- •Содержание
- •Введение
- •1 Нормативно-методическая база документирования управленческой деятельности
- •2 Основные термины и определения
- •3 Правила оформления реквизитов управленческих документов. Требования к бланкам
- •Состав реквизитов орд
- •Схемы расположения реквизитов
- •Понятие и виды бланков орд
- •Требования к оформлению бланков
- •Правила оформления реквизитов в документах управления
- •01 — Государственный герб Российской Федерации
- •04 — Код организации
- •09 — Справочные данные об организации
- •13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •15 — Адресат
- •12.09.2006
- •18 — Заголовок к тексту
- •19 — Отметка о контроле
- •20 — Текст документа
- •15.06.2006 №319
- •22 — Подпись
- •23 — Гриф согласования документа
- •25 — Оттиск печати
- •26 — Отметка о заверении копии
- •27 — Отметка об исполнителе
- •28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •30 — Идентификатор электронной копии документа
- •Оформление грифа «Коммерческая тайна»
- •4 Классификация документов управления
- •5 Язык и стиль управленческих документов
- •Употребление специальной лексики
- •Устаревшая лексика
- •Неологизмы
- •Заимствованные слова
- •Слова с «универсальным» значением
- •Сокращенные слова
- •Употребление языковых формул
- •Употребление слов в однотипных падежных формах
- •Ограниченная сочетаемость слов
- •Конструкции с отглагольным существительным
- •Ограниченное употребление глаголов в личной форме
- •Построение предложений
- •Этикет делового общения
- •6 Правила составления и оформления информационно-справочных документов
- •7 Роль делового письма в деятельности организации
- •Правила оформления делового письма
- •Некоторые виды писем
- •8 Правила составления и оформления организационных документов
- •9 Правила составления и оформления распорядительных документов
- •10 Правила оформления документов на компьютере
- •Заключение
- •Список использованных источников
- •Приложение а
- •Приложение б Образцы информационно-справочных документов
- •Докладная записка
- •Наименование организации протокол
- •Приложение в Образцы деловых писем
- •Приложение г Образцы личных документов
- •Резюме Логинов Дмитрий Иванович
- •Приложение д Образцы распорядительных документов
- •00.00.000 № ________
- •Распоряжение
- •Наименование организации указание
- •Решение
- •Приложение е Образцы организационных документов
- •Акционерный коммерческий банк «инфо-банк»
- •Положение об отделе управления персоналом банка
- •Должностная инструкция
- •Приложение ж
- •Приложение и Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •Приложение к Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать
10 Правила оформления документов на компьютере
При оформлении документов на компьютере следует выполнять ряд требований, приведенных ниже.
Оформление информации на документе производится с учетом существующих вариантов расположения реквизитов: угловое центрованное, угловое флаговое, продольное.
В соответствии с ГОСТ Р6.30 – 2003, параметры листа документа: левая граница не менее 2см., верхняя и нижняя не менее 2 см, правая не менее 1 см.
Если в документе необходима эмблема, то для неё отводят от 1,5 до 2,0 см.
При оформлении документа на бумаге формата А4 используется шрифт 14, а на формате А5 (размер бумаги в 2 раза меньше) допускается 13, 12 размер шрифта. Рекомендуемый стиль шрифта Times New Roman.
При размещении отдельных реквизитов рекомендуется оставлять между ними расстояние, равное двум – трем межстрочным интервалам.
В сложных реквизитах, таких как “гриф утверждения “, “гриф согласования”, строки располагаются на расстоянии 1,5 межстрочных интервала.
Текст документа на бумаге формата А4 возможно оформлять в полуторном межстрочном интервале. На бумаге формата А5 текст оформляется в одинарном межстрочном интервале. Текст документов печатают по ширине страницы.
Прописными буквами в документе печатают наименование вида документа (ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и др.), а также слова: ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ и др. Кроме того, допускается выделять их жирным шрифтом. То есть: ПРИКАЗ, ТРУДОВОЙ ДОГОВОР, УТВЕРЖДАЮ и т.п.
Если заголовок к тексту документа содержит менее 150 печатных знаков, то его оформляют в несколько строк по 28 печатных знаков в каждой. Если заголовок к тексту включает количество печатных знаков больше 150, то предложение продлевается до правой границы листа.
Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе сводятся к следующему:
1) от границы левого поля печатают реквизиты:
- заголовок к тексту;
- текст (без абзацев);
- отметка о наличии приложений;
- фамилия исполнителя и номер телефона;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования»;
- заверительная надпись «верно»;
-в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»;
2) отступ в пять печатных знаков от границы левого поля означает начало абзаца;
3) отступ в 32 печатных знака – реквизит «Адресат»;
4) отступ в 40 печатных знаков – реквизит «Гриф утверждения»;
5) с отступом в 48 печатных знаков печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».
Если документ оформлен на нескольких листах, то при нумерации листов ставится цифра “2” на втором листе документа посередине верхнего поля.
Заключение
В настоящее время, когда основным предметом труда в общественном производстве промышленно-развитых стран становится информация, когда тенденция перекачивания трудовых ресурсов из сферы материального производства в информационную сферу приобретает стабильность, когда командная работа в любом месте и в любое время является уже обыденностью, и успех в любом деле зависит в большей мере от менеджера, - особенно востребованными являются специалисты, обладающие практическими навыками грамотного составления и оформления управленческой документации. И тем более ценен такой специалист, чем увереннее он владеет современными информационными технологиями и системами в управленческой деятельности.
Целью данного учебно-методического пособия являлось знакомство студентов, а также широкого круга практикующих специалистов с правилами и нормами составления и оформления основных видов управленческих документов.
Успех в деятельности любой организации складывается под влиянием массы факторов, в числе которых обязательно присутствует умение сотрудников грамотно осуществлять составление и оформление управленческих документов, и четко выполнять требования документооборота.