II. Содержание курса

1. Темы и краткие методические указания по их изучению

Тема 1. Общие положения о гражданско-правовых документах

1.1. Определение понятия документ. Унификация и стандартизация документов. Виды и функции гражданско-правовых документов.

1.2. Общие требования к оформлению гражданско-правовых документов. Реквизиты документа, их назначение и оформление.

1.3. Язык гражданско-правового документа. Нормы официально-делового стиля.

1.4. Оформление гражданско-правовых документов. Форматы бумаги, поля, нумерация страниц, оформление дат, сокращения слов в документах, написание чисел, физических величин, математических формул, оформление таблиц и выводов, знаки препинания и символы.

1.5. Особенности составления документов, передаваемых по каналам электронной и телефонной связи.

Документ (от лат. «docco» - извещаю, учу, «documentum» - доказательство, свидетельство) в общепринятом смысле - это бумага, являющаяся отражением какой-либо информации, служащая свидетельством какого-либо факта, события или подтверждением права на что-либо. В связи с тем, что в современных условиях существенно расширился круг технических средств хранения и передачи информации, под документированной информацией понимаются сведения, закрепленные не только на бумаге, но и на иных материальных носителях. Активно используются электронные, аудиовизуальные, фотографические и иные документы. Документы могут существовать в преобразованном виде на перфокартах, перфолентах, магнитных и оптических дисках. Поэтому действующий ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. №28, определяет документированную информацию как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Из определения понятия документ следует его важнейшая функция - информационная. Между тем широкое использование документов в праве обусловливается их многофункциональностью. С помощью документов осуществляется организационно-управленческая деятельность, документы используются как средство коммуникации и воспитания. Правовая (юридическая) функция документов проявляется в том, что на основе документов, наделенных такой функцией, либо возникают определенные правоотношения, в том числе и гражданско-правовые, либо создаются предпосылки для их возникновения. Необходимым условием реализации правовой (юридической) функции документа является придание ему юридической силы - свойства, сообщаемого документу действующим законодательством, компетенцией подготовившего его лица и установленным порядком оформления. Некоторые документы обладают юридической силой изначально, поскольку создаются, прежде всего, именно для ее реализации. Это нормативные и правоприменительные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, указания, письма, телеграммы, решения, определения), документы, опосредующие создание юридических лиц (уставы, договоры, протоколы, положения), документы, оформляющие сделки (договоры, завещания, доверенности), документы, подтверждающие правовой статус (свидетельства, удостоверения, паспорта, лицензии, патенты). Иные документы могут выполнять юридическую функцию эпизодически, например, в случаях, когда такие документы рассматриваются судами или иными компетентными органами в качестве доказательств при рассмотрении споров или когда они являются основой для создания правовых документов.

Создаваемые гражданами и организациями документы, имеющие гражданско-правовое значение, можно условно разделить на организационные (уставы, положения, инструкции, планы, правила, руководства), распорядительные (решения, распоряжения, протоколы, акты, договоры, завещания, доверенности) и информационно-справочные (заявления, извещения, уведомления, запросы, ходатайства, заключения, справки, отчеты, журналы, реестры, анкеты, заявки).

Документы можно классифицировать еще по многим основаниям: по назначению (научно-технические, нормативные, организационно-распорядительные, расчетные, учетные, статистические и т.п.), по степени секретности (открытые, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные), по источнику происхождения (личные, официальные), по степени унификации (индивидуальные, типовые, примерные, унифицированные), по стадии подготовки (черновик, подлинник, копия, выписка, дубликат).

В целях сокращения количества применяемых документов и для облегчения их использования осуществляется унификация документов - установление единообразия форм и состава документов, фиксирующих однотипную информацию. Результатом унификации документов является их стандартизация. Так, постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г. N 299 (ред. от 18.12.2006 г.) принят Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов (в том числе и гражданско-правовых), разрешенных к применению в народном хозяйстве России.

Составление гражданско-правовых документов и, прежде всего, исходящих от граждан и организаций официальных документов, является одним из важнейших профессиональных навыков юриста. Выработка данного навыка наиболее эффективна при комплексном подходе к решению задач документального оформления действий участников гражданского оборота. Выполнение соответствующих задач можно условно разделить на следующие этапы.

На первом этапе необходимо решить конкретную гражданско-правовую задачу по существу, установить фактические обстоятельства, сформировать собственную аргументированную правовую позицию, продумать вариант преодоления выявленных проблем, наиболее соответствующий интересам заданного лица, подобрать подходящий нормативный (при необходимости - учебный, научный или справочный) материал, который должен быть использован при подготовке необходимых в конкретной ситуации документов.

На втором этапе следует определить круг гражданско-правовых документов, которые могут быть использованы для наиболее полного и юридически эффективного решения поставленной задачи. В отношении каждого из выбранных документов необходимо определить, допустимо ли использовать его с точки зрения закона в конкретной ситуации, что должно предшествовать такому документу, каковы будут его юридические последствия.

На третьем этапе нужно проверить, не содержит ли закон утвержденных форм выбранных документов, существуют ли специальные нормативные требования к их оформлению. Далее, следует верно выбрать вариант использования терминологии, стиля и языка документа, продумать взаимное расположение его элементов. В случае установления необходимости оформления объемных документов рекомендуется составлять план их подготовки.

На четвертом этапе документ выполняется технически. Каждый подготовленный документ должен быть вычитан, проверен на предмет отсутствия технических ошибок (описок, опечаток), с точки зрения его соответствия правилам выбранного языка, юридической грамотности. Документы, подготовленные в совокупности для решения какой-либо поставленной гражданско-правовой задачи, равно как и составные части одного документа, не должны противоречить друг другу, их следует проверять комплексно.

На пятом этапе происходит фактическое использование подготовленных документов для решения поставленных задач, а именно, подписание (при необходимости), направление нужному адресату или обмен документами.

При составлении гражданско-правовых документов юристу следует обеспечить их соответствие общим и специальным требованиям как по содержанию, так и по форме. Наиболее существенными общими требованиями при составлении гражданско-правовых документов являются: законность, соответствие правилам языка, полнота и понятность, непротиворечивость.

Документы состоят из информационных элементов, которые в делопроизводстве принято называть реквизитами (герб, эмблема, справочные данные, номер, дата, наименование, номер, место составления, гриф исполнения, текст, отметка о наличии приложения и другие). Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65-ст введен в действие ГОСТ Р 6-30.2003 «Унифи­цированная система организационно-распорядительной докумен­тации». Хотя этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления в рамках форматов бумаги и требования к изготовлению бланков в основном с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ, указанные требования целесообразно использовать при составлении не только «гербовых», но и иных гражданско-правовых документов.

В случае, если гражданско-правовой документ опосредует совершение операции, требующей бухгалтерского учета, такой документ должны быть составлены по форме, предусмотренной в альбомах унифицированных форм бухгалтерской отчетности. При отсутствии таких форм документ составляется в произвольной форме, однако при этом он должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете»).

Текст гражданско-правового документа составляют на русском или национальном язы­ке в соответствии с законом РФ «О языках народов Российской Федерации». В отдельных случаях законом предусматриваются специальные требования в отношении языка составляемых документов (см., например, ст. 6 ФЗ «Об актах гражданского состояния», ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате, ст. 48 ФЗ «О связи»).

Согласно ст. 11 закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определенные требования к документированию информации могут быть установлены соглашением сторон. Например, возможно договориться об особенных условиях обеспечения конфиденциальности документов, способах их подписания и вручения.

В делопроизводстве сложились определенные требования к содержанию документов, которые можно в полной мере применять к составлению большинства гражданско-правовых документов.

Стиль гражданско-правового документа - официально-деловой. Нормой этого стиля является нейтральный характер эмоциональной окраски, отсутствие оценочных и риторических суждений, соответствие содержания документа этике делового общения.

Фразы гражданско-правового документа должны быть сформулированы ясно и недвусмысленно. Точность изложения достигается использованием устойчивых оборотов письменной речи, главным образом, употребляемых законодателем, известных слов и общепринятых терминов. Необходимо отказаться от образных слов и выражений, не несущих смысловую нагрузку. Следует осторожно использовать местоимения. Возможно, неоднократное использование в одном предложении имени (наименования) лица будет выглядеть тавтологией, но красота изложения в данном случае вторична, главное - точность.

Необходимо стремиться сделать гражданско-правовой документ лаконичным. Не нужно перегружать текст сложными, трудными для восприятия предложениями. Рекомендуется пользоваться преимущественно простыми предложениями, использовать прямой порядок слов, избегать множества оговорок. В целях сокращения объема документа и для удобства его использования допустимы сокращения. Однако следует использовать лишь общепринятые или оговоренные сокращения. Написание сокращений по всему тексту документа должно быть одинаковым.

Важным моментом при составлении гражданско-правового документа является использование специальной терминологии. В этом вопросе рекомендуется избегать крайностей. Вряд ли содержание, например, договора коммерческой концессии, следует стремиться во что бы то ни стало изложить языком, понятным обывателю, ибо это неминуемо приведет к увеличению объема документа и усложнит его уяснение. Специальные термины упрощают документ, делают его более компактным, но злоупотребление юридическими жаргонизмами или терминами, определения которых не содержится напрямую в законе, чревато снижением четкости, понятности и юридической эффективности документа, ибо работать с гражданско-правовыми документами приходится не только юристам.

При оформлении даты документа, дабы избежать неопределенности и двусмысленности, не рекомендуется указывать месяц цифрами, а год - последними двумя цифрами. Числовые значения желательно дублировать прописью. Знаки минус и плюс следует заменять словами «минус» и «плюс» соответственно.

Документы на бумажных носителях могут быть подготовлены «от руки» либо с применением технических средств. В настоящее время изготовление большинства гражданско-правовых документов осуществляется с помощью печатной машинки или компьютера на бумажном носителе. Для оформления бумажных документов обычно применяются достаточно плотные матовые чистые листы бумаги белого или иного светлого цвета формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). В некоторых случаях для фиксации больших таблиц, диаграмм, схем, например, при подготовке отчета по агентскому договору, возможно использовать бумагу формата А3 (297х420 мм).

При выполнении документа с использованием компьютера рекомендуется использовать шрифты, которые не будут отвлекать внимание (и уж тем более - раздражать) при его чтении и осмыслении. Оптимальные гарнитуры шрифта - это Times New Roman, Arial, Courier New и аналогичные. Размер шрифта и межстрочный интервал должны быть удобными для чтения. Излишне мелкий или крупный шрифт или интервал может затруднить восприятие документа и его использование. Не следует употреблять разные виды и размеры шрифтов в пределах одного документа. Неуместным в гражданско-правовом документе является художественное оформление, оконтуривание, неоднородное фонирование. Выделение отдельных реквизитов и дополнительная наглядность может быть обеспечена отступами, разделением текста пустыми строками, выделением текста курсивом, полужирным шрифтом или стандартным подчеркиванием.

Расположение текста документа на бумаге должно обеспечивать максимальное удобство для работы с ним. В частности, необходимо предусматривать поля. Размеры полей, как правило, составляют: 20 мм - сверху и снизу, 10 мм - справа, 30 мм - слева. Уяснению содержания документа поспособствует выделение абзацев и отступов.

Бумажные документы, состоящие более, чем из одной страницы, принято нумеровать и прошивать либо, если документ требует подписания, подписывать его на каждой странице.

При гражданско-правовом документировании сделок необходимо иметь в виду, что если гражданин вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписаться, то в силу п. 3 ст. 160 ГК РФ по его просьбе сделку может подписать другой гражданин. Подпись последнего должна быть засвидетельствована нотариусом либо другим должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, с указанием причин, в силу которых совершающий сделку не мог подписать ее собственноручно. Однако при совершении сделок, указанных в п. 4 ст. 185 ГК РФ, и доверенностей на их совершение (на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной) подпись того, кто подписывает сделку, может быть удостоверена также организацией, где работает гражданин, который не может собственноручно подписаться, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Технически гражданско-правовой документ может зафиксироваться и передаваться не только на бумажном носителе, но и существовать в электронном виде. Электронные документы - это тоже документы и они имеют такое же юридическое значение, что и привычные бумажные документы. Юридическую силу электронным документам, а также документам, подписываемым факсимильно, электронно или иным подобным способом, обеспечивает ряд правил. Так, норма п. 2 ст. 160 ГК РФ допускает в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи. Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Статья 38 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» позволяет при проведении общего собрания участников путем проведения заочного голосования осуществлять такое голосование путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение. В соответствии со ст. 86 Основ законодательства РФ о нотариате заявления физических лиц другим гражданам, юридическим лицам могут передаваться не только лично под расписку или по почте с обратным уведомлением, но и с использованием телефакса, компьютерных сетей и иных технических средств. В целом согласно ст.11 закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, обеспечивается нормами ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

На практике часто возникает необходимость составления выписок из гражданско-правовых документов или подготовки заверенных копий таких документов. ГОСТ Р 51141-98 предусматривает, что копией документа является не имеющий юридической силы документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть. Технически копия может быть изготовлена путем переписывания, иным ручным способом или с помощью средств электрофотографического, термографического, электронно-искрового, ризографического копирования, средств микрографии, гектографической (спиртовой) печати, трафаретной (ротаторной) печати, оперативной офсетной печати или с помощью иных технических средств.

Для того, чтобы копия документа имела юридическую силу, она должна быть надлежащим образом заверена. Требования о заверении копий документов содержатся, в частности в АПК РФ, в соответствии с п. 8. ст. 75 которого письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Согласно п.2 ст. 93 Налогового кодекса РФ истребуемые налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в виде заверенных копий.

Заверение копии согласно ГОСТ Р 51141-98 предусматривает проставление на ней в соответствии с установленным порядком необходимых реквизитов. В некоторых ситуациях требуется нотариальное свидетельствование верности копии документа с проставлением реквизитов в соответствии с правилами совершения нотариальных действий. В случаях, установленных законом, документ может быть заверен судом или иным государственным органом (п. 10 ст. 75 АПК РФ, п. 2 ст. 6 закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). В остальных случаях при заверении копий документов целесообразно руководствоваться правилами действующего в настоящее время Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. N 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Данный указ устанавливает, что предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Если документ исходит от гражданина или находится у третьего лица, копию в указанном выше порядке заверяет уполномоченное лицо, имеющее возможность сличить ее с оригиналом документа.

В случаях, когда для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов какого-либо лица, не требуется полный текст документа, составляют выписку из документа. Выписки из документов в целом составляются по правилам заверения копий документов. Так, при документировании выписок принято, указывая все реквизиты оригинального документа, сделать отметку о том, что создаваемый документ является выпиской, а вместо всего текста документа воспроизводить лишь ту его часть, которая касается непосредственно заинтересованного лица (например, решение только по одному из множества вопросов повестки дня собрания акционеров). Выписка заверяется подписью лица, ответственного за хранение оригинала документа.