4.2. Инвентаризация. Порядок проведения и отражения результатов в бухгалтерском учете

Фактическое наличие имущества и обязательств может отличаться от отраженного в учете. Причинами отклонений являются естественная убыль, неточности при приеме или отпуске материальных ценностей, ошибки в учете, злоупотребления. Для обеспечения достоверности сведений бухгалтерского учета организации проводят инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие материальных ценностей, их состояние и оценка. Правила проведения инвентаризации предусматриваются в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств Минфина России.

Порядок и сроки осуществления инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации подразделяются на полные и частичные.

Полная инвентаризация охватывает все виды средств и проводится, как правило, один раз в год на 1 января перед составлением годового отчета.

При частичной инвентаризации проверяются отдельные виды активов и обязательств, например, денежные средства в кассе, материальные ценности, основные средства, расчеты с поставщиками, покупателями, бюджетом.

В зависимости от назначения различают плановые и внезапные инвентаризации. Плановая, или периодическая, инвентаризация проводится по графику в заранее намеченные сроки.

Внезапная инвентаризация осуществляется по распоряжению руководителя организации при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей, а также при стихийных бедствиях.

Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации и утверждаемой приказом по организации. Проведению инвентаризации предшествует определенная подготовительная работа. В местах хранения ценностей материально ответственными лицами должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, а учетными работниками сделаны все записи в учете и выведены остатки. Дебиторам направляются выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От кредиторов должна быть затребована выписка об остатках задолженности с тем, чтобы проверить правильность взаимных расчетов.

Инвентаризация проводится в отдельности по каждому месту хранения и материально ответственному лицу в присутствии материально ответственного лица. Данные о подсчитанных ценностях заносятся в инвентаризационные описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии. С целью отражения результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительные ведомости, в которых содержатся сведения о выявленных отклонениях.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек ценностей приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

- недостача и порча ценностей относятся на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи или порчи имущества списываются на финансовые результаты организации.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Контрольные вопросы

1. Что такое учетный документ и какие обязательные реквизиты он должен содержать?

2. Какова классификация бухгалтерских документов по назначению, по порядку составления, по способу охвата операций?

5. Какие требования предъявляются к оформлению бухгалтерских документов?

6. Как происходит обработка документов в бухгалтерии?

7. Как должен быть организован документооборот?

8. Что такое инвентаризация, виды инвентаризации, каковы порядок и сроки ее проведения?