Тема 5. Электронные таблицы

Электронная таблица – это информационная технология, предназначенная для работы с компьютерным эквивалентом обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ - табличный процессор. Электронные таблицы постоянно развивались и совершенствовались: Visual Calc, Quattro Pro, Supercalc, MS-Excel.

Современные электронные таблицы используются для подготовки и обработки табличных документов, сводок, реестров, проведения анализа с использованием механизмов поиска и сортировки данных, проведения однотипных расчетов, создания баз данных, построения диаграмм и графиков и т.п.

Электронные таблицы имеют следующие функциональные возможности:

- многовариантность выполнения операций - практически все операции обработки могут быть выполнены несколькими способами;

- быстрый доступ к часто используемым функциям через контекстное меню;

- быстрый доступ к часто используемым командам с помощью пиктографического меню, расположенного под строкой главного меню;

- структурирование информации начинается непосредственно на этапе ввода данных;

- наличие разнообразных средств оформления и модифицикации экрана и таблиц, например, разбить экран на несколько окон и т.д.;

- создание шаблонов рабочих листов, которые используются для создания бланков писем, факсов, различных фирменных документов;

- автоматический мгновенный пересчет данных, связанных формульными зависимостями при изменении значении любого операнда;

- встроенные функции для работы с базами данных, списками, датами, для математических, финансовых, логических и других расчетов;

- построение различного типа диаграмм;

- выполнение функции баз данных – заполнение таблиц, сортировка данных, обработка запросов к базе, создание сводных таблиц;

- встроенный язык макрокоманд для упрощения работы с табличным процессором и расширения списка его собственных команд;

- проведение статистического анализа данных.

Запуск программы MS-Excel осуществляется по командам Пуск, Программы, Microsoft Exсel, а выход по команде меню Файл, Выход.

При загрузке электронной таблицы после фирменной заставки на экране появляется изображение (окно таблицы), включающее следующие области:

Первая область – строка заголовка приложения Excel.

Вторая область – строка Главного меню программы Excel.

Третья область - панели инструментов (одна или несколько строк).

Четвертая область – строка формул (строка ввода). В первой позиции этой строки отражается адрес активной ячейки.

Пятая область – Лист, который занимает основную часть экрана и включает в себя столбцы, строки, ячейки, линии сетки, полосы прокрутки, ярлыки листов.

Документ Excel называется Рабочей книгой. Она представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых может содержать одну или несколько таблиц. Рабочая книга сохраняется как объект в едином файле, имеющий по умолчанию расширение .xls. Книга делится на листы, а листы – на ячейки.

Лист рабочей книги имеет матричную структуру. По умолчанию рабочий лист максимально может содержать до 256 столбцов и 16384 строки.

Столбцы вначале озаглавлены латинскими буквами, а далее – двухбуквенными комбинациями. Для вставки рабочего листа книги необходимо выбрать команды меню Вставка, Лист. Для удаления рабочего листа книги его необходимо выделить, а затем выбрать команды Правка, Удалить лист. Переименование рабочего листа выполняется командами Формат, Лист, Переименовать.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номер столбца и строки. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Ячейка таблицы характеризуется адресом, содержанием, значением и форматом.

Ссылка – это способ (формат) указания адреса ячейки. Блок ячеек задаётся указанием ссылок первой и последней из его ячеек, между которыми ставится символ «:» или «..». Каждая команда таблицы требует указания блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.

Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются: ширина ячейки в 9 разрядов, левое выравнивание для символьных данных и формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

Типы данных в электронной таблице MS-Excel

Текстовым типом называется последовательность, составленная из любых 256 символов таблицы ASCII-кодов.

Числовым типом являются цифры и некоторые сопутствующие символы.

Формульным типом называют данные, представленные в виде формулы.

Тип даты и времени является частным случаем числового типа. В качестве разделителя в данных этого типа используется точка, пробел и др.

Исправление содержимого ячейки. Корректировка текста, до того как ввод текста будет подтвержден, осуществляется клавишей Backspace.

Операция вставки. При вставке новой ячейки необходимо выделить ячейку, перед которой должна быть вставлена еще одна, и выбрать команды меню Вставка, Ячейки (со сдвигом данных вправо или вниз).

Операция удаления столбца, строки или ячейки выполняется по команде Правка, Удалить. При этом удаляется объект вместе с содержимым.

Операция очистки. При выполнении операции очистки объект очистки не удаляется, а удаляется только содержимое объекта.

Процедура копирования основана на использовании Буфера обмена. Копирование производится при помощи команд Правка, Копировать и Вставить. Команда Копировать выделенный блок копирует в Буфер обмена. Далее при использовании команды Вставить содержимое Буфера может быть скопировано в любое место документа. Команда Вырезать удаляет выделенный фрагмент и переносит его в Буфер обмена. На панели инструментов Стандартная находятся кнопки команд Копировать, Вырезать, Вставить.

Процедура перемещения. Для выполнения этой операции необходимо перемещаемый блок выделить и указать левый верхний адрес блока на новом месте. При перемещении блока, ячейки которого содержат данные числового или символьного типа, и на которые нет ссылок из ячеек вне этого блока, изменяются только адреса ячеек перемещаемого блока.

Вычисления в электронных таблицах производятся при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции, соединенные знаками математических операций. Формула всегда начинается со знака "=", а затем следует сама формула, состоящая из адресов ячеек, операторов, констант. В формулу можно вставлять стандартные функции из списка. Скобки в формуле позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Ссылку на ячейку можно задавать разными способами. Адрес ячейки можно ввести вручную, можно щелкнуть на нужной ячейке, можно выбрать диапазон, адрес которого требуется ввести. По умолчанию ссылки на ячейки рассматриваются как относительные. При копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, поэтому ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как не табличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, которые используют абсолютную адресацию, помечаются символом $.

Математические функции описываются с помощью операторов, например, сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень. Если в одной формуле содержится несколько операторов, то при обработке данных приоритет выполнения операций такой же, как и в математике.

Встроенные функции обеспечивают работу с базами данных и списками, выполнение инженерных, математических и финансовых расчетов, проверку свойств и значений, работу со ссылками и массивами и другое.

Функции можно прямо вводить в строку формул (непосредственно в ячейку) или через окно диалога, называемое Мастером функций. На панели инструментов Стандартная имеется кнопка мастера функций (fx). Для ввода функций можно также выполнить команды Вставка, Функция. Мастер функций – это диалог, состоящий из двух шагов. Шаг первый состоит в выборе функции из списка (слева – категория функции, справа – список функций). Шаг второй состоит в вводе аргументов. Аргументы можно вводить в виде адресов ячеек, например: А1:А2 или А1:А10. В правом верхнем углу находится поле Значение, в котором отражается вычисленный результат. Окно Мастера функций построено по тематическому плану. В левой части окна находятся названия групп, а в правой части – функции, принадлежащие данной группе.

Под форматированием данных в ячейке понимается оформление содержимого ячейки или блока ячеек. Параметрами формата являются: формат представления значений; выравнивание значений внутри клетки; шрифтовое оформление; оформление границ ячейки; оформление фона ячейки; установление ширины и высоты столбцов и строк таблицы.

Основные режимы для оформления рабочих листов реализуются с помощью команд меню Формат, Ячейки... В появившемся окне диалога находится ряд вкладок для выбора режима.

Разделительные линии сетки можно «стереть» и при воспроизведении на экране, и при выводе на печать. Можно выключить линии раздела только при печати, оставив их видимыми на экране. Эти действия можно выполнить, выбрав команды меню Сервис, Параметры, Вид. В середине окна диалога находится группа Параметры окна. Флажок в переключателе Сетка необходимо выключить, чтобы удалить изображение разделительных линий на экране.

Другие опции вкладки Вид:

Режим «Формулы». При выборе режима вместо полученных значений в ячейках будут выводиться формулы.

Режим «Горизонтальная/Вертикальная полосы прокрутки». С его помощью производится включение /выключение полос прокрутки.

Режим «Ярлычки листов». С его помощью производится включение/выключение изображения ярлыков листов.

Существует несколько способов изменения ширины столбца и высоты строки. Для изменения ширины столбца выбираются команды Формат, Столбец, Ширина... Чтобы изменить ширину столбца с помощью мыши, необходимо установить указатель мыши на границу столбцов (между именами) и перетащить границу на необходимое расстояние. Для изменения высоты строк выбираются команды Формат, Строка, Высота. Чтобы изменить высоту строки с помощью мыши, необходимо установить указатель мыши на границу строк (между номерами) и перетащить ее на необходимое расстояние (при изменении высоты строк).

Для построения диаграмм используют кнопку «Мастер диаграмм» на панели инструментов Стандартная. В таблице следует выделить область с данными. Задать эту информацию можно и в ходе работы мастера. Выделенные объекты будут окружены мерцающей линией.

Для построения диаграммы необходимо:

- подтвердить выделенную область ячеек;

- выбрать тип будущей диаграммы;

- включить или выключить Легенду (Обозначение полученных графиков или диаграмм). В поле Название диаграммы можно ввести текст названия диаграммы, а также название осей X, Y, Z.;

- произвести щелчок по кнопке «Готово».

Программа MS–Excel предлагает широкий диапазон средств для анализа статистических данных. Используются как встроенные статистические функции, так и функции из пакета анализа, являющегося надстройкой в Excel.

Пакет анализа используется для создания гистограмм, ранжирования данных, проведения регрессионного анализа, получения основных статистических характеристик для выборки и т.п.

Для получения доступа к требуемой функции Пакета анализа необходимо активизировать команду Анализ данных из пункта меню Сервис. В появившемся диалоговом окне выбрать необходимую функцию и нажать кнопку «ОК».

В случае отсутствия команды Анализ данных в пункте меню Сервис необходимо выполнить настройку:

- выбрать команду Настройки из пункта меню Сервис;

- в появившемся диалоговом окне «Настройки» активизировать строку с названием Пакет анализа и нажать кнопку «ОК».

Лекция №10