5. Краткое описание системы документооборота, реализуемой в организации

Документооборот в Администрации Миасского городского округа осуществляется по общим правилам, установленным федеральным, областным и местным законодательством.

Каждое поступившее письменное обращение граждан или организации регистрируется сектором регистрации и контроля и направляется Главе Администрации для рассмотрения и направления по принадлежности.

Каждый ответ на письменное обращение также проходит процедуру регистрации перед отправкой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и последующего использования. Факт регистрации входящего документа подтверждается проставлением порядкового номера и даты в правом нижнем углу документа с последующей записью в регистрационном журнале.

Основные сведения о поступающих документах заносятся в регистрационные журналы или регистрационные формы электронной базы данных в соответствии с настоящей Инструкцией составом основных регистрационных реквизитов.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Все поступающие в Администрацию предложения, заявления и жалобы граждан должны быть зарегистрированы в день их поступления в специальном регистрационно-контрольном журнале [11].

Все поступающие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждения документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат регистрации в день их поступления.

Перечень документов, не подлежащих регистрации

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Документы, отправляемые Администрацией, передаются почтовой и электронной связью, нарочными.

Подготовленный и подписанный должностным лицом документ регистрируется, при этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

В Администрации исходящие документы оформляются на бланках и подписываются соответствующим должностным лицом.

Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии исполнителя и номера телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.

Телеграммы на отправку принимаются работниками общего отдела правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата.

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).

Телеграмма печатается в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграммы с одним и тем же текстом более чем в 4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2 экземплярах) с указанием почтовых и телеграфных адресов.

Инструкция по делопроизводству в Администрации Миасского городского округа устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации документооборота в структурных подразделениях администрации Миасского городского округа. Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, конфиденциальную информацию), регламентируется специальными нормативными актами и инструкциями.

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается главой Администрации.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль». Цветной линией выделяется дата исполнения документа [11].

Организация контроля включает:

- распределение задач и организацию взаимодействия между органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;

- определение порядка, форм и методов обмена информацией между контрольными инстанциями и исполнителями документов;

- осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых и распорядительных актов или контролируемых мероприятий;

- обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;

- обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;

- проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений руководству;

- обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм, установленной документации (на бумажном или электронном носителях) по состоянию исполнения мероприятий.

Руководитель, на которого возложен контроль, при постановке задачи работнику, осуществляющему непосредственно контрольные функции, определяет, какой результат (документ) и в какие конечные сроки должен быть получен.

В поручениях, как правило, устанавливается контрольный срок (календарная дата) их исполнения.

Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых и распорядительных актах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным актом.

В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания).

В случае если по ходу совещания срок исполнения указан не был, он исчисляется:

- для доработки рассмотренного проекта документа - до 5 рабочих дней;

- исполнение поручений, требующих дополнительного изучения вопроса, - до 1 месяца.

По истечении срока и проведении всех мероприятий общий отдел докладывает о результатах по контрольному вопросу главе городского округа для получения резолюции "Выполнено, с контроля снять" или "Продолжить контроль до устранения недостатков".

Снятие с контроля нормативных правовых и распорядительных актов и поручений производится на основании представленной исполнителем информации об их выполнении.

Доклад о состоянии исполнения документов главе городского округа осуществляется ежемесячно.

При этом по указанию главы городского округа доклад может быть полным или сокращенным (только мероприятия с нарушенными сроками исполнения).

Доклад, как правило, включает:

- служебную записку со сводным анализом состояния исполнения документов;

- систематический анализ состояния исполнения документов по подразделениям Администрации за отчетный период или нарастающим итогом, обычно с начала года;

- таблицу данных о состоянии исполнения контролируемых мероприятий или таблицу данных о мероприятиях с нарушенными сроками исполнения.

Контроль за выполнением правовых актов Российской Федерации, поручений руководителей федеральных исполнительных органов государственной власти организуется аналогичным образом.

Исполненные и правильно оформленные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел.

Формирование и хранение дел организуется так, чтобы обеспечивалась полная сохранность документов и возможность их быстрого использования.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- правильно помещать документы в то или иное дело, проверять соответствие содержания подшиваемых документов заголовку дела;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением дел, продолжение которых более одного года вызывается необходимостью;

- систематизировать документы внутри дела по хронологии или в порядке разрешения вопроса, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы помещать в начале дела;

- группировать в дела документы со всеми приложениями и дополнительными материалами. Приложения большого объема можно формировать в отдельный том этого же дела;

- проверять правильность оформления документов;

- не допускать подшивки в дела лишних и дублетных экземпляров, а также неисполненных, неоформленных и подлежащих возвращению документов [11].

При работе с документами в подразделениях Администрации необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- работники несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при участии руководителя подразделения Администрации, где работает сотрудник, потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;

- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

- не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных инструкцией;

- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя временно изъят с объяснительным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела;

- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) работник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в общий отдел.

Оформленные документы Администрации должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является продольный. Для бланков поручений установлен формат А6 (105 x 148 мм) и (210 x 210 мм).

Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без использования бланков.

Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом.

Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Установлены следующие виды бланков документов:

- общие бланки;

- бланки письма;

- бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Также активно внедряется система электронного документооборота для это используется специальная программа в которую загружаются электронные сканированные копии входящих документов и ведется их учет. Также предусмотрена возможность подготовить ответ и согласовать его также в электронном виде.

В данной программе доступны все основные действия с электронными документами:

- Надежное хранение и удобная классификация;

- Гибкое разграничение прав доступа;

- Изменение документов и сохранение их версий;

- Поиск по атрибутам и тексту документов;

- Согласование, подписание и утверждение документов, а также ознакомление с ними сотрудников;

- Наложение электронной подписи на документ;

- Работа с заданиями: их создание, исполнение и контроль.

В приложении есть все основные элементы, необходимые для работы:

- Типовая структура папок хранения по видам документов и функциональным структурам предприятия. Для папок настроены соответствующие представления. Для поиска документов настроены поисковые запросы.

- Основные виды документов: корреспонденция, организационно-распорядительные, договорные, и произвольные. Для них настроены формы, жизненные циклы, и ролевая модель.

- Рабочее место пользователя: структура виртуальных папок для отображения заданий и документов по разным критериям, с которыми работает сотрудник.

Приложение «Управление документами» ориентировано в первую очередь на массовое использование сотрудниками на каждом рабочем месте, на их повседневное взаимодействие в составе рабочих групп. Это позволяет организовать эффективную и упорядоченную работу с электронными документами без избыточной формализации. Вместе с тем, в приложении реализованы в упрощенном виде основные элементы классического делопроизводства [13].

Внедрение данной системы началось с Комитета по имуществу. Как отметил на рабочем совещании Глава Администрации Станислав Третьяков, система документооборота в комитете по имуществу отлажена, задержек по заявлениям граждан нет. Следующий отдел, который будет подключен к системе электронного документооборота, — земельный комитет [14].

Таким образом, документооборот в Администрации Миасского городского округа соответствует строгим критериям, предъявляемым к органам исполнительной власти. При этом, этом система бумажного документооборота, являясь наиболее надежной, не отвечает современным требованиям оперативности. В этой связи, наиболее перспективным направлением развития документооборота в Администрации Миасского городского округа является его перевод в электронный вид.