3. Стандартизация и унификация управленческой документации
Стандартизацию и унификацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.
Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.
Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
Основными принципами унификации документов являются:
унификация от общего к частному. Заключается впостроении формуляра-образца документадля конкретной системы документациии установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;
единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальнойтипизации и трафаретизации документов,унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;
комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
стабильность требований к документации. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;
сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему управления, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения и др.
Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет – это способ фиксациипостоянной информациив виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения ихпеременной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений вунифицированной системе документации(УСД) наорганизационно-распорядительные документы(ОРД).
Анкета – способ представления унифицированного текста, при которомпостоянная информациярасполагается в левой части листа, апеременная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки.
Таблица так же, как и анкета, представляет собой «разорванный» текст, но расположенный по другому принципу:постоянная информацияразмещена в заголовках граф и боковике, апеременная(в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Достоинства текста, представленного в виде таблицы, заключаются в том, что он обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» содержит классификацию унифицированных документов (УД) различных систем документации с их кодами.
Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения»устанавливает порядок разработки и основные требования к унифицированным система документации (УСД). В нём даны требования к разработке унифицированных форм документов, порядок их разработки и регистрации, порядок введения унифицированных систем документации, введение и применение унифицированных форм документов. Здесь же даны определения ряда терминов.
Система документации– совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности.
Унифицированная система документации (УСД)– система документации, созданная по единым правилами требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД)– совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определённом порядке.
Код документа– идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения.
Реквизит документа– обязательный элемент служебного документа.
Постоянная часть реквизита документа– часть реквизита документа, наносимая при изготовлении бланка документа.Переменная часть реквизита документа– часть реквизита документа, фиксируемая на бланке в процессе его заполнения.
Работы по созданию унифицированных систем документации являются одним из направлений совершенствования процессов управления различными видами деятельности: статистикой, финансовой деятельностью, банковским делом, бухгалтерским учетом, внешней экономической деятельностью и т.д.
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава формдокументов, а также совокупности их реквизитов.Основными задачами, решаемыми УСД, являются:
1) обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;
2) сокращение количества функционирующих форм документов;
3) упорядочение информационных потоков.
Работы по унификации документов включают:
1) установление номенклатуры действующих форм;
2) построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;
3) разработку структур документов;
4) создание общих синтаксических правил построения документа;
5) определение методов контроля информации документа.
Для унифицированных форм документов применяются форматы бумаги АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Международный стандарт ИСО 15489-2001рассматривает управление документами как основу создания единых норм обмена информацией в процессе международной экономической деятельности.