- •Содержание
- •Введение
- •1 Нормативно-методическая база документирования управленческой деятельности
- •2 Основные термины и определения
- •3 Правила оформления реквизитов управленческих документов. Требования к бланкам
- •Состав реквизитов орд
- •Схемы расположения реквизитов
- •Понятие и виды бланков орд
- •Требования к оформлению бланков
- •Правила оформления реквизитов в документах управления
- •01 — Государственный герб Российской Федерации
- •04 — Код организации
- •09 — Справочные данные об организации
- •13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •15 — Адресат
- •12.09.2006
- •18 — Заголовок к тексту
- •19 — Отметка о контроле
- •20 — Текст документа
- •15.06.2006 №319
- •22 — Подпись
- •23 — Гриф согласования документа
- •25 — Оттиск печати
- •26 — Отметка о заверении копии
- •27 — Отметка об исполнителе
- •28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •30 — Идентификатор электронной копии документа
- •Оформление грифа «Коммерческая тайна»
- •4 Классификация документов управления
- •5 Язык и стиль управленческих документов
- •Употребление специальной лексики
- •Устаревшая лексика
- •Неологизмы
- •Заимствованные слова
- •Слова с «универсальным» значением
- •Сокращенные слова
- •Употребление языковых формул
- •Употребление слов в однотипных падежных формах
- •Ограниченная сочетаемость слов
- •Конструкции с отглагольным существительным
- •Ограниченное употребление глаголов в личной форме
- •Построение предложений
- •Этикет делового общения
- •6 Правила составления и оформления информационно-справочных документов
- •7 Роль делового письма в деятельности организации
- •Правила оформления делового письма
- •Некоторые виды писем
- •8 Правила составления и оформления организационных документов
- •9 Правила составления и оформления распорядительных документов
- •10 Правила оформления документов на компьютере
- •Заключение
- •Список использованных источников
- •Приложение а
- •Приложение б Образцы информационно-справочных документов
- •Докладная записка
- •Наименование организации протокол
- •Приложение в Образцы деловых писем
- •Приложение г Образцы личных документов
- •Резюме Логинов Дмитрий Иванович
- •Приложение д Образцы распорядительных документов
- •00.00.000 № ________
- •Распоряжение
- •Наименование организации указание
- •Решение
- •Приложение е Образцы организационных документов
- •Акционерный коммерческий банк «инфо-банк»
- •Положение об отделе управления персоналом банка
- •Должностная инструкция
- •Приложение ж
- •Приложение и Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •Приложение к Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать
Докладная записка
00.00.0000 №00
Место составления
Заголовок к тексту начинается
с предлога «О ...»
Излагается проблема, вопрос, ситуация. Не рекомендуется текст начинать со слов: «Довожу до Вашего сведения...».
Затем приводятся выводы и предложения.
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.
Оформляют приложение, если оно есть.
Приложение: 1. Наименование приложения.
2. Наименование приложения.
Наименование должности лица,
подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия
В дело 00-00 (подпись), дата
Рисунок Б1 – Структура документа «Докладная записка»
Общий отдел Генеральному директору
объединения КРИСТАЛЛ»
Н. К. Иванову
Докладная записка
10.05.2002 №36
г. Новосибирск
О замене компьютеров
Довожу до Вашего сведения, что общий отдел в настоящие время оснащен компьютерами устаревшего образца, многие из которых имеют ненадёжные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых ПЭВМ и принтера.
Зав. общим отделом Подпись Г. Н. Колбина
Рисунок Б2 – Пример оформления внутренней докладной записки
Министерство общего Генеральному директору и профессионального Завода точного образования РФ машиностроения
И. И.Петрову
Новосибирское областное
управление народного
образования
Октябрьский отдел
народного образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.05.2007 №15
г. Новосибирск
О проверке технического
состояния жилых помещений
базы отдыха для детей
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2007 г., мною 13 мая был проведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.
Прошу взять на контроль подготовку базы к приёму детей на отдых.
Зав. районо Подпись Н. И. Пирогов
Рисунок Б3 - Пример оформления внешней докладной записки
Объяснительная записка Директору центра «Кадры»
Иванову Н. И.
10.04.2007
Екатеринбург
О срыве занятий в группе
секретарей-референтов
19.04.2007 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.
В результате этого занятия пришлось отменить.
Преподаватель Подпись Г. И. Григорьева
Рисунок Б4 – Пример оформления объяснительной записки
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ
(при необходимости)
должность,
АКТ подпись, И.О.Фамилия
дата
00.00.0000 № 00
место издания
Заголовок к тексту
(отвечает на вопрос «чего?»)
Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже
Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившие основанием для составления акта
Составлен комиссией:
Председатель: Наименование должности, И. О. Фамилия
Члены комиссии: Наименование должности, И. О. Фамилии (располагаются в алфавитном порядке)
Присутствовали: Наименование должности, И. О. Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта (располагаются в алфавитном порядке)
Текст констатирующей части акта; описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Составлен в экземплярах: 1-й — кому (куда);
2-й — кому (куда) и т. д.
Приложение: Наименование приложения, если оно есть.
Председатель (подпись) И. О. Фамилия
Члены комиссии (подпись) И. О. Фамилия
(подпись) И. О. Фамилия
Присутствовали (подписи) И. О. Фамилия
В дело 00-00
подпись, дата
Рисунок Б5 – Структура документа «Акт»
Комитет по культуре УТВЕРЖДАЮ
Администрации Председатель комитета
Новосибирской области Подпись Н. И. Петрова
дата
АКТ
18.05.2008 №12
О проверке сохранности документов
в комитете
Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2008 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.
Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьев Н. И.
2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г. Г.
3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С. И.
4. Референт Прокудина М. В.
В период с 16 по 18 мая 2008 года комиссия провела проверку условий хранения управленческих документов в комитете культуре. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.
Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.
Составлен в 2 экземплярах:
1-й – в дело № 1-23
2-й – в областной архив.
Председатель комиссии Подпись Г. В. Сидоров
Члены комиссии Подпись Н. И. Григорьев
Подпись Г. Г Михайлова
Подпись С. И. Мышкина
Подпись М. В. Прокудина
Рисунок Б6 – Пример оформления акта