26. Табличный процессор excel. Использование сценариев модели “что-если”, средств подбора параметра и поиска решения для анализа данных.

Введение в анализ «что если»

С помощью средств анализа «что если» в Microsoft Excel можно экспериментировать с различными наборами значений в одной или нескольких формулах для изучения всех возможных результатов.Например, анализ «что если» можно выполнить для составления двух бюджетов, каждый из которых предполагает определенный уровень дохода. Можно также указать результат, который должен быть получен при вычислении формулы, а затем определить, какие наборы значений обеспечат этот результат. В приложении Excel предусмотрены несколько разных средств, помогающих выполнять анализ «что если».

Использование сценариев для анализа нескольких различных переменных

Сценарий — это набор значений, которые сохраняются в приложении Excel и могут автоматически подставляться в ячейки листа. Можно создать и сохранить различные группы значений на листе и затем переключаться на любые их этих новых сценариев для просмотра различных результатов.

Предположим, что существуют два сценария бюджетирования — для наихудшего и наилучшего случаев. С помощью диспетчера сценариев можно создать оба сценария на одном листе и переключаться между ними. Для каждого сценария можно указать изменяемые ячейки и используемые значения. При переключении между сценариями значение в ячейке результата будет изменяться, отражая различные значения изменяющихся ячеек.

Решение задач «что-если» путем Подбора параметра

1. Выберите команду Подбор параметра в меню Сервис. На экране появится диалоговое окно Подбор параметра

2. В поле Установить в ячейке введите ссылку на ячейку, содержащую необходимую формулу (адрес доли выручки от продаж - $E$8).

3. Введите искомый результат в поле Значение (30).

4. В поле Изменяя значение ячейки введите ссылку на ячейку, содержащую подбираемое значение (Цена изделия 3 - $В$8).

Билет 27

Ба́за да́нных — представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).[1]

Классификация по модели данных

• Иерархическая

• Объектная и объектно-ориентированная

• Объектно-реляционная

• Реляционная

• Сетевая

• Функциональная.

Классификация по среде постоянного хранения

• Во вторичной памяти, или традиционная (англ. conventional database): средой постоянного хранения является периферийная энергонезависимая память (вторичная память) — как правило жёсткий диск.

• В оперативную память СУБД помещает лишь кеш и данные для текущей обработки.

• В оперативной памяти (англ. in-memory database, memory-resident database, main memory database): все данные на стадии исполнения находятся в оперативной памяти.

• В третичной памяти (англ. tertiary database): средой постоянного хранения является отсоединяемое от сервера устройство массового хранения (третичная память), как правило на основе магнитных лент или оптических дисков.

• Во вторичной памяти сервера хранится лишь каталог данных третичной памяти, файловый кеш и данные для текущей обработки; загрузка же самих данных требует специальной процедуры.

Классификация по содержимому

• Географическая

• Историческая

• Научная

• Мультимедийная

• Клиентская.

Структура базы данных

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Реляционная база данных — база данных, основанная на реляционной модели данных. Слово «реляционный» происходит от англ. relation (отношение[1]). Для работы с реляционными БД применяют реляционные СУБД.

Систе́ма управле́ния ба́зами да́нных (СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.

Билет 28

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного вида. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, автомобиле, компьютере, клиенте), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты (например, номер двигателя, марка процессора, телефоны фирм или клиентов).

Строки таблицы называются записями. Все записи таблицы имеют одинаковую структуру - они состоят из полей (элементов данных), в которых хранятся атрибуты объекта (рис. 1). Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и представляет собой заданный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Для идентификации записей используется первичный ключ. Первичным ключом называется набор полей таблицы, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице

Тип данных определяет вид и диапазон значений, которые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных.

Текстовой — тип данных, используемый для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.

Числовой — тип данных для хранения числовых значений, используемых в математических расчетах. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 байтах в зависимости от значения поля Размер поля.

Поле Memo — специальный тип данных для хранения больших объемов информации, по объему превышающей 255 символов. Это поле может содержать до 65535 символов.

Дата / время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный тип — тип данных для хранения денежных значений, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков. Длина поля 8 байт.

Счетчик — специальный тип данных для уникальных натуральных чисел, обладающий свойством автоматического наращивания при каждой новой записи. Длина поля 4 байта.

Логический тип — специальный тип данных, имеющий только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Длина поля 1 байт.

Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект, например документы Microcoft Word, Microcoft Excel, звук, изображение и другие виды объектов. Ограничено дисковым пространством.

Гиперссылка — специальное поле, предназначенное для хранения гипёрссылки, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или страницы на том же компьютере, в локальной сети или Интернете. Длина до 2048 символов.

Связь "Один к одному"

Этот тип связи используется редко, обычно с целью оптимизации работы базы данных.

Например, чтобы постоянно "не таскать" все данные о сотруднике (а их достаточно много), таблица "Сотрудники" разбита на две - "Сотрудники" и "Сотрудники (расширение)". Записи этих таблиц связаны между собой отношением "один к одному".

Связь "Один ко многим"/ "Многие к одному"

Данный тип связи является одним из самых распространённых.

Например, организации относятся к документам, как один ко многим. То есть одной организации соответствует несколько документов. Еще пример, наименования накладной относятся к накладной как многие к одному.

Билет 29

Ключ представляет собой комбинацию полей, данные в которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Простой ключ состоит из одного поля, а составной (сложный) — из нескольких полей. Поля, по которым построен ключ, называют ключевыми. В таблице может быть определен только один ключ. Ключ обеспечивает:

§ однозначную идентификацию записей таблицы;

§ ускорение выполнения запросов к БД;

§ установление связи между отдельными таблицами БД;

§ использование ограничений ссылочной целостности.

Ключ также называют первичным ключом или первичным (главным) индексом.

Информация о ключе может храниться в отдельном файле или совместно с данными таблицы. Например, в БД Paradox для этой цели используется отдельный файл (ключевой файл или файл главного индекса) с расширением РХ. В БД Access вся информация содержится в одном общем файле с расширением MDB. Значения ключа располагаются в определенном порядке. Для каждого значения ключа имеется уникальная ссылка, указывающая на расположение соответствующей записи в таблице (в главном ее файле). Поэтому при поиске записи выполняется непоследовательный просмотр всей таблицы, а прямой доступ к записи на основании упорядоченных значений ключа.

Ценой, которуюразработчик и пользователь платят за использование такой технологии, является увеличение размера БД вследствие необходимости хранения значений ключа, например, в отдельном файле. Размер этого файла зависит не только от числа записей таблицы (что достаточно очевидно), но и от полей, составляющих ключ. В ключевом файле, кроме ссылок на соответствующие записи таблицы, сохраняются и значения самих ключевых полей. Поэтому при вхождении в состав ключа длинных строковых полей размер ключевого файла может оказаться соизмеримым с размером файла с данными таблицы.

Таблицы различных форматов имеют свои особенности построения ключей. Вместе с тем существуют и общие правила, состоящие в следующем.

Ключ должен быть уникальным. У составного ключа значения отдельных полей (но не всех одновременно) могут повторяться.

§ Ключ должен быть достаточным и неизбыточным, т. е. не содержать поля, которые можно удалить без нарушения уникальности ключа.

§ В состав ключа не могут входить поля некоторых типов, например, графическое поле или поле комментария.

Выбор ключевых полей не всегда является простой и очевидной задачей, особенно для таблиц с большим количеством полей. Нежелательно выбирать в качестве ключевых поля, содержащие фамилии людей в таблице сотрудников организации или названия товаров в таблице данных склада. В этом случае высока вероятность существования двух и более однофамильцев, а также товаров с одинаковыми названиями, которые различаются, к примеру, цветом (значение другого поля). Для указанных таблиц можно использовать, например, поле кода сотрудника и поле артикула товара. При этом предполагается, что указанные значения являются уникальными.

Удобным вариантом создания ключа будет использование для него поля соответствующего типа, которое автоматически обеспечивает поддержку уникальности значений. Для таблиц Paradox таким является поле автоинкрементного типа, еще одним достоинством которого является небольшой размер (4 байта). В то же время в таблицах dBase и InterBase поле подобного типа отсутствует, и программист должен обеспечивать уникальность значений ключа самостоятельно, например, используя специальные генераторы.

Отметим, что при создании и ведении БД правильным подходом считается задание в каждой таблице ключа даже в том случае, если на первый взгляд он не нужен. В примерах таблиц, которые приводятся при изложении материала, как правило, ключ создается, и для него вводится специальное автоинкрементное поле с именем Code или Number.

Индекс, как и ключ, строится по полям таблицы, однако он может допускать повторение значений составляющих его полей — в этом и состоит его основное отличие от ключа. Поля, по которым построен индекс, называют индексными. Простой индекс состоит из одного поля, а составной (сложный) — из нескольких полей.

Индексы при их создании именуются. Как и в случае с ключом, в зависимости от СУБД индексы могут храниться в отдельных файлах или совместно с данными. Создание индекса называют индексированием таблицы.

Использование индекса обеспечивает:

§ увеличение скорости доступа (поиска) к данным;

§ сортировку записей;

§ установление связи между отдельными таблицами БД;

§ использование ограничений ссылочной целостности.

Билет 30

Запрос — это команда на выполнение определенного вида манипулирования данными.

Существует универсальный язык, на котором формулируются запросы во многих СУБД. Он называется SQL (Structured Query Language) — структурированный язык запросов. Здесь мы оказываемся перед выбором, с которым часто приходится сталкиваться в информатике: обучаться ли составлению запросов на языке SQL или воспользоваться каким-то более высокоуровневым вспомогательным средством. В большинстве современных СУБД такие средства имеются.

SQL— формальный непроцедурный язык программирования, применяемый для создания, модификации и управления данными в произвольной реляционной базе данных, управляемой соответствующей системой управления базами данных (СУБД). SQL основывается на исчислении кортежей.

Язык SQL предназначен для манипулирования данными в реляционных базах данных, определения структуры баз данных и для управления правами доступа к данным в многопользовательской среде.

Поэтому, в язык SQL в качестве составных частей входят:

язык манипулирования данными (Data Manipulation Language, DML)

язык определения данных (Data Definition Language, DDL)

язык управления данными (Data Control Language, DCL).

Билет 31

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, накопления, обработки и управления БД.

В теории СУБД выделяют три основные типы организации БД: иерархическая (элементы связаны отношением подчиненности, при этом каждый элемент может подчиняться только одному какому-нибудь элементу); сетевая (расширение иерархического – в отличие от иерархического в сетевой модели запись-потомок может иметь любое количество предшествующих записи); реляционная (БД представлена в виде совокупности взаимосвязанных таблиц).

Наибольшее распространение получили СУБД, основанные на реляционной модели данных, предложенной Э.Ф. Коддом.

Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access, входящий в состав профессиональной версии пакеты Microsoft Office.

СУБД MS Access состоит из шести основных компонентов:

- таблицы – для хранения структуры БД и самих данных;

- запросы – для создания QBE и SQL запросов к БД (для поиска информации в БД);

- формы – для удобства ввода, просмотра и редактирования данных;

- отчеты – для подготовки и оформления данных в виде документа для распечатки на принтере;

- страницы – для обеспечения доступа в БД с Web – страницы;

- макросы – для автоматизации выполнения повторяющихся операций (макрос состоит из последовательности внутренних команд СУБД);

- модули – для автоматизации выполнения стандартных операций и создания новых процедур средствами языка программирования Visual Basic.

Создания БД

1 Пуск- программы- Ms Acces

2. В окне Acces указать «Новая БД» нажать ок

3. Файл-имя файла-создать. Вввод записей, заполн.табл.

Билет 32

Для создания таблицы с помощью шаблона необходимо выполнить следующее:

Выбрать вкладку Создание и в группе Таблицы щелкнуть на кнопке Шаблоны таблиц, чтобы открыть список шаблонов, которые включены в комплект поставки Access.

Выбрать из списка ту таблицу, функциональное назначение которой вам больше всего подходит. Для этого нужно щелкнуть на одноименном шаблоне и в рабочей области базы данных появится новая таблица.

Создание таблицы в режиме конструктора

В режиме конструктора вы можете создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее ее проектом. Вам предоставляется возможность определить список полей для таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для каждого поля, а также ввести описания полей.

Для создания таблицы с помощью конструктора необходимо выполнить следующее:

Выбрать вкладку Создание в группе Таблицы щелкнуть на кнопке Конструктор таблиц. На экране появится пустая форма для проектирования таблицы в режиме конструктора. На ленте теперь активна вкладка Конструктор и доступны такие группы команд, какПредставления,СервисиПоказать или скрыть.

Далее в отрывшемся окне конструктора задаются имена полей таблицы. Имя может иметь длину до 64 символов. В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами.

Далее для каждого поля, включаемого в запись, необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид информации, которая будет храниться в поле, и выбирается в столбце Тип данныхокна конструктора.

Типы данных полей, которые можно использовать в Access, приведены в таблице 1. По умолчанию установлен типТекстовый. Также для каждого поля можно указать не только тип данных, но и другие важные характеристики. Все они представлены в областиСвойства поля, расположенной в нижней части окна конструктора таблиц. В таблице 2 содержатся названия свойств и их описание.