Лабораторная работа 2 Обработка таблично - организованной информации эт как базы данных

Цель работы: Научиться использовать Access и EXCEL как базу данных.

Задания для выполнения:

1. Составьте список, 10 учетных карточек по следующим показателям: ФИО, пол, возраст, стаж.

2. По запросу военкомата осуществите поиск и выдайте список мужчин, возраст которых в перделах от 18 и до 27.

3. Для пенсионного фонда необходимо выдать список работников: женщин, чей возраст больше или равен 55 и мужчин, чей возраст больше или равен 60.

4. Выдать список ФИО работников, чей стаж 10 и более лет.

Введите в вашу таблицу следующие столбцы:

• № п.п;

• фамилия;

• имя;

• отчество;

• дата рождения;

• возраст (вычисляется);

• стаж;

Технология работы:

1. Для ввода данных в таблицу:

- Выделите все ячейки заголовка.

- Выберите Данные/Формы, в результате чего на экране появится окно с формой для ввода всех данных на одного человека.

- Заполните поля в форме. Завершив ввод информации об одном сотруднике, нажмите кнопку Добавить, которая в данном случае выполняет роль кнопки ОК. Введите данные о 10 сотрудниках. Для того, чтобы завершить сеанс ввода данных, нажмите кнопку Закрыть.

Теперь вы можете использовать простой или расширенный поиск и найти в таблице любую информацию. Поиск можно осуществлять в формулах ячеек, в значениях ячеек или в примечаниях ячеек. Поиск осуществлялся по всей таблице, или выделенной области.

Вычисляемые поля

Вычислим число полных лет для каждого сотрудника на основании информации из поля “Дата рождения” (столбец Е) и сохраним результат в поле “Возраст” (столбец F). Для этого набираем в строку с первой фамилией формулу: =СЕГОДНЯ() – Е2

Выборка данных

Ею пользуются если нужно посмотреть не всю таблицу, а лишь данные, которые удовлетворяют некоторому условию. Например, вам нужен список сотрудников, возраст которых больше или равен 18лет или стаж работы больше 10лет, а может, потребуется одновременное выполнение двух условий. Для решения такого рода задач используются фильтры.

Для установки фильтра выделите всю таблицу, включая заголовок. Выберите Данные / Форма, в результате чего на экране появится окно диалога, предназначенное для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка или базы данных, а также для поиска конкретных записей на основе определяемых вами критериев поиска.

Все доступные для редактирования поля отображаются в окне редактирования. Вычисляемые поля не редактируются. Индикатор номера записи сообщает номер отображаемой записи и общее количество записей в списке. Нажатие кнопки Добавить позволяет ввести новую запись списка. Кнопка Удалить предназначена для удаления текущей записи, при этом нельзя восстановить удаленную запись. Кнопка Вернуть восстанавливает отредактированные поля в выведенной записи, отменяя внесенные изменения.

Выделите весь список данных, затем Данные/Форма/Критерии. Кнопка Критерии предназначена для открытия окна диалога, в котором можно ввести критерии сравнения для поиска нужного подмножества записей.

Для установки фильтра:

1. Нажмите кнопку Критерии. На экране появится пустая форма, которую можно использовать в качестве шаблона для поиска требуемых записей.

2. Введите в поле “Стаж” значение больше или равен 10. С помощью кнопок Далее и Назад просмотрите записи, в которых стаж работы равен и больше 10.