5. Изучить возможности мастера подстановок для удобства заполнения таблиц.

Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок.

Мастер подстановок запускается в следующих случаях: при создании столбца подстановок в режиме таблицы; при перетаскивании поля из области Список полей в таблицу, открытую в режиме таблицы; в режиме конструктора при выборе варианта «Мастер подстановок» в столбце «Тип данных». Мастер поможет выполнить шаги, необходимые для создания столбца подстановок, и автоматически установит свойства полей, соответствующие выбранным вариантам. Мастер также создает отношения между таблицами и индексы, где это необходимо для столбца подстановок.

На первой странице мастера подстановок необходимо решить, что будет основой столбца подстановок: таблица, запрос или список введенных значений. В большинстве случаев, если база данных спроектирована правильно и сведения распределены по тематическим таблицам, в качестве источника данных для столбца подстановок следует выбрать таблицу или запрос.

Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, на основе таблицы или запроса

1. В мастере подстановок установите переключатель в положение Объект «столбец подстановок» будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку «Далее».

2. В списке выберите таблицу или запрос и нажмите кнопку «Далее».

3. В списке «Доступные поля» выделите поля, которые нужно включить в подстановку.

4. Чтобы переместить поля, выбранные в списке «Выбранные поля», нажмите кнопку со знаком «больше» (>). Чтобы переместить все поля в список «Выбранные поля», нажмите кнопку с двойным знаком «больше» (»), затем нажмите кнопку «Далее».

5. Можно дополнительно выбрать до четырех полей, по которым должна выполняться сортировка элементов подстановок. Нажмите кнопку «Далее»

6. При необходимости измените ширину столбцов в поле подстановок и нажмите кнопку «Далее».

7. В группе «Сохранить несколько значений для этой подстановки?» установите флажок «Разрешить несколько значений».

8. Нажмите кнопку «Готово».

При нажатии кнопки «Готово» создается столбец подстановок, свойства полей которого устанавливаются в зависимости от вариантов, выбранных в мастере подстановок.

Создание подстановки на основе введенных значений

9. В мастере подстановок установите переключатель в положение «Будет введен фиксированный набор значений» и нажмите кнопку «Далее».

10. Введите число столбцов. Затем в столбце «Столбец1» введите все значения. Чтобы перейти на следующую строку, нажмите клавишу TAB.

11. Закончив ввод значений, нажмите кнопку «Далее».

12. В мастере подстановок введите заголовок для столбца подстановок.

13. В группе «Сохранить несколько значений для этой подстановки?» установите флажок «Разрешить несколько значений».

14. Нажмите кнопку Готово.

При нажатии кнопки «Готово» создается столбец подстановок, свойства полей которого устанавливаются в зависимости от вариантов, выбранных в мастере подстановок.

Созданное поле появится в виде раскрывающегося списка с флажками.

6. Рассмотреть возможности создания и изменения схемы данных для обеспечения целостности работы реляционных баз данных.

После создания таблицы для каждого объекта в базе данных нужно предоставить Office Access 2007 средства, с помощью которых эти данные возвращаются, когда это необходимо. Это осуществляется с помощью добавления общих полей в связанные таблицы и определения межтабличных связей. После этого можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения одновременно из нескольких таблиц.

Создать связь между таблицами можно с помощью окна «Связи» или с помощью перетаскивания поля из области Список полей в таблицу. При создании связи между таблицами общие поля могут иметь различные имена, однако часто они имеют одинаковые. Очевидно, что общие поля должны иметь одинаковый тип данных. Однако, если поле первичного ключа имеет тип «Счетчик», поле внешнего ключа может также быть числовым полем, если свойство «Размер поля» обоих полей совпадает. Например, можно сопоставить поля с типами «Счетчик» и «Числовой», если свойство «Размер поля» обоих полей имеет значение «Длинное целое». Если оба общих поля являются числовыми, у них должно совпадать значение свойства «Размер поля».