2.4. Автоматизация офисных работ

Итак, офисные работы разнообразны: разработка и сопровожде­ние документации, сканирование документов и их перевод, ведение учета и отчетности, ведение баз данных, прогнозирование и планиро­вание, участие в рекламе и презентациях и т. д.

Если классифицировать офисные работы с точки зрения направ­ления работ, то технологии работы в любом офисе делятся:

1) на фронтофисные (FrontOffice);

2) бэкофисные (BackOffice).

Первые направлены на обслуживание клиента, вторые - на внут­реннюю жизнь компании, ее партнеров.

Например, у туроператора фронтофисные технологии связаны с продажей туруслуг и с обслуживанием клиента, а бэкофисные - со скрытой от постороннего глаза технологией производства, предпро­дажной подготовкой турпродукта, расчетами с поставщиками, финан­совым учетом, управлением продажами. Бэкофисные технологии свя­заны также с технологиями информационного обмена: уточнением предложений, подтверждением брони на билеты, гостиницы, опера­тивным извещением об изменении условий размещения и т. д.

2.5. Уровни автоматизации офиса

В любом случае, офисные работы включают в себя работу с ин­формацией. Но информация не может существовать сама по себе. Ее нужно каким-то образом зафиксировать. Фиксируется информация на различных носителях информации.

Автоматизацию различных внутриофисных работ с информацией можно подразделить на уровни. Предлагается следующая классифи­кация.

1 уровень. Использование некоторых средств оргтехники (телефон;

копир, факс) для передачи и размножения документов.

2 уровень. Использование компьютера для создания и распечатки до­кументов с использованием стандартных офисных программ (пакете программ Microsoft Office).

3 уровень. Использование специально разработанных программ для офисных работ на отдельных компьютерах.

4 уровень. Использование локальной сети для связи между компью­терами и доступа к документам.

5 уровень. Электронный документооборот. Использование специально разработанных сетевых версий программ для учета движения документов, товаров, связи между ба­зами данных по локальной сети и т. д.

6 уровень. Электронный документооборот. Использование удаленного доступа к сети Интернет для получения и передачи информации.

7 уровень. Использование автоматизированной системы управления, а также выделенного доступа к сети Интернет для постоянного нахождения в сети в целях создания виртуального офиса.

Минимум автоматизации, который должен быть в турфирме, -это компьютеры со стандартным программным обеспечением. Без компьютера современная туристическая фирма нормально работать не может. Необходимо также и наличие электронной почты - эффек­тивное средство коммуникаций. Все большее число туроператоров, да и небольших агентств, упор делают именно на e-mail как более удоб­ный и, главное, дешевый способ информационного обмена.

Необходимость специального программного обеспечения какой-нибудь туристической программы, призванной автоматизировать всю внутриофисную работу, обусловливается двумя причинами. Первая -объемы клиентов, которые менеджер в Excel уже не в состоянии кон­тролировать. Вторая причина - это высокий профессиональный уро­вень подготовки персонала.

Открывать свой Интернет-офис или магазин — дело очень серьез­ное, требующее больших средств и внимания.