Вопрос №3: «Содержание процедуры размножения КД»

1)получение КД от исполнителя или от сотрудника соответствующего участка;

2)получение учетной карточки КД (традиционной или электронной и ее бумажного экземпляра) с соответствующего участка;

3)проверка наличия на КД разрешения полномочного руководителя на снятие копии или производство выписки, изготовление дополнительных экземпляров КД;

4)внесение отметки о получении КД во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

5)выполнение на каждую копию или выписку операций процедур 2 и 3;

6)внесение отметки о снятии копии или производстве выписки в учетные формы основного документа;

7)внесение отметки о дополнительно размноженных экземплярах в учетные формы основного КД;

8)внесение соответствующих отметок в основной КД;

9)внесение дополнений и изменений в электронную опись КД, выданных исполнителям, допечатка необходимых сведений во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

10)выдача копии, выписки или дополнительно размноженных экземпляров исполнителю под роспись в традиционной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки выписки, копии или основного КД;

11)возвращение исполнителю основного документа под роспись в учетной карточке КД;

12)возвращение сотруднику соответствующего участка учетных форм документов, а также основного документа и его учетной формы, если документ был получен не от исполнителя;

13)передача традиционной учетной карточки или электронной карточки и ее бумажного аналога, заполненных при изготовлении выписки или копии КД, на участок изданных документов;

14)уничтожение в базе данных ПК участка изготовления КД всех материалов по изготовлению копий, выписок и дополнительных экземпляров документа, кроме записей в электронных описях;

15)внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи руководителем участка изготовления КД.