делопроизволство-бу / лекции бу / лекция 5

6

Раздел 5. Делопроизводство в бухгалтерии

Лекция 5.1. Нормативные основы работы бухгалтерии

1. Положение о бухгалтерии

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» закрепил обязатель­ность ведения и организации бухгалтерского учёта во всех организациях независимо от формы собственности. Таким образом, бухгалтерский учёт выступает как одна из основных типовых функций управления.

Организационные формы бухгалтерского учёта строятся на основа­нии законодательно-нормативных актов, в которых эти вопросы разрабо­таны достаточно подробно. Прежде всего следует обратиться к закону Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности». В соответ­ствии с Законом ответственность за организацию бухгалтерского учёта, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

Закон предусматривает четыре варианта организационных форм ве­дения бухгалтерского учёта:

а) бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглав­ляемое главным бухгалтером;

б) штатную должность бухгалтера;

в) передачу на договорных началах ведения бухгалтерского учёта организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учёта и отчётности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;

г) ведение бухгалтерского учёта лично руководителем организации. Эти формы выбираются руководителем в зависимости от объёмов работы

организации.

Выбранная форма ведения бухгалтерского учёта закрепляется в организационных документах. Слово «организационные» показывает характер этих документов - в них закрепляется установленный порядок

Начинается организация всякой работы с точного формулирования целей и задач. Цели и задачи организации (фирмы) в целом находят от­ражение в её уставе (положении об организации). Это главный (основной) организаци­онный документ. В соответствии с установленными целями и задачами определяют функции управленческого аппарата для достижения постав­ленных целей, а также и кто эти функции будет выполнять. Распределение функ­ций закрепляется в положениях о структурных подразделениях.

Если бухгалтерским учётом в организации занимается специальное структурное подразделение (бухгалтерия), составляется положение о бухгалтерии (как и о каждом другом структурном подразделении).

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения (структурного подразделения).

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содер­жание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий постоянный срок хранения и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицирован­ной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

• общие положения;

• основные задачи;

• организационная структура;

• функции;

• права и обязанности;

• взаимоотношения, связи;

• ответственность.

Составляя положение о бухгалтерии, прежде всего надо обратиться к закону «О бухгалтерском учёте и отчётности», Положению о главном бухгалтере, Положению или Уставу вашей организации (фирмы).

В разделе «Общие положения» указывают место бухгалтерии среди других структурных подразделений, порядок создания, реорганизации и ликвидации, подчинённость. Описывается руководящий состав бухгалтерии, нормативно-правовые документы, которыми она руководствуется в своей работе. Указываются основные показатели деятельности бухгалтерии.

Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт о том, каки­ми законодательно-нормативными актами руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщённо типа «Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется законодательными актами Республики Беларусь о бухгалтерском учёте и отчётности, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Беларусь, нормативны­ми актами органов, регулирующих бухгалтерский учёт, Уставом органи­зации и настоящим положением о бухгалтерии».

Второй раздел Положения посвящается задачам бухгалте­рии. Его также можно формулировать на основании статей 3-4 за­кона «О бухгалтерском учёте и отчётности», в котором указаны основные цели и задачи бух­галтерского учёта.

Третий раздел «Организационная структура» описывает структуру бухгалтерии, основанную на основных направлениях её деятельности, порядок распределения обязанностей между работниками, порядок утверждения организационных документов структурных подразделений бухгалтерии.

Из основных целей и задач вытекает раздел «Функции». В нём необ­ходимо подробно перечислить все работы, выполняемые бухгалтерией. Именно этот раздел больше всего отражает специфику вашей бухгалте­рии (строительной фирмы, банка, предприятия, учебного заведения и т.д.). Но в этом разделе есть и такие общие для любой бухгалтерии по­зиции, как учёт основных фондов, учёт денежных средств, контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведение расчетов по заработной плате и т.п. Отдельными пунктами в этом раз­деле указывается обязательность применения утверждённых типовых унифицированных форм; своевременность и качественность составления первичных учётных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте; обеспечение сохранности бухгалтер­ских документов; использование современных автоматизированных тех­нологий учётно-вычислительных работ и т.д.

Чем подробнее будет расписан этот раздел положения, тем легче составляются затем должностные инструкции на работников бухгалтерии, закрепляющие эти функции за определёнными сотрудниками.

За разделом «Функции» логично следует раздел «Права и обязанности», который наделяет работников бухгалтерии правами для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие, как право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного, в соответствии с графиком, представления необходимых документов; не принимать к исполнению неправильно оформленные до­кументы и т.п. Отдельно указываются в этом разделе и права главного бухгалтера, обязательность исполнения распоряжений и указаний главного бухгалтера и бухгалтерии, порядок назначения, перемещения и увольнения материально ответственных лиц.

В разделе «Взаимоотношения. Связи» можно указать, что бухгалтерия взаи­модействует:

• со всеми структурными подразделениями по вопросам бухгалтер­ского учёта;

• с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

• с кадровой службой - по вопросам подбора кадров в бухгалте­рию, по расчётам заработной платы работникам организации (фирмы).

Желательно записать пункт об обязательном представлении в бух­галтерию кадровой службой копий приказов по личному составу.

Последний раздел – «Ответственность». Здесь отражается ответственность главного бухгалтера и работников бухгалтерии за порученный участок работы.

Даже краткое изложение содержания Положения о бухгалтерии по­казывает важность этого документа, чётко расписывающего порядок ра­боты подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем чётче строится и легче орга­низуется в дальнейшем работа бухгалтерии.

Оформляется Положение о бухгалтерии на общем бланке. Подписывается главным бухгалтером, начальниками отделов организации труда и заработной платы, кадров, юридического отдела и утверждается руководителем организации (фирмы).

2. Должностные инструкции

Имея Положение о бухгалтерии, в котором указаны возложенные на неё задачи и функции, определяют общий объём работ (можно вос­пользоваться «Межотраслевыми укрупнёнными нормами времени на ра­боты по бухгалтерскому учету для отраслей промышленности») и соот­ветственно устанавливают численный и должностной состав бухгалтерии. На каждого предполагаемого работника (вакантную долж­ность) должна быть составлена должностная инструкция.

При составлении должностной инструкции в первую очередь надо воспользоваться Единым квалификационным справочником должностей служащих. Так как бухгалтерский учёт ведётся повсеместно, сотруд­ники бухгалтерии относятся к общеотраслевым должностям служащих. Для организации бюджетной сферы тарифно-квалификационные характе­ристики носят обязательный характер. Но, учитывая, что этот нормативный документ обеспечивает рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, он может быть рекомендован к ис­пользованию и организациям любых форм собственности.

Тарифно-квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Квалификационные требования».

Раздел «Должностные обязанности» содержит основные функции, выполнение которых может быть поручено полностью или частично служащему, занимающему данную должность, и является основой для разработки непосредственно в организациях, должностных инструкций, закрепляющих конкретные обязанности, права и ответственность слу­жащего.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъяв­ляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны приме­няться при выполнении должностных обязанностей.

Раздел «Квалификационные требования» опреде­ляет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы».

Взяв за основу квалификационную характеристику из справочника, уже значительно легче составить должностную инструкцию на конкретного работника бухгалтерии. Исходя из объёма и специфики работы, должностные обязанности, указанные в квалификационной характеристике той или иной должности, могут быть распределены между несколькими работниками бухгалтерии. И наоборот, с внедрением технических средств и сокращением численности персонала, круг обязанностей служащего может быть расширен по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой.

Должностная инструкция - индивидуальный документ, хотя и составляется на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определённую должность в данной организации (фирме), всегда имеют свои особенности, так как любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объёме работ, и бухгалтер строительной фирмы наряду с общей ведёт и специфическую документацию, отличную от документации фирмы образовательной, торговой, медицинской и т.д.

При наличии должностной инструкции, в которой определены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приёме на работу претендент на должность знакомится с инструкцией, видит круг своих обязанностей, и может сразу соотнести с ними свои возможности.

При зачислении на должность принимаемый работник должен рас­писаться в должностной инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется её выполнять. В трудовой договор (контракт) может быть включён пункт с обязательным выполнением работы в соответствии с должностной инструкцией.

Должностная инструкция имеет также унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

• общие положения;

• функции;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность. Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста Положения о бухгалтерии (структурном подразделении). Если у вашей организации (фирмы) бухгалтерский учёт возложен не на структурное подразделение, а на одно должностное лицо – бухгалтера (главного бухгалтера), все задачи и функции по бухгалтерскому учёту, указанные в Положении о бухгалтерии, войдут в его должностную инструкцию. Он должен будет один выполнить все работы по бухгалтерскому учёту, только в меньшем объёме.

При большом объёме работ они должны быть чётко распределены между указанными в штатном расписании работниками бухгалтерии. Должностные инструкции, составленные на всех работников бухгалтерии, чётко разграничат права и обязанности сотрудников, исключат дублирование и, в то же время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.

Общие положения в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому стажу работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности.

Последний пункт этого раздела содержит указания основных законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов надо взять из положения о бухгалтерии, затем указать более узкие нормативно-методические документы, определяющие порядок ведения бухгалтерского учёта и отчётности по тем операциям, которые поручены данному работнику. Например, по учёту товарообменных операций или по инвентаризации, начислении заработной платы и т.д. Завершает этот пункт перечисление организационных документов вашей организации: устава, положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции. Здесь же перечислены квалификационные требования к должности.

Следующий раздел – «Функции». В нём указывают основные направления деятельности.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Данный раздел следует расписать как можно детальнее. Чем больше будет расписано не только, что делает данный работник, но и как он выполняет эту работу, тем ценнее должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

В разделе «Права» можно перенести пункты из Положения о бухгалтерии, конкретизировав их указанием видов документов, которые представляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие и т.д.

Раздел «Ответственность» может быть написан обобщённо по видам ответственности: дисциплинарной, материальной.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приёма нового работника старую должностную инструк­цию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррек­тивы, уточнить технологию или добавить те обязанности, которые до­полнительно будут возложены на вновь принятого работника. Например, новый работник бухгалтерии должен вести документацию с использова­нием приобретенной компьютерной программы, ему дополнительно вме­няется проведение экспертизы ценности документов или страховое ко­пирование данных и т.д. Всё это должно быть вписано в его должностную инструкцию до зачисления на работу.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и подписывается руководителем структурного подразделения (главным бухгалтером), начальниками отделов организации труда и заработной платы, юридического отдела и утверждается руководителем организации (фирмы).

Наличие в организации необходимого пакета законодательных и нормативно-методических документов, хорошо составленные организа­ционные документы - положение о бухгалтерии и должностные инст­рукции на её сотрудников, обеспечат чёткое выполнение одной из важ­нейших управленческих функций - бухгалтерского учёта.