3.Учет кассовых операций

Для приема, хранения и расходования необходимых для текущей хозяйственной деятельности наличных денег предприятие имеет кассу. Учет кассовых операций регламентируется Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь. Наличные денежные средства могут быть получены субъектами хозяйствования в учреждениях банков, в качестве выручки за реализованные за наличный расчет товарно-материальные ценности неиспользованные подотчетные суммы и др.

Кассовые операции выполняет кассир, являющийся материально-ответственным лицом, с которым при приеме на работу заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Он должен быть ознакомлен с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь под роспись.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассирам (болезнь и др.) все ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. В организациях нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам.

Организации по разрешению обслуживающего банка могут использовать выручку на цели, установленные законодательством Республики Беларусь при отсутствии претензий к расчетному (текущему) счету либо при наличии в картотеке расчетных документов, оплата которых относится только к четвертой группе очередности платежей, за исключением случаев, установленных законодательством Республики Беларусь.

Организации, расходующие по согласованию с банком наличные деньги из выручки, не имеют право накапливать в своих кассах наличные деньги для предстоящих расходов (в том числе на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий) до установленного срока их выручки.

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются утвержденными формами первичной учетной документации.

Прием наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером (ф. КО-1), в котором указывают, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату. Приходный ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают. Приходные кассовые ордера при использовании их для приема денежных средств за реализованную продукцию (товары, работы, услуги) перед применением должны быть зарегистрированы в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности.

Выдачу наличных денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (ф. КО-2). В нем указывают: кому, на какие цели или за что выданы деньги, сумму, дату. Расходный кассовый ордер выписывает бухгалтерия, подписывает руководитель организации, главный бухгалтер, подтверждая законность операции по выдаче наличных денег. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Факт получения денег подтверждает подписью получател.

Все кассовые документы заполняют чернилами или пастой четко, ясно, без каких-либо помарок или исправлений. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Выдачу из кассы заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности кассир производит по платежным ведомостям. На титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью. Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выплаченную по ведомости общую сумму оплаты труда. Против фамилии, имя, отчества лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп или делает отметку от руки «Депонировано». На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию. Депонированные суммы сдаются в банк. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников предприятия, предпринимателя, производятся в порядке и размерах, установленных законодательством Республики Беларусь.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, производятся при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

Выдачи наличных денег на расчеты, осуществляемые между предприятиями, их обособленными подразделениями, предпринимателями, частными нотариусами, а также выплаты на оплату труда могут быть произведены за счет возврата средств, ранее выданных на эти цели и хранящихся в кассе предприятия, предпринимателя, частного нотариуса.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Все приходные и расходные кассовые ордера до подачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях (ф.1 или 1а)

Журнал, как правило, открывают раздельно на приходные и расходные кассовые документы.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных ведомостей, заполняются и регистрируются только после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости.

На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир ставит специальный штамп или надпись «Получено» – на приходных документах, «Оплачено» – на расходных документах с указанием даты (число, месяц, год).

Движение денег в кассе кассир учитывает в кассовой книге (ф. КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому приходному или расходному кассовому ордеру. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день.

Допускается ведение кассовой книги с помощью технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и защиты программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов, от несанкционированного доступа. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно в ней формируется выходная форма «Отчет кассира». Обе формы должны составляться в конце рабочего дня.

В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность наличных денег и других ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

Движение денег по кассе в системе бухгалтерских счетов учитывается на активном счете 50 «Касса». По дебету отражается поступление денежных средств в кассу организации, по кредиту – их выбытие.

К счету 50 «Касса» открываются субсчета:

Касса организации;

Операционная касса;

Денежные документы;

Валютная касса.

Субсчет 1 предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

Рассмотрим основные бухгалтерские записи:

Дт 50-1 Кт 51, 55 – при поступлении денежных средств со счетов в банке;

Дт 50-1 Кт 90, 91 – на сумму выручки от реализации продукции основных средств, других ценностей арендной платы;

Дт 50-1 Кт 71 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм;

Дт 50-1 Кт 73 – на сумму погашения задолженности по займам гашения материального ущерба;

Дт 50-1 Кт 76 – на сумму, внесенную в погашение задолженности по квартплате, коммунальным услугам и другого рода дебиторской задолженности;

Дт 50-1 Кт 75 – на сумму денежных средств, внесенных учредителями в качестве вклада в уставный фонд предприятия;

Дт 50-1 Кт 92 – при оприходовании излишков денежных средств по результатам инвентаризации;

Дт 51,52 Кт 50-1 – на сумму сверхнормативных остатков наличных средств, сданных в банк;

Дт 50/3 Кт 50-1 – на сумму стоимости денежных документов, приобретенных за наличный расчет;

Дт 70 Кт 50-1 – на сумму выплаченной заработной платы, пенсий, пособий;

Дт 73 Кт 50-1 – на сумму займа, выданного работникам наличными деньгами;

Дт 75 Кт 50-1 – на сумму выплаченных дивидендов;

Дт 76 Кт 50-1 – на сумму кредиторской задолженности, оплата по исполнительным листам;

Дт 94 Кт 50-1 – на сумму недостачи по итогам ревизии (инвентаризации);

Дт 92 Кт 50-1 – на сумму материальной помощи за счет средств специальных фондов, курсовая разн

4. Учет денежных средств в пути

Счет 57 «Денежные средства в пути» предназначен для обобщения информации о движении денежных средств в белорусских рублях и иностранных валютах, внесенных в кассы банков, в т.ч. через инкассацию, или почтовых отделений для зачисления на расчетные или иные счета организации, но еще не зачисленных по назначению, а также о движении денежных средств в белорусских рублях для приобретения иностранной валюты и денежных средств в иностранных валютах для реализации.

К счету 57 могут быть открыты субсчета:

• 57-1 «Инкассированные денежные средства»;

• 57-2 «Денежные средства для приобретения иностранной валюты»;

• 57-3 «Денежные средства в иностранных валютах для реализации»