Тема 10. Проектирование организации управленческого труда.
Процесс проектирования организации труда состоит из трех стадий:
Анализ
Разработка
Функционирование
Каждая стадия включает ряд этапов со свойственными им задачами.
Последовательность содержания разработки проектов организации управленческого труда.
|
Стадии и этапы |
Задачи этапов |
Содержание этапов |
|
Анализ
Разработка
Моделирование
Оптимизация
Регламентация
Внедрение
Обеспечение функционирования |
Получить информацию для разработки проекта
Определить направление и объекты рационализации
Представить реальный объект в необходимом виде
Обосновать проектное решение оптимизации для данных условий.
Определить степень обязанности соблюдения организационно-проектных решений
Довести проектные разработки до исполнителей
Создать условия соблюдения организационно-проектных разработок |
Выбор объектов исследования и элементов организации труда. Выбор методов сбора и объектов необходимой информации. Сбор информации и первичная обработка полученных данных.
Сопоставление данных по различным объектам, определение их достаточности, выявление недостатков по отдельным объектам и элементам. Выбор вариантов и их устранение.
Определение метода моделирования, поиск вариантов решения и построения моделей, дополнительный анализ предварительно выбранных вариантов решений устранения недостатков.
Комплексное обоснование каждого варианта по экономическим, психофизиологическим и правовым критериям.
Анализ условий применения организационно-проектных решений, установление допустимых границ изменения условий, выбор оптимального варианта проектного решения для данных условий.
Определение статуса документа, уровня нисткости для каждого элемента, допустимых границ и последствий отклонения от регламента
Определение масштабов, сроков внедрения, разработка графика внедрения, создание условий для внедрения проекта организации труда, обучение новым методам работы и контроль за внедрением.
Контроль за соблюдением организационных разработок, анализ отклонений, освоение проектных нововведений пользователями, корректировка и пересмотр проектных решений. |
На стадии анализа определяется существующий уровень организации труда по выбранным объектам для проектирования организации труда и намечаются направления ее совершенствования. Для этого формируется группа специалистов, для которых основной задачей является изучение предстоящих изменений с тем, чтобы учесть их при выборе вариантов проектных решений.
При этом необходимо изучить:
1. динамику развития объекта с позиции организационного проектирования, изменения места и роли в организационной структуре управления
2. предполагаемые изменения содержания труда в следствии экономических, управленческих нововведений
3. необходимость полной или частичной реорганизации сложившейся системы организации труда
4. наличие ресурсов предприятия
В начале проекта необходимо провести укрупненные обследования для того, чтобы определить состав проектных работ, их объем, сроки, стоимость, а также затраты, связанные с деятельностью рассматриваемой управленческой службы.
Затем проводить детальное обследование элементов организации труда, намеченных в количестве объектов рационализации при укрупненном обследовании.
Проектирование.
Обосновывается оптимальное решение по всему кругу вопросов (элементов) организации труда применительно к конкретным условиям и осуществляется их регламентация. Результаты проектирования оформляются в виде проекта организации труда службы в их взаимосвязи с проектными решениями по организации производства и управления и проектов организации труда для отдельных должностей.
Проект отдела (службы) содержит следующие разделы:
Общие положения (наименование подразделения, целевое назначение, степень самостоятельности, руководство и подчиненность, структурные звенья, условия и схема совмещения должностей, условия и порядок ликвидации и реорганизации подразделения).
Цели и функции подразделения (перечень целей по объектам управления и предметам управления, перечень функций подразделения, прав, видов и размеров ответственности за недостигнутые цели).
Структура подразделения (схема структуры, специализация работников по задачам, вытекающим из целей подразделения).
Технология управления ( процедуры реализации функций с указанием нормативных затрат времени и создаваемой информации, описание видов и методов контроля, соблюдение технологии).
Информационное обслуживание (схема внешних и внутренних связей с указанием периодичности и направлений связи, перечень поступающей, нормативно-справочной информации с указанием источника, срока и способа поступления, действия получателя при нарушениях поступления информации).
Материально-техническое обслуживание (перечень и порядок обеспечения организационно-вычислительной техникой, мебелью и другим с указанием ответственных лиц).
Режим работы подразделения.
Планировка и эстетика помещения подразделения.
Санитарно-гигиенические условия труда.
Социальные условия труда (наставничество, формы, виды самоуправления, формы повышения квалификации).
Оценка работы подразделения.
Стимулирование.
Типовой проект организации труда для отдельных должностей имеет следующие разделы:
содержание труда и информационные связи должностного лица. Описание состава выполняемых работ с указанием ориентированных затрат времени в % к месячному фонду времени, процедуры выполнения основных видов работ или операционно-технологические карты.
квалификационные требования к должностному лицу.
эскиз размещения рабочего места, его оснащение и планировка, средства оснащения: орг. техника, мебель, инвентарь с указанием модели.
информационное обслуживание. Регламент обеспечения работника необходимой, постоянно-текущей информацией, закрепленный за перечнем работ с указанием источника, срока, вида и средств, перечень и периодичность поступающей устной информации и перечень документов, хранящихся на рабочих местах.
материально-хозяйственное техническое обслуживание. Обеспечение орг. и вычислительной техникой, обеспечение бумагой и канцелярскими принадлежностями, мебелью, указываются должностные лица, осуществление профилактического ремонта мебели, техники, инвентаря и помещения.
Режим работы, условия труда и другие составляющие проекта по содержанию принципиально не отличаются от проекта подразделения, но конкретизируются применительно к отдельным должностям.
Типовые решения по отдельным функциям управления дает характеристику функций, примерные положения о подразделениях, должностные инструкции исполнителя, блок-схемы состава работ, перечень постоянно повторяющихся работ и процедуры их выполнения.
НИИ выделяет 4 группы организационных нормативов – расчетные величины, параметры, разработанные для различных элементов организации труда, т.е. нормативы дают возможность дифференцированного подхода к учету конкретных условий объектов проектирования.
нормативы, регулирующие обеспечение сферы управленческой деятельности необходимыми ресурсами. Сюда относятся:
нормативы кадрового, информационного и технического обеспечения.
нормативы по условиям труда
нормативы, регулирующие использование выделенных ресурсов в процессах управленческого труда работниками различных категорий. (нормативы использования профессионального, квалификационного потенциала, рабочего времени, информации и техники).
нормативы, регулирующие состав, виды, объем и структуру получаемых результатов. При этом используются:
экономические показатели
технические показатели
социальные показатели
нормативы эффективности, регулирующие отношение ресурсов, затрат и результатов и их взаимосвязи.
Функционирование.
Цель этой стадии: обеспечение выполнения проектных решений, для чего необходимо разработать специальный план внедрения, в котором найдут отражение мероприятия по подготовке, внедрению (определение масштабов, сроков, разработка графиков внедрения), план обучения новым методам работы, контроль за внедрением со стороны разработчиков проекта, формы и источники стимулирования за своевременную и качественную разработку и внедрение проекта.
организационное обеспечение проекта, предусматривающее четкое определение состава работ по внедрению и порядок их реализации: кто, когда и как осуществляет запланированные мероприятия по внедрению.
материально-техническое обеспечение:
планировка помещений
заказ и закупка необходимой мебели, орг. техники, бланков документации и т.д.
экономические условия - выделение средств на приобретение, изготовление и монтаж орудий труда, создание благоприятных условий труда, стимулирование разработчиков проектов и работников и т.д.
социальное обеспечение – обучение сотрудников новым методам выполнения работы, а также формирование у работника не только способности к труду, но и готовности к нему.
Для успешного внедрения проекта необходим контроль за выполнением проектных решений, их корректировку или пересмотр. Главной задачей контроля является анализ отклонений от принятых проектных решений и на основе этого корректировка проектных решений или корректировка деятельности исполнителя с учетом всех инициативных предложений, направленных на улучшение проектных решений. Организационный проект, как эталон организации труда, дисциплинирует и непосредственных исполнителей и руководителей.
Экономическая эффективность от совершенствования организации управленческого труда рассчитывается на этапе анализа с целью определения целесообразности перестройки организации труда; на этапе оптимизации – с целью выбора наиболее рационального варианта проектных решений; на этапе функционирования – когда определяется фактическая эффективность.
Для оценки эффективности мероприятий по совершенствованию организации труда существует несколько методик. В качестве основных, общих показателей экономической эффективности в них рассматривается:
рост производительности труда
годовой экономический эффект
Годовой экономический эффект можно рассчитать:
Э= (С1-С2) × В2 - Ен × Зед
Где, С1 и С2 – себестоимость единицы продукции в целом или по отдельным элементам до и после внедрения
В2 – годовой объем работ после внедрения в натуральном выражении
Ен – нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности (величина обратная нормативному сроку окупаемости)
Зед – единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятий.
Порядок определения стоимости единицы работы следующий:
сначала рассчитывают необходимые затраты времени на выполнение единицы работы. Для этого необходимо с помощью ФРД и хронометража установить среднее время, затрачиваемое на единицу этой работы до внедрения мероприятий и после него.
затем находят стоимость одного часа работы работников, участвующих в данной работе, до и после внедрения.
рассчитывается стоимость часа работы путем деления годового фонда заработной платы работников соответствующей категории на годовой фонд рабочего времени.
стоимость единицы работы получается путем перемножения стоимости часа работы и соответствующего количества часов работы.
Единовременные затраты – это капитальные затраты на приобретение орг. техники и оборудования, необходимых для осуществления мероприятий, а также затраты, связанные с разработкой новых методов работы, оплаты труда исследователей и т.д.
Данный метод позволяет с достаточной степенью точности определить эффективность от внедрения какого-либо одного мероприятия. В случаях, когда на рабочем месте или в подразделении осуществляются организационные нововведения сразу по нескольким направлениям, выделить эффект от каждого мероприятия затруднительно и даже невозможно.
Процессы управленческого труда представляют собой совокупность различных работ и операций, выполняемых руководителями, специалистами, техническими исполнителями для осуществления эффективного управления деятельностью подразделения и служб предприятия.
Процесс труда – это трудовая деятельность одного или группы работников, направленная на достижение поставленной цели.
Организация процесса труда включает:
определение рационального содержания процессов труда
установление наиболее рациональных систем и методов их выполнения
технологическая регламентация трудовой деятельности работников по выполнению возложенных на них функций
Содержание процесса труда определяется путем последовательного выделения по каждой функции управления входящих в нее работ, операций, элементов.
Определение рационального содержания процессов труда по каждой функции управления достигается проведением специального анализа, направленного на устранение дублирования работ и операций с другими функциями управления, после чего составляются блок-схемы состава работ по функции и видам входящих в них работ.
Технико-экономическое
планирование
Планирование
производства продукции
Планирование
себестоимости продукции
Расчет
цен
Анализ
хозяйственной деятельности предприятия
Составление
отчетности
Схема. Технико-экономическое планирование
Применительно к конкретному работнику содержание выполняемых им процессов труда зависит о разделения труда, определяющего специализацию работника. Разделение труда разграничивает функции и задачи, определяет специализацию работника на выполнение определенного вида работ, операции или комплекса операций с учетом должности, сложности работ и необходимой для этого квалификации.
Основным элементом процесса труда с технологической точки зрения является управленческая трудовая операция. Поэтому, определяя содержание процесса, необходимо установить из каких трудовых операций он состоит.
Классификация трудовых операций
В целях организации процессов труда их можно классифицировать по различным признакам:
функционально-технологическому содержанию;
степени механизации
характеру преобразования информации.
По функционально-технологическому признаку можно выделить 3 группы операций:
организационно-административные (1-4 классы)
аналитико-конструктивные (5-6классы)
информационно-технические (8-10 классы)
Эта группировка соответствует технологическому и должностному разделению труда между руководителями, которым свойственны преимущественно административно-организационные операции, специалистами – аналитико- конструктивные, техническими исполнителями – информационно-технические.
Трудовые
операции
аналитико-конструктивные
информационно-технические
организационно-административные
7:
документальные
1:
служебно-коммуникационные
5:
аналитические
8:
первично-счетные и учетный
2:
распорядительные
6:конструктивные
9:
коммуникационно-технические
3:координационные
4:
контрольно-оценочные
10:
вычислительные и формально-логические
Схема. Классификация трудовых операций по функционально-технологическому
Каждый класс операций имеет в своем составе определенный набор операций. Так, например, служебно-коммуникационные операции (1 класс) включает телефонные переговоры, прием посетителей, обход рабочих мест и т.д.
По степени механизации трудовые операции подразделяются на ручные, машинно-ручные, машинные, автоматизированные и аппаратные. Данная классификация имеет значение при технологической регламентации процессов труда и выборе методов выполнения. По характеру преобразования информации управленческие операции делятся на 2 группы:
стереотипный, который выполняется по заранее разработанным алгоритмам, инструкциям, методикам;
эвристические, связанные с творческим процессом (обдумыванием и разработкой программ, алгоритмов, поиск решения и т.д.).