Microsoft Excel 97. Работа № 5 Автоматизация документа (на примере формирования прайс-листа).

Цель работы: создание автоматизированного документаcиспользованием "собственных" имен ячеек, текстовых и логических функций, Мастера функций и макросов.

В этой работе мы создадим прайс-лист фирмы "МультиМедиа Технологии". По аналогии с этим прайс-листом Вы самостоятельно сможете создавать любые аналогичные документы в Excel.

Исходные текстовые данные уже набраны и находятся в файле С:\ Мои документы \ Заготовки для Excel \ price.xls(рис.1).

Откройте его. Вам нужно оформить имеющийся документ в конечный проект (см. листы приложений 1 и 2).

Рис. 1 Исходный вид документа прайс-лист (из файла price.xls).

Проанализируйте содержание документа: название фирмы, название прайс-листа, почтовый адрес, телефон, факс и два адреса электронной почты.

Также обратите внимание на расположение текста в ячейках, на ширину столбцов, имена Рабочих листов.

Оформление таблицы

Оформление заголовков и таблицы прайс-листа ничем не отличается от оформления таблиц в предыдущих работах.

1. Переместите заголовок на столбец вправо. Для этого выделите ячейки с заголовками и адресами (шапку документа) и левой кнопкой мыши протяните боковую границу выделенных ячеек на два столбца вправо (не надо тащить за маркер автозаполнения!!!). Заголовок переместился. Сейчас будет понятно, зачем мы это сделали.

2. Настройте ширину столбца А. Для этого выделите весь столбец А и выберите команду Формат–Столбец–Автоподборширины.

Если бы не переместили заголовки, то ширина столбца А была бы совсем другая!

3. Создайте шапку самой таблицы: НаименованиеиЦена продуктаячейки А7 и В7. Так как цены будут выражены в долларах и в рублях (цены в рублях будем рассчитывать по текущему курсу ММВБ!), то ячейку В7 в заголовке объединим с ячейкой С7, а в ячейках В8 и С8 обозначим цены в USD и руб. соответственно. Выполните центрирование текста заголовка таблицы. Если нужно, измените ширину столбцов В и С.

4. Оформите шапку документа:

в строке 1–Мультимедиа Технологии(шрифтArial, полужирный, курсив, размер – 14 пт, выравнивание – по центру трех ячеек);

в строке 2–Прайс-лист программной продукции(шрифтArial, полужирный, размер – 18 пт, выравнивание – по центру трех ячеек);

в строках 3, 4, 5– почтовый адрес, телефоны, факс и электронный адрес фирмы (шрифтArial, обычный, размер – 9 пт, выравнивание – по правому краю ячеек).

5. На каждый продукт отведено три строки: название продукта, краткий комментарий содержания курса и требуемые ресурсы компьютера.

Задайте обрамление всей таблице, используя команду Границыв менюФормат ячейки.

6. Оформите заголовок и название каждого продукта полужирным шрифтом.

7. Убедитесь, что прайс-лист не выходит за пределы формата бумаги А4. Для просмотра размещения прайс-листа на бумаге, на панели инструментов нажмите кнопкуПредварительный просмотр.

Если в колонтитулах (верхнем и/или нижнем) находится текст, например Лист1 или номер страницы и т.д., то выберите команду Файл – Параметры страницы и в окне диалогаКолонтитулы удалите предлагаемый текст или в режиме Предварительного просмотра эту операцию можно сделать через командуСтраница.

8. Задайте форматы ячеек с ценами:

для цен в долларах– финансовый без десятичных знаков с обозначением в долларах США;

для рублевых цен– числовой формат с разделителем разрядов и двумя десятичными знаками.

9. Введите числа в ячейки долларовой цены: 40, 80, 60, 90, 90, 35, 35, 35.

10. Присвойте рабочему листу новое название – Прайс-лист.

Примечание:если в Вашем прайс-листе имеются пустые строки между шапкой документа и самой таблицей, оставьте только одну строку, а остальные удалите.

Итак прайс-лист принял привычный вид, но только с ценами в долларах.

Теперь необходимо ввести в ячейки для рублевых цен формулу их расчета.

Цена в рублях это не просто перемножение цены в долларах на текущий курс рубля!!!

Для этого расчета необходимо сначала ввести переменные, которые будут отражать непосредственно текущий курс рубля, дополнительный процент устанавливаемый банком и будут находиться на отдельном листе.

Ввод переменных и задание имен ячейкам

Перейдите на второй лист. Сделайте столбец А шире, для того, чтобы уместилось название.

В А2 запишите: Текущий курс рубля;

В А3 запишите: Дополнительный процент;

В В2 введите текущий курс рубля – 6,02;

В В3 введите размер дополнительного процента – 3%.

Для дальнейшей работы удобно ввести "собственные имена" (абсолютный адрес) для переменных.

Выделите А2:В3. Выберите Вставка–Имя–Создатьи по умолчанию в окне"Создать имена"должен стоять флажок (галочка)в столбце слева, нажмитеOK. Таким образом Вы присвоили имена ячейкам В2 и В3. Слева от строки формул находится поле имен ячеек, открыв список этих имен можно увидеть весь список только что присвоенных имен ячеек наших переменных (в них автоматически дописаны знаки подчеркивания между словами). Например: текущий_курс_рубля. Если курсор находится вименованной ячейке, то ее имя будет в поле имени ячейки.

Теперь можно вернуться на первый лист (Прайс-лист) и начать ввод формул в ячейки для расчета рублевых цен (помните – формула начинается со знака =).

Не забудьте перейти на английский алфавит при вводе формулы или щелкайте левой кнопкой мыши на те ячейки которые участвуют в формуле, а между ними вводите знаки арифметических действий.

В ячейке С9 должна быть формула: =В9*Текущий_курс_рубля.

Мышью щелкните на ячейке В9, затем на дополнительной клавиатуре нажмите клавишу умножения – *, затем перейдите на второй лист, щелкните на ячейке В2, нажмите ENTER(если все сделано правильно, то в ячейке С9 будет результат расчета – 240,80).

Это цена в рублях, но без учета дополнительного банковского процента, поэтому учтем дополнительный процент и внесем исправления в формулу.

Для этого щелкните мышью в строке формул и добавьте к имеющейся формуле дополнительные множители: *(1+ Дополнительный_процент).

С клавиатуры наберите знак умножения – *, затем круглую скобку и 1 со знаком +, после чего перейдите на второй лист и щелкните на ячейке В3, затем ENTER.

В ячейке С9 формула приняла вид:

=В9*Текущий_курс_рубля*(1+Дополнительный_процент), а в самой ячейке появилась рублевая цена – 248,02.

Скопируйте формулу расчета рублевой цены на остальные ячейки по видам продукции. (Собственные имена ячеек играют роль абсолютных ссылок, поэтому не изменяются!).

Присвойте второму рабочему листу новое название – Переменные.

Итак, мы практически получили прайс-лист для конечного потребителя.

Оформление таблицы для дилеров

Но фирмы работают еще и с дилерами, которые имеют скидки при покупке товаров.

Необходимо ввести в прайс-лист цены с учетом скидок для дилеров.

Предположим, что фирма имеет два варианта скидок для дилеров приобретающих от 5 до 20 экземпляров и свыше 20 экземпляров (для них скидка больше).

Для этого нужно создать таблицу цен для дилеров (она будет находиться под основной таблицей).

Добавьте две строки: поместить курсор в строку перед которой будет вставлена новая, в меню выберите Вставка–Строки.

Теперь отступите одну строку и введите название таблицы Цены для дилеров. Название таблицы: шрифт – полужирный курсив, размер шрифта 14 пт (центрировать на три ячейки).

Сама таблица для дилеров похожа на первую только цены будут в долларах и отличие их в том сколько экземпляров приобретает дилер следовательно и размер скидки будет разный. Поэтому таблица будет иметь три столбца: Наименование товара,Цена продукта:от 5 до 20исвыше 20, т.к. при заключении контракта с дилерами нужно будет учитывать курс рубля (см. образец приложения к работе).

Шапку таблицы оформите также как и в первой таблице и сделайте обрамление.

Чтобы не набирать снова наименования продуктов, в ячейку А38 введем ссылку на соответствующую ячейку первой таблицы и запишем ее в виде формулы: =А9, т.к. каждый продукт содержит три строки, то номера ячеек будут увеличиваться на 3.

Аналогично введите ссылки на остальные ячейки прайс-листа с наименованием товара.

Обратите внимание: если произойдет изменение в названии продукта или появится его новая версия, то достаточно сделать изменение только в исходной (влияющей) ячейке, а в таблице дилеров автоматически произойдут аналогичные изменения.

Для оформления ячеек с ценами для дилеров надо внести дополнительные переменные на втором листе. В ячейку А5 введите Скидки для дилеров, в ячейки А6 и А7 введите текст:от 5 до 20исвыше 20. Т.к. скидки даются в процентах, поэтому в ячейки В6 и В7 введите соответственно 25% и 50%.

Аналогичным способом создайте два новых имени для ячеек В6 и В7.

Посмотрите в поле имен ячеек должно быть теперь четыре разных имени ячеек.

Вернитесь на первый лист и продолжите заполнение таблицы для дилеров.

Введем формулу для расчета цены первого продукта с учетом существующих скидок для категории дилеров от 5 до 20.

Примечание:цены для дилеров должны быть меньше на величину скидки, т.е. при цене продукта в 40$, дилер от 5 до 20 получит скидку 25%, что составит 10$, следовательно цена для него получится 40$–10$=30$.

Исходные данные для первого продукта находятся в ячейке В9, поэтому в ячейку В38 введем формулу: =В9*(1-от_5_до_20). После нажатия клавишиENTERвы увидите цену $    30,00 (не забудьте задать формат этой ячейке – Финансовый с двумя десятичными знаками и обозначением валюты – $ США).

Аналогично введите формулы в остальные ячейки этого столбца таблицы.

Сделайте то же самое для столбца со скидкой «свыше 20».

Использование функций в Excel. Мастер функций.

Продолжим работу с оформлением прайс-листа, при этом будем использовать встроенные в Excelфункции.

В ячейку А47 введите текст: Цены в рублях рассчитываются по курсу ММВБ на день продажи + 3%

В ячейку А48 введите текст: Текущий курс рубля = 6,02 рублей за 1$ на день 29/03/1998

Первая фраза отражает принцип расчета рублевых цен в прайс-листе, а вторая содержит информацию для покупателя о текущем курсе рубля на определенный день.

Но обе эти фразы как бы состоят из двух частей: текстовой части и части содержащей информацию о размере дополнительного процента, величине курса рубля, а также дате на которую взят курс рубля. Надо понимать, что вторая часть может изменяться в разные дни, т.к. в ней используются переменные.

Т.е. при изменении переменных на втором листе весь прайс-лист будет пересчитан, а строки текст останется прежним! Изменим этот недостаток.

Задача заключается в том, чтобы изменить фразы таким образом при котором текстовая часть оставалась неизменной, а вторая часть отображала переменные со второго листа.

Рассмотрим строку текста: Цены в рублях рассчитываются по курсу ММВБ на день продажи + 3%.

В ней текстовая (неизменяемая) часть – "Цены в рублях рассчитываются по курсу ММВБ на день продажи + ", а вторая (переменная) часть ссылается на ячейку второго листа Дополнительный_процент, потом опять текстовая часть которая содержит знак %.

Начнем редактирование (можно нажать клавишу F2 для редактирования). Преобразуйте строку текста в формулу, т.е. поставьте перед текстом знак равенства (=) и текстовую часть возьмите в кавычки, затем с клавиатуры наберите знак & перейдите на лист Переменныещелкните на ячейку Дополнительный_процент поставьте знак умножения * и наберите 100, опять наберите знак & поставьте в кавычках знак %.

В окончательном виде формула будет иметь вид:

="Цены в рублях рассчитываются по курсу ММВБ на день продажи + " &Дополнительный_процент*100&"%"

где & - оператор текстовой функции СЦЕПИТЬ(см. приложение к работе), дополнительный_процент – аргумент со второго листа.

Внешне фраза не изменилась, но она стала формулой, которая "следит" за переменной.

Проверьте, работает ли ваша формула. Перейдите на второй лист и введите дополнительный процент, например 10%. Верните исходный процент 3%.

Аналогично измените в формулу следующую фразу.

Она должна принять следующий вид:

="Текущий курс рубля = "&Текущий_курс_рубля & " рублей за 1 $ на день 29/03/1998"

Измените курс доллара, например 31,27. Проверьте работу формулы.

В этой формуле имеется один недостаток – она не изменяет дату. Почему? Потому что у нас нет двух переменных отражающих текущую дату и дату изменения курса.

Теперь введем в эту формулу функцию даты: СЕГОДНЯ():

="Текущий курс рубля = "&Текущий_курс_рубля&" рублей за 1$ на день " &СЕГОДНЯ()

Вместо даты у вас, наверное, получилось число. Изменим формулу с помощью Мастера функций. Удалите из формулы функцию СЕГОДНЯ() и после знака & вызовите Мастера функций, нажав на панели инструментов кнопку f_x, затем в окне Мастер функций выберите Категорию: – Текстовые, Функция: – Текст (рис. 2).

Функция ТЕКСТформатирует число и преобразует его в текст. Синтаксисфункции: ТЕКСТ(значение;строка_формат). (Более подробно: см. приложение). Окно диалога на следующем шаге Мастера функций имеет вид, показанный на рис. 2.

Рис. 2 Окно Мастера функций (2-й шаг)

В поле Значение введите первый аргумент – функцию СЕГОДНЯ().

В поле Строка_формат введите второй аргумент – ДД/ММ/ГГГГи нажмитеОК.

Формула теперь имеет вид:

="Текущий курс рубля = "&Текущий_курс_рубля & " рублей за 1 $"&" на день " &ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();"ДД/ММ/ГГГГ")

В прайс-листе будет выведен текст:

Текущий курс рубля = 6,02 рублей за 1$ на день 29/03/1998

Если все формулы работают, то Вы получили грамотно работающий прайс-лист.

На этом наверное, можно было бы и закончить. НО!

 Мы можем при работе с реальным прайс-листом забыть изменить текущий курс рубля.

Добавим перед нашими переменными на втором листе три строки. Выделите три строки и в меню ВставкавыберитеСтроки.

В ячейку А2 введите текст – Текущая дата;

в ячейку А3 – Дата изменения курса;

в ячейку В2 введите формулу: =СЕГОДНЯ().

В ячейке В3 должна быть дата изменения курса рубля – введите вчерашнюю дату, разделяя день, месяц и год дробной чертой.

В этом случае формат ячейкам присвоится автоматически.

Очевидно, если две даты не совпадают, надо проверить изменился курс рубля или нет и, чтобы при несовпадении дат программа сделала напоминание о том, что на сегодняшний день возможно изменился курс рубля.

В ячейку С5 введем с помощью Мастера функций логическую функцию ЕСЛИ (информацию о функции вы найдете в приложении к работе). Окно диалога Мастера функций (2-й шаг) показано на рис.3.

Рис. 3 Окно диалога Мастера функций (2-й шаг)

В поле Логическое_выражение введите В2< >В3 (без пробелов);

в поле Значение_если_истина – Дата изменилась. Возможно изменился курс рубля;

в поле Значение_если_ложь ничего вводить не будем, поэтому поставьте просто две кавычки. Нажмите ОК.

Так как у нас даты не совпадают, то появляется надпись-напоминание о необходимости проверки курса рубля. Сделайте это сообщение полужирным красного цвета, размер шрифта 12 пт.

Проверим работу условия. Введите совпадающую дату изменения курса: надпись пропадет. Снова введите вчерашнюю дату. Итак, Excelнапоминает автоматически о возможном изменении курса рубля!

Дальнейшая автоматизация прайс-листа возможна при использовании макроса.

Использование макросов в Excel.

При работе в Excel возникает необходимость несколько раз выполнять одну и ту же последовательность действий. В этом случае можно записать эту последовательность под определенным именем. Записанная под определенным именем последовательность действий называется макросом. Записанный макрос можно вызывать для его выполнения из основного меню при помощи кнопки на панели инструментов или на рабочей области, а также комбинацией клавиш. Макрос может быть назначен графическому объекту.

В нашем случае повторяющаяся последовательность действий: ежедневная проверка курса рубля и его изменение, а также даты его изменения.

Создадим и запишем для автоматизации этой процедуры макрос. Выберите команду Сервис–Макрос–Начать запись. В окне диалога запишем имя макроса: Изменить_дату. !(Не забудьте знак подчеркивания). В Описание запишем: Изменить дату на текущую. Нажмите ОК.

Начинаем записывать макрос. В окне программы появилась панель с кнопкой Остановить запись макроса.

Копируем содержимое ячейки В2 – это текущая дата. Так как в ячейку В3 нужно вставить только значение, а не формулу, то в меню выберите команду Правка–Специальная вставка–Значение.НажмитеОКи затемEsc, чтобы убрать мерцающую рамку.

Теперь запись макроса можно остановить кнопкой Остановить запись.

Создание и графическое оформление макроса в Excel.

Для удобства использования макроса можно создать кнопку при нажатии на которую макрос начнет выполняться.

На панели Рисование выберите Надпись, нарисуйте ее на рабочем поле листа и впечатайте название этой кнопки – Изменение даты.

Из контекстного меню выберите Формат надписи, затем в открывшемся диалоговом окне задайте параметры кнопки:

на закладке Цвета и линии цвет заливки – красный, линя – Нет линий;

на закладке Шрифт – полужирный, размер 12 пт, цвет желтый. Нажмите ОК.

Затем на панели Рисование найдите кнопку Тень нажмите ее и выберите один из предложенных вариантов расположения теней.

В завершении из контекстного меню выберите Назначить макрос…и выберите свой макрос Изменить_дату, затем нажмитеОК.

Осталось только связать ячейку А6 на листе Прайс-листс ячейкой С5 на листеПеременные. Введите формулу в ячейку А6:=Переменные!C5.

Проверьте работу макроса и кнопки при разных значениях Даты изменения курса.

Итак, работа завершена и Вы получили автоматизированный коммерческий прайс-лист.

Сохраните свой файл под именем Прайс-листи добавьте свою фамилию.

Образец листа Переменные

Образец Прайс-листа