4.7. Розробка пропозицій щодо вдосконалення інформаційної системи

Розробка пропозицій щодо вдосконалення інформаційної системи спирається на основні принципи її створення.

Обсяг, зміст і характер пропозицій встановлюються на основі аналізу матеріалів обстеження об’єкта. Можна виділити чотири групи пропозицій щодо вдосконалення організаційної та функціональної структури, документообігу, інформаційної бази, методології.

1. Удосконалення організаційної і функціональної структури передбачає необхідність реорганізації у певних масштабах структури системи та її ланок, ліквідації, введення нових чи посилення окремих напрямків взаємодії, перепорядкування виконавчих ланок системи, скорочення чи збільшення кількості управлінських інстанцій; перетворення форм керування, посилення централізації чи децентралізації функцій керування, перерозподіл прав і обов’язків посадових осіб та органів керування по вертикалі управління, впорядкування прав, обов’язків і форм взаємодії по горизонталі системи управління; уточнення положень про функції і задачі об’єктів системи і т.п.

2. Удосконалення документообігу передбачає вдосконалення процесу діловодства, впорядкування документообігу, уніфікацію форм і змісту документів, визначення складу необхідної для нормального функціону­вання системи інформації, встановлення ступеня доцільності її надмірності, погодження обсягів і періодичності потоків інформації, встановлення категорій терміновості видів інформації.

3. Удосконалення інформаційної бази передбачає вдосконалення і впорядкування нормативного господарства, систем класифікації і кодування інформації, а також систем їх ведення.

4. При вдосконаленні методології погоджують методики розв’я-зання задач, їх відповідність економіко-математичним методам, які використовуються, уточнюють постановки і розрахункові методики.

Отже, можна виявити широке коло проблем, вирішення яких ще до створення інформаційної системи дасть змогу істотно поліпшити якість керування об’єктом.

8. Методика проведення обстеження інформаційної системи

1. Збирання матеріалу.

1.1. Розмова з керівником:

цілі організації;

задачі проблемної сфери;

задачі перед автоматизацією проблемної сфери;

структура організації;

структура проблемної сфери;

функції проблемної сфери;

функції кожного робочого місця.

1.2. Ознайомлення з матеріалами з даної проблемної сфери й бесіда з виконавцями:

функції проблемної сфери та кожного робочого місця (положення про організацію, штатний розклад);

ознайомлення з документообігом (комплект документів);

опис методик розрахунку окремих показників і формування документів.

2. Складання і аналіз:

схеми організаційної структури;

схеми функціональної структури;

переліку функцій проблемної сфери й кожного робочого місця;

переліку об’єктів проблемної сфери, їх призначення;

характеристик об’єктів: найменування об’єкта, атрибути, які характеризують об’єкт, їх ідентифікатори, умовні позначення, формат і т. ін.;

словника-довідника показників: найменування, тип, умовні позначення, ідентифікатор, формат, джерело виникнення, вихідне повідом­лення, періодичність, терміни, користувачі, призначення.

2.1. Збирання і заповнення зразків документів.

2.2. Збирання та систематизація недокументованих повідомлень.

2.3. Збирання і підрахунок обсягів даних у вигляді таблиці.

2.4. Схема даних.

2.5. Схема взаємозв’язку інформації (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Схема взаємозв’язку

2.6. Методики і алгоритми розрахунку показників.

2.7. Потреби користувачів, їх терміни. Запити. Довідки.

3. Висновки і пропозиції.

3.1. Обгрунтування рішення про доцільність створення інфор-маційної системи.

3.2. Пропозиції щодо вдосконалення:

виробничо-господарскої діяльності;

організаційної та функціональної структур, методів діяльності, видів забезпечення інформаційної системи;

3.3. Рекомендації:

щодо виду інформаційної системи, яка створюється;

організаційної та функціональної структури інформаційної системи, яка створюється;

складу компонентів;

комплексу технічних засобів;

програмного забезпечення.