Создание связи между таблицами с помощью вкладки «Схема данных»

1. На вкладке «Работа с базами данных» в группе «Отображение» выберите пункт «Схема данных».

2. Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно «Добавить таблицу». Если окно не открылось, на вкладке «Структура» в группе «Связи» нажмите кнопку «Добавить таблицу».

В диалоговом окне «Добавить таблицу» отображены все таблицы и запросы, содержащиеся в базе данных. Чтобы отобразить только таблицы, выберите пункт «Таблицы». Чтобы отобразить только запросы, выберите пункт «Запросы». Чтобы отобразить и таблицы и запросы, выберите пункт «Таблицы и запросы».

3. Выберите одну или несколько таблиц или запросов и нажмите кнопку «Добавить». После добавления таблиц и запросов на вкладку «Схема данных» нажмите кнопку «Закрыть».

4. Перетащите поле (как правило, поле первичного ключа) из одной таблицы на общее поле (поле внешнего ключа) в другой таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выберите каждое поле.

Откроется диалоговое окно «Изменение связей».

5. Убедитесь, что поля, имена которых отображены в диалоговом окне, являются общими полями данной связи. Если имя поля неверно, выделите это имя и выберите верное поле из списка.

Для поддержания целостности данных для этой связи установите флажок «Обеспечение целостности данных».

6. Нажмите кнопку «Создать».

Access проведет линию связи между двумя таблицами. Если был установлен флажок «Обеспечение целостности данных», линия будет толще на каждом конце. Кроме того, если был установлен флажок «Обеспечение целостности данных», над широкой частью на одном конце линии связи будет отображено число 1, а над широкой частью на другом конце линии — символ бесконечности (∞), как показано на следующем рисунке.

 Примечания 

• Чтобы создать отношение «один-к-одному»  Оба общих поля (как правило, поля первичного ключа и внешнего ключа) должны иметь уникальный индекс. Это означает, что свойства» Индексированное» этих полей должны иметь значения « Да (Совпадения не допускаются)». Если оба поля имеют уникальный индекс, Access создаст отношение «один-к-одному».

• Чтобы создать отношение «один ко многим»  Поле на одной стороне отношения (как правило, поле первичного ключа) должно иметь уникальный индекс. Это означает, что свойство «Индексировано» этого полей должны иметь значения «Да (Совпадения не допускаются)».

• Поле на стороне «многие» не должно иметь уникального индекса. У этого поля может быть индекс, но он должен допускать совпадения. Это означает, что свойство «Индексировано» этого поля должно иметь значение «Нет» либо «Да (Допускаются совпадения)». Если одно поле имеет уникальный индекс, а другое — нет, Access создаст отношение «один ко многим».

7. Ознакомится с возможностью сортировки, фильтрации и поиска данных в режиме таблицы.

Чтобы найти одну или несколько указанных записей в форме или напечатать записи из отчета, таблицы или запроса, можно использовать фильтр. С его помощью можно отображать только нужные записи, не изменяя макет базового запроса, формы или отчета. Например, чтобы искать в 100-страничном списке товаров позиции, цена которых находится в диапазоне от 1 500 до 30 000 р., или не создавать новый более специфичный отчет, содержащий только эти позиции, можно применить к данным фильтр, а отобразить только те записи таблицы товаров, у которых значение поля «Цена» лежит в пределах 1 500 — 30 000 р.

Сортировка данных играет важную роль в создании эффективных и простых в использовании отчетов или форм. Например, каталог товаров, в котором товары перечислены в алфавитном порядке или упорядочены по цене, удобнее использовать, чем каталог, в котором элементы перечислены в произвольном порядке.