2. Классификация документов
Для того, чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
В текущей работе классификациядокументовпроизводится на этапе группировки их в дела. Это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.Дело – это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.
Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкойдокументационного обеспечения автоматизированных систем управления.
Документы классифицируются по различным признакам.
1) По способу фиксации информациидокументы делятся написьменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
2) По содержаниюдокументы подразделяются наорганизационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.
3) По наименованиюразличают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.
4) По видамдокументы бываюттиповые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.
5) По степени сложностиразличаютпростые документы, содержащие один вопрос, исложные, содержащие несколько вопросов.
6) По месту составлениядокументы подразделяют навнутренниеивнешние.Внутренние – документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы.Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).
7) По срокам исполнениядокументы подразделяют насрочные и несрочные.
8) По происхождениюдокументы бываютслужебные и личные (именные).
9) По степени гласностивыделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.
10) По юридической силеразличаютподлинные и подложные документы. Подлинные документыподразделяют в свою очередь надействительные и недействительные. Недействительнымдокумент становится в том случае, если онутратил юридическую силупо каким-либо причинам, например, по истечении срока действия.
11) По стадии созданиядокументы подразделяют наподлинники (оригиналы) и копии.Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадиячерновика – документа в предварительной редакции. Вюридическом отношенииподлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная,равноценны.Копия –документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный.Выписка из документа – копия части документа, адубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника.Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
12) По срокам хранениядокументы подразделяют натриосновные группы:постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
13) По роду деятельности документы подразделяются насистемы документации:плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительству, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т.п.