Интегрированный пакет Microsoft Office

Microsoft Office включает следующие основные программы:

• текстовый процессор MS Word;

• табличный процессор MS Excel;

• систему управления базами данных MS Access;

• программу для создания презентаций MS PowerPoint;

• органайзер (личный секретарь) и средство для отправки и получения электронной почты MSOutlook;

• программу для верстки и вывода на печать брошюр, буклетов и т.п. MSPublisher;

• программу для создания Web-страниц MS FrontPage;

• программу для управления проектами MS Project и др.

Пакет Microsoft Office содержит и дополнительные программы, которые могут быть использованы при создании документов в большин­стве основных приложений. К ним относятся:

• графический редактор MS Offict для создания и редактирования век­торных изображений;

• редактор диаграмм MS Graph;

• редактор формул MS Equation;

• программа для создания фигурного текста WordArt;

• коллекция картинок MS Clip Gallery и др.

При планировании выпуска Microsoft Office 2007 разработчикам была поставлена задача сделать основные приложения удобнее в работе. В результате был создан пользовательскийинтерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает работу с приложениями и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.

В предыдущих выпусках Microsoft Office пользователям предо­ставлялась система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал хорошо, пока в приложениях было ограничен­ное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного больше функций, пользователям становится нелегко работать со старой систе­мой: слишком много программных возможностей, и их трудно найти.

В Office Fluent дизайн пользовательского интерфейса был пере­работан, чтобы упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области – ради того, чтобы пользователи меньше отвлекались на поиск и могли больше времени и энергии тратить на свою работу.

Новый интерфейс – динамический, и панели инструментов, которые были в предыдущих версиях, заменены на наборы тематических команд, которые появляются на экране в ответ на действия пользователя.

Все программы, которые входят в пакет Microsoft Office 2007, имеют похожий интерфейс. Во всех приложениях есть рабочая область, ленты, панель быстрого запуска, вкладки и меню. Если вы знакомы с одной из программ пакета, то легко освоить работу и в остальных.

Текстовый процессорWord

Текстовый процессор MSWord– один из основных элементов пакета программ офисной технологии Microsoft Office. Он получил в на­шей стране широкое распространение и является стандартом, используе­мым при подготовке документов, статей, отчетов и других публикаций.

Несмотря на то, что интерфейс программ, которые входят в пакет Office 2007, существенно изменился по сравнению с предыдущей версией, приложения остались узнаваемыми, то есть, взглянув на окно Word, вы сразу же поймете, что это – Word, а не какая-нибудь другая программа. Во многом это достигнуто благодаря тому, что большинство значков не изменились и выглядят так же, как на панелях инструментов в старых версиях. Осталась и привычная разметка окна программы – инструменты занимают верхнюю часть, основная отведена для набора текста, а внизу расположилась улучшенная строка состояния.

Строка заголовканаходится в верхней части окна Microsoft Word. Несмотря на то, что она занимает немного места, ее функции достаточно важны. Во-первых, она показывает название программы и по ней можно сразу увидеть, с каким приложением вы работаете в данный момент. Во-вторых, на ней отображается название текущего файла. Если документ, с которым вы работаете, пока не сохранен, то вместо имени файла будет отображена надписьДокумент1(номер может быть другим). Это название Microsoft Word по умолчанию дает созданным файлам. Строка заголовка предоставляет доступ и к трем кнопкамсистемного меню(Свернуть, Восстановить/Развернуть, Закрыть).

Центральная часть строки заголовка, не имеющая кнопок и надписей, тоже функциональная. Если дважды щелкнуть мышью на любом ее месте, то окно программы можно развернуть во весь экран или свернуть (в зависимости от того, в каком режиме вы находитесь).

Кнопка Office– новый элемент интерфейса Word. Это круглая кнопка с логотипом. В меню Office, которое вызывается щелчком по этой кнопке, осталось много команд из меню Файл. Используя команды меню Office, можно создавать, открывать, сохранять и распечатывать документы, отправлять их по электронной почте, просматривать свойства и выполнять другие действия. Список недавно открытых документов переместился из нижней части меню в верхнюю, а кроме этого, появились новые подменю –ПодготовитьиОпубликовать.

Подменю – Подготовитьсодержит несколько важных инстру­ментов, которыми удобно пользоваться, когда вы завершаете работу над документом: добавление цифровой подписи, проверка документа на наличие совместимости с предыдущими версиями Word, ограничение доступа к файлу и защита от внесения изменений, просмотр свойств документа. Практически все эти возможности были доступны в Word и ранее, но, в последней версии их найти значительно проще.

C помощью команды Инспектор документовможно проверить документ на наличие скрытой информации, которая может представлять угрозу для безопасности пользователя. После ее запуска будет запущен мастер, который проверит файл на наличие комментариев, скрытого текста, заголовков, информации об авторе и т.д., после чего предложит автоматически удалить найденную информацию.

В нижней части меню кнопки Office есть кнопка ПараметрыWord, в которой можно найти множество параметров настройки программы. Многие из них перекочевали сюда из оконСервис/ ПараметрыиСервис/ Настройка, существовавших в прошлых версиях Word, других раньше просто не было. Например, для офисного пакета теперь можно выбирать тему, как для Windows. При работе с Windows XP SP2 по умолчанию используется голубая тема, а при работе в Vista – черная. Также можно выбрать тему серебристого цвета.

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word 2007 – это лента, которая идет вдоль верхней части окна каждого прило­жения, вместо традиционных меню и панелей инструментов. С помощью ленты можно быстро находить необходимые элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п. Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. На первый взгляд, лента ничем не отличается от старых панелей инструментов, но это не так. Главное отличие в том, что команды в ней сгруппированы по тематическим вкладкам, благодаря чему легко найти то, что требуется в данный момент.

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная,Вставка,Разметка страницы,Ссылки,Рассылки,Рецензи­рование,Вид. Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее имени. Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладкаГлавная, которая открывается по умолчанию после запуска, имеет пять групп –Буфер обмена,Шрифт,Абзац,СтилииРедактированиеи содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. ВкладкаРазметка страницыпредназначена для установки параметров страниц документов. ВкладкаВставка предназна­чена для вставки в документы различных объектов. И так далее.

Переключение между наборами команд может происходить автоматически в ответ на действия пользователя. Для перехода к другому набору команд достаточно щелкнуть по названию вкладки мышкой.

Если необходимо получить доступ к дополнительным инстру­ментам, которые раньше вызывались через пункты меню, нужно щелк­нуть по небольшому треугольному значку, который расположен в ниж­ней части практически каждой группы. Так, при щелчке по значкам групп ШрифтиАбзацна экране появляются привычные для пользо­вателей предыдущих версий Word окна настройки шрифта и параметров форматирования абзаца, а значки в нижней части группБуфер обменаиСтилиоткрывают панели, похожие на область задач в Word 2003.

Разобраться, какое именно окно откроется при щелчке по значку в нижней части группы, совсем несложно, благодаря информативным всплывающим подсказкам. Многие из них помимо текстовых пояснений содержат и графические элементы, например, эскизы окон или панелей. Но даже если эскиза нет, разобраться, что означает та или иная команда, значительно проще, так как всплывающие подсказки в Word 2007 содержат подробные текстовые описания. Так, например, в Word 2003 при подведении курсора к кнопке Полужирныйпоявлялось слово «Полужирный», а в Word 2007 кроме него выводится пояснение «Приме­нение полужирного начертания к выделенному тексту» и указывается сочетание клавиш для выполнения этой команды с клавиатуры.

Панель быстрого доступарасполагается в верхней части окна Word, справа от кнопки Office. На эту панель вынесены команды, кото­рые могут пригодиться во время работы в любом режиме, –сохранение документаикнопкидля выполненияотменыивозврата действий.

Панель быстрого доступа можно изменять и дополнять новыми командами. Чтобы добавить на панель быстрого доступа другие команды нажмите кнопку Настройка панелибыстрого доступа, которая нахо­дится в ее правой части и представлена в виде стрелки, направленной вниз. Используя меню, которое появляется при нажатии этой кнопки, можно добавлять на панель быстрого доступа такие команды, как созда­ние, открытие документа, предварительный просмотр перед печатью, быстрая печать, проверка правописания, создание таблицы, доступ к электронной почте. Кроме этого, при помощи этого меню можно переместить панель быстрого доступа под ленту, свернуть ленту или же открыть список других команд, которые можно добавить на эту панель.

Добавить команды на панель быстрого доступа можно непосред­ственно из ленты. Для этого щелкните по любой команде правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить на панель быстрого доступав кон­текстном меню. В этом же меню доступны команды для переноса панели быстрого доступа под ленту, для сворачивания ленты и вызова окна со списком команд, которые можно поместить на панель быстрого доступа.

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Word нельзя. Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть.

Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе, щелкнуть вкладку Главнаяи в группеШрифтвыбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.

Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для восстановления ленты дважды щелкните вкладку. Свернуть или восстановить ленту можно, нажав комбинацию клавиш Ctrl+F1.

Содержание ленты для каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его. Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки. Несмотря на скрытие при уменьшении ширины окна отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по значку или стрелке кнопки названия группы, после чего будут отображены все элементы группы. При существенном уменьшении ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок перестают отображаться.

В нижней части окна находится строка состояния, на которой отображаются различные данные о документе. В левой части строки состояния можно увидеть:

• общее число страниц в документе и номер текущей страницы;

• число слов в документе;

• язык, который выбран для проверки орфографии;

• кнопку, указывающую на наличие орфографических ошибок.

Стоит заметить, что все эти информационные блоки являются кнопками, предназначенными для быстрого вызова команд. Так, при щелчке по кнопке с количество страниц открывается окно Найти изаменить, позволяющее быстро перейти к другой странице документа. Щелчок по кнопке с количеством слов открывает окно статистики документа, где показывается число строк, абзацев, знаков без пробелов и с пробелами. Если щелкнуть по кнопке, на которой показывается язык, открывается окно выбора языка в текущем документе, для которого будет проверяться орфография. Наконец, щелчок по кнопке, указывающей на наличие орфографических ошибок, приведет к тому, что в тексте будет выделено ближайшее слово, в котором имеется ошибка. Также откроется контекстное меню, в котором можно будет выбрать вариант замены слова или исключить его из проверки орфографии.

В правой части горизонтальной полосы прокрутки находятся кнопки быстрого переключения между режимами отображениядоку­мента:Разметка страницы, Режим чтения, Веб-документ, Структура и Черновик.

Кроме этого, тут расположен ползунок для изменения масштаба в документе. Щелчок по кнопкам –и+уменьшает или увеличивает масштаб на 10%. Передвигая ползунок, можно быстро уменьшать или увеличивать масштаб от 10% до 500%. Щелчок по цифре, показывающей текущее значение масштаба, приведет к открытию окнаМасштаб.

Все описанные команды доступны на строке состояния по умол­чанию. В Word 2007 можно настраивать команды, вынесенные на строку состояния. Для этого щелкните по ней правой кнопкой мыши. Вы сможете включить отображение нажатия клавиши Caps Lock, номера строки, раздела, столбца и других сведений. Также можно отключить отображение команд, которые вам не нужны.

Когда вы набираете и редактируете текст, необходимо следить не только за содержанием документа и отсутствием в нем ошибок, но и за его удобочитаемостью. Один и тот же текст в документе может быть представлен по-разному. Оформление может включать в себя выделение текста посредством изменения размера, гарнитуры и начертания шрифта, вставку списков, выравнивание по центру страницы. Все эти и другие параметры оформления текста принято называть форматированием.

Word содержит большое количество средств форматирования, с помощью которых можно существенно улучшить вид документов. Пра­вильно оформленный документ облегчит зрительное восприятие пользо­вателю, а выделенные участки текста укажут, на чем нужно сосредото­читься. Неудачно подобранное форматирование может стать причиной неправильного понимания содержимого документа. Перегруженный элементами форматирования документ только затруднит чтение, поэтому при оформлении нужно всегда придерживаться «золотой середины». Есть несколько правил, которые полезно соблюдать:

• подбирайте такую гарнитуру шрифта, чтобы она сочеталась со сти­левыми особенностями текста;

• не используйте более трех гарнитур и четырех начертаний;

• не выбирайте для документа более четырех размеров шрифта.

Форматировать текст можно как при наборе, так и после его выполнения. Если вы хотите форматировать набранный текст, то его обязательно нужно выделить.Исключение составляет форматирование одного слова – для его оформления достаточно установить в нем курсор.

Параметры оформления текста, имеющие отношение к шрифту, собраны в диалоговом окне Шрифт. Для его открытия щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Шрифт на вкладке Главная или выберите команду Шрифт в контекстном меню. Изменять параметры шрифта можно, не только используя вкладку Шрифт одноименного диалогового окна. Иногда удобнее пользоваться кнопками, вынесенными на ленту в группу Шрифт на вкладке Главная.

Наиболее часто используемые инструменты форматирования символов и абзацев вынесены на панель инструментов Форматирова­ние, которая появляется на экране каждый раз, когда вы выделяете какой-либо фрагмент текста или вызываете контекстное меню. Ею удобно пользоваться для изменения цвета, кегля и гарнитуры шрифта, заливки, а также изменения начертания. Эта панель исчезает с экрана сама по себе, когда вы убираете курсор с ее области. Это очень удобно, ведь, с одной стороны, она не занимает дополнительное место на экране, а с другой, не требуется дополнительных действий, чтобы ее убрать. Если вам нужны только базовые инструменты форматирования, которые вынесены на эту панель, вы можете скрыть отображение ленты и тем самым увеличить рабочую область.

При работе с документом часто приходится к однородным фраг­ментам, например, заголовкам, названиям рисунков и таблиц, основному тексту и т. п., применять одинаковое оформление. Конечно, можно для каждого фрагмента устанавливать требуемые параметры шрифтов, абза­цев и др. Но это, во-первых, долго и утомительно, а во-вторых, трудно запомнить, где и какие установлены параметры оформления. Облегчает единообразное оформление документов использование стилей.

Стилем называется набор параметров форматирования, ко­торый применяется к абзацам текста, таблицам, спискам и симво­лам, чтобы быстро изменить их внешний вид.Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу параметров форматирования.

Стиль абзацаопределяет внешний вид абзаца, т.е. параметры шрифта, выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный ин­тервал и границы.Стиль спискаприменяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.Стиль таблицызадает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.Стиль символазадает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание.

Использование стилей позволяет обеспечить единообразие в оформлении документов и возможность быстрого изменения оформле­ния. Их применение при оформлении заголовков документа повышает эффективность работы в режиме отображения Структураи работу соСхемой документа, позволяет автоматически создавать оглавление.

Каждый шаблон имеет набор стилей, которые «передаются» соз­даваемому документу. В последующем при работе с документом можно изменять параметры стилей, можно добавлять стили из других шаблонов и документов, можно создавать новые стили. Стили можно сохранять в документе или в шаблоне. Стиль всегда имеет имя. Стили с одинаковым именем в разных документах могут иметь разное оформление.

Документ всегда оформлен с использованием стилей, даже если специально они не применялись. В некоторых случаях стиль фрагментов документа устанавливается автоматически. Для работы со стилями ис­пользуют элементы группы СтиливкладкиГлавная, а также области задачСтили,Применить стили,Инспектор стилей.

По умолчанию при вводе текста в новом документе используется стиль Обычный. В процессе оформления документа необходимо назна­чить разным фрагментам документа различные стили. Для этого

1. Выделите текст, к которому требуется применить стиль, – например, текст, который будет заголовком.

2. В группе СтиливкладкиГлавнаяв галерееЭкспресс-стиливыбе­рите стиль.

3. Если требуемый стиль не отображается, нажмите кнопку Дополни­тельные параметры, чтобы развернуть галереюЭкспресс-стили, и выберите нужный стиль.

В галерее Экспресс-стилиприведены названия стилей, которые в большинстве случаев даны не полностью. Полное название стиля отображается во всплывающей подсказке, если на некоторое время задержать указатель мыши. Кроме того, для каждого стиля приведен пример оформления, которое ему соответствует. Если навести указатель мыши на выбираемый стиль, срабатывает функция предпросмотра, и содержимое фрагмента отображается оформленным выбранным стилем. При этом выделение (затенение) фрагмента документа не отображается. После выбора стиля фрагмент документа снова выделен, а выбранный стиль отображается в группеСтиливкладкиГлавная.

Галерея Экспресс-стилиможет не содержать всех стилей, нуж­ных для оформления. Для применения произвольного стиля следует вос­пользоваться областью задачСтили.

1. Для отображения области задач Стилищелкните по значку группыСтиливкладкиГлавная.

2. Если в области задач не отображается нужный стиль, щелкните в ней мышью по ссылке Параметры.

3. В окне Параметры области стилейв раскрывающемся спискеОтображенные стиливыберите режим Все.

В области задач Стилиприведены названия стилей и пример оформления, которое ему соответствует. При наведении указателя мыши на выбираемый стиль функция предпросмотра не работает, но основные характеристики стиля отображаются во всплывающей подсказке, если на некоторое время задержать указатель мыши.

Для выбора стиля можно также воспользоваться областью задач Применить стили.

1. В галерее Экспресс-стиливыберите командуПрименить стилиили нажмите комбинацию клавишCtrl + Shift + S.

2. В раскрывающемся списке поля Имя стилявыберите имя нужного стиля. Можно также ввести имя нужного стиля и нажать кнопкуПрименитьили клавишуEnter.

Можно изменить параметры оформления, установленные для стиля. Проще всего это можно сделать путем переопределения стиля на основе фрагмента документа. Для этого:

1. Выделите текст, в котором требуется изменить параметры стиля.

2. Установите новые параметры оформления. Можно изменить параме­тры шрифта, абзаца, нумерации, маркировки, заливки, границ и др.

3. Щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля в галерее Экспресс-стилиили в области задачСтилии в контекст­ном меню выберите команду Обновить в соответствии с выделен­ным фрагментом

Установленные параметры оформления будут применены ко всем фрагментам документа, оформленным с использованием изменяе­мого стиля.

Можно определить, какой стиль применен к фрагменту докумен­та и не было ли применено к этому фрагменту оформление, отличаю­щееся от параметров стиля.

1. Выделите фрагмент текста, для которого требуется определить ис­пользуемый стиль.

2. Нажмите кнопку Инспектор стилейв области задачСтили.

3. В области задач Инспектор стилейбудет отображено название стиля абзаца и отличие параметров выделенного фрагмента.

Для возвращения к параметрам используемого стиля следует на­жать кнопку Очистить формат, расположенную справа от поля с инфор­мацией об отличии форматирования.

Выбор параметров форматирования – сложное и достаточно тру­доемкое занятие. В Microsoft Word 2007 есть удобное средство для облег­чения этого процесса – темы документа.Тема– набор унифицирован­ных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цвета, шрифтов и графических объектов. Темы документа дают воз­можность быстро изменить параметры форматирования текста, таблиц и специальных элементов. При этом все составляющие будут оформлены в едином стиле, и вам не придется задумываться о том, подходит ли заголовок к тексту и не нужно ли увеличить междустрочный интервал.

Тему документа можно выбрать перед началом создания доку­мента, а можно применить к уже готовому тексту. Для этого перейдите на вкладку Разметка страницыи раскройте списокТемы, щелкнув по кнопке в одноименной группе на ленте. Если в окне документа размещен текст, то увидеть изменения вы сможете, просто наводя курсор на тему в библиотеке тем, то есть, вам не нужно будет щелкать по названию темы, чтобы просмотреть изменения.

Тема документа включает три компонента: набор цветов,набор шрифтов заголовковиосновного текста, а такженабор линийизаливок. Выбрав тему в библиотеке, можно изменять ее компоненты, щелкая по кнопкамЦвета темы,Шрифты темыиЭффекты темы.

В Word можно очистить все форматирование текста (полужир­ный шрифт, подчеркивание, курсив, цвет, надстрочное положение и т.д.) и вернуться к стилям форматирования текста, заданным по умолчанию.

1. Выделите фрагмент документа, для которого требуется очистить форматирование.

2. В группе ШрифтвкладкиГлавнаянажмите кнопкуОчистить формат.

После очистки форматирования к фрагменту будет применен стиль Обычный.