Особенности автоматизированных систем

Персональную ответственность за сохранность конфиденциальных сведений;

Возможность учета местонахождения документа и проверки его наличия и целостности в любое время;

Предотвращение перехвата информации из ЭВМ по каналам ПЭМИН, наличие охраны помещений и линий связи;

Исключение технологической связи единичного компьютера или локальной сети, обрабатывающей КД с линиями линий связи, выходящими за пределы КЗ (контролируемой зоны).

Вопрос №3: «Особенности учета конфиденциальных документов»

Главное в организации документооборота - многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.

Основная цель учета - сохранность документов и фиксирование их местонахождения.

Цели учета конфиденциальных документов

Цели учета конфиденциальных документов:

обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности;

контроль за доступом персонала;

проверка реального наличия документов;

аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов.

Индивидуальному учету подлежат все без исключения конфиденциальные документы!

Учет конфиденциальных документов предназначен для фиксирования фактов:

поступления пакета с КД, отдельного бумажного или машиночитаемого КД, или документа, поступающего по линиям связи;

регистрации исходных сведений о КД и включения его в справочно-информационный банк данных;

переноса информации с бумажного КД на машинный носитель, включения КД в электронную базу данных и факта помещения бумажного документа в соответствующее дело;

перемещения документа в процессе его исполнения и возвращения в службу КД;

Учет конфиденциальных документов предназначен для фиксирования фактов:

Местонахождения документа у исполнителей, в деле, в файле, на машинном носителе вне ЭВМ и т. д. в любой момент времени в период исполнения документа и при его архивном хранении;

Регистрации исходных сведений о подготовленном КД;

начала и окончания времени исполнения КД;

Дальнейшей работы над изданным документом

или отправления его адресату (регистрация рабочих сведений);

Оформления носителей для составления КД;

Перевода документа с одного вида учета на другой и идентификации (соответствия) учетных номеров.