка которого будет указано имя текущего рабочего листа. В нём приведено общее количество записей в списке и указана позиция текущей записи. С помощью полосы прокрутки, кнопок Далее и Назад, клавиш Page Up и Page Down, и клавиш управления курсором можно перейти к нужной записи списка.

По умолчанию при отображении записи в диалоговом окне формы данных первое поле выделено.

Для ввода данных выполнить следующее:

1. нажать кнопку Добавить: таким образом вы очистите все поля;

2. ввести данные в соответствующие поля. Для быстрого перемещения от поля к полю используется клавиша Tab. Нажатие клавиши Enter эквивалентно нажатию кнопки Добавить, поэтому после ввода последнего поля просто нажать эту клавишу;

3. для ввода следующих данных повторить предыдущие пункты;

4. нажать кнопку Закрыть, чтобы вернуться к рабочему листу.

Редактирование данных выполняется так же, как и редактирование обычного текста, но до нажатия кнопки Добавить или Закрыть. Клавиша Tab используется для перехода к следующему полю диалогового окна, а комбинация клавиш Shift + Tab – для возвращения к предыдущему полю.

Изменения, внесённые в запись, сохраняются при переходе к другой записи или в результате нажатия клавиши Enter. Кнопка Вернуть и клавиша Esc предназначены для отмены внесённых изменений. Если текущая запись не изменялась, то кнопка Вернуть недоступна, а нажатие на клавишу Esc приводит к закрытию диалогового окна формы данных.

Кнопка Удалить позволяет удалить из списка текущую запись.

3. Проверка вводимых значений

Для упрощения ввода данных и автоматической проверки их правильности выполнить следующее:

1. выделить диапазон ячеек;

2. выполнить команду Данные, Проверка. Откроется диалоговое окно Проверка вводимых значений.

На вкладке Параметры указывается тип и интервал значений, которые разрешается вводить. Выбор типа данных вводимых значений в списке Тип данных позволяет определить, какие условия можно накладывать на значения ячеек. Если для определения допустимых значений требуется ввести формулу, выражение или ссылку на вычисления в другой ячейке, выбрать в списке строку Другой.

Вкладка Сообщение для ввода позволяет создать подсказку пользователю о том, какие данные можно вводить.

На вкладке Сообщения об ошибке указывается сообщение, которое будет появляться на экране при вводе некорректных данных.