9

Лекция 5.2. Организация работы с документами в бухгалтерии

1. Бухгалтерский учёт как одна из функций управленческой деятельности

Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии.

ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информа­цией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления - необходимость зафик­сировать информацию.

Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, ис­пользуется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункцио­нален.

Документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей (организационные документы). Информация является основанием для принятия управленческих решений, фиксируемых в распорядительных документах, служит доказательством их испол­нения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Основные формы управленческой деятельности выражаются посред­ством соответствующих документов: планирование - посредством под­готовки различных планов, учет - в виде составления и обработки ста­тистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указа­ний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управ­ленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэто­му оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

Принятый 06.09.95 закон Республики Беларусь «Об информатизации» указывает: «Документирование информации яв­ляется обязательным условием включения информации в информацион­ные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их масси­вов».

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности», указав, что «бухгал­терский учёт – это система непрерывного и сплошного доку­ментального отражения информации о хозяйственной деятельности организации», специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организа­цией, должны оформляться документами. Эти доку­менты служат первичными учётными документами, на основании кото­рых ведётся бухгалтерский учёт.

Обратим внимание, что здесь же указано, что первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носи­телях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

Таким образом, внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установлен­ными правилами. А представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным.

Следует обратить внимание также на то, что в законе «О бухгалтерском учёте и отчётности» ст.15 говорит о публикации бухгалтерской отчётности.

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» да­ет определение документированной информация (документа) как за­фиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, т.е. установить полное совпаде­ние, тождественность.

Поскольку появился профессиональный термин «реквизит», раскроем его содержание. В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело» реквизитом документа называ­ется элемент официального документа.

В законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» в статье 9 пере­числены обязательные реквизиты первичных учётных документов:

наименование, номер документа, дата и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, её измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операциии, правильность её оформления, их фамилии, инициалы, подписи.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности и в особенно­сти бухгалтерской юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представля­ют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты представительных и рас­порядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбит­ражные акты, договорная документация, изначально обладают юридиче­ской функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде­ляются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитра­же и др.