5. Учёт и хранение дел с конфиденциальными документами.

Все дела и журналы (картотеки) учета документов с грифом «КТ» в обязательном порядке вносят в номенклатуру дел организации Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфи­денциальных документов, может быть составной частью общей номен­клатуры дел фирмы или существовать в качестве самостоятельного до­кумента. По форме она не отличается от номенклатуры дел для откры­тых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользо­ваться делом, фамилия лица, ответственного за формирование и со­хранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и пере­даче дела на открытое хранение и другие сведения.

После окончания года она подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на инвентарном учете.

Дела формируются централизованно в службе конфиденциаль­ной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на ра­бочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.

Гриф конфиденциальности дела указывается на обложке. На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одно­временно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.

В дело помещаются только конфиденциальные документы. Хра­нить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также раздельно с различиями по доступу хранится конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.

При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и неконфиденциальные дела. При снятии с до­кументов грифа конфиденциальности они перемещаются в анало­гичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управле­нии делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфиденциальных дел и сделать защиту их более эффективной.

При передаче дел в архивна документы с грифом «КТ» составляютотдельную опись.Хранят такие документы вопечатанных коробках, в помещениях, исключающихнесанкционированный доступ.