5

Создание шаблонов документов с использованием таблиц и форм в текстовом редакторе Word

1. Понятие шаблонов документов

Шаблон документа– это средство для создания однотипных документов. Параметры, хранимые в шаблонах, определяют свойства нового документа, созданного на основе данного шаблона. Использование шаблонов документов автоматизирует создание и форматирование текстов, имеющих сходную структуру. Шаблон является основой для других документов, а сам остаётся в неизменном виде.

2. Создание шаблонов документов

При создании шаблона задаётся неизменяемый(постоянный)текств виде обычной символьной строки имодифицируемая(переменная)частьдокументав виде полей.

К постоянной части шаблона относится неизменяемый при вводе текст, таблица фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графики, линии разметки, элементы оформления - заполнение, обрамление.

Для разработки шаблонов документов применяется команда Файл/ Создатьс указанием типа документа справа в окнеСоздание документа–Шаблоны – На моем компьютере…. При этом открывается окноШаблоны. Необходимо выбратьСоздатьшаблон и будет создан новый документ со стандартным именемШаблон1, для которого можно выполнить все необходимые оформления, разметки, подготовить таблицы, стили, макрокоманды и т.д., а затем сохранить документ со стандартным расширением.dotв папке, содержащем шаблоны.

3. Создание постоянной части шаблона

Далее необходимо ввести в документ неизменяемый текст (см. таблицу ниже) и отформатировать его.

Неизменяемую часть документа (Справка №, Выдана, Директор, Гл. бухгалтер …) можно рекомендовать вводить с использованием таблицы, разделенной на 16 строк и 4 столбца:

Справка №

от «

»

20

г.

Выдана

в том, что он(а) работает

(Ф.И.О.)

в

в должности

(наименование предприятия)

(указывается должность)

с окладом

рублей в месяц.

(сумма прописью)

Данная справка выдана для предоставления в

(наименование организации, куда предоставляется справка)

Директор

(подпись)

(Ф.И.О. полностью)

Гл. бухгалтер

(подпись)

(Ф.И.О. полностью)

М.П.

4. Создание изменяемой части шаблона

Переменная часть документа включает текст, списки, флажки и используется для ввода информации при заполнении шаблона.

Для размещения в документе изменяемых данных служат поля, настройка которых выполняется путём вызова Свойства поля.

Поля бывают двух основных типов:

1) Собственно поле. Это объектMicrosoftWord, представляющий собой вычисляемую и изменяемую величину (например, дата, время, количество страниц и т.д.) или команду по управлению документом (переформатировать, обновить оглавление и т.п.). Такое поле можно использовать и в шаблоне, и в обычном документе, создаваемом не на основе шаблона. Для добавления поля к шаблону используют командуВставка/Поле. В появившемся окне выбирают нужную категорию поля и само поле (например, для вставки поля типаDateнеобходимо указать категорию поляДата и время, затем выбрать само полеDate). При этом внизу появляется его описание, а вид поля можно задать с помощью кнопкиФормат. Наиболее часто встречаются поляPage, которое вставляется при добавлении номера страницы иDate, которое вставляется при выборе командыДата и время.

Установите в конце справки справа под подписями поле Date с форматом: dd.MM.yy

2) Поле формы. Особенно эффективно при создании документа на основе шаблона. Для добавления поля формы следует вызвать панель инструментовФормыс помощью командыВид / Панели Инструментов (рисунок 1).Установить курсор мыши в ячейку таблицы шаблона и выбрать требуемую форму на панели инструментов.

 

Рисунок 1 Панель инструментов Формы

 Чаще всего в шаблонах используются поля трех типов: текстовые поля, флажки, поля со списками. Настройку полей выполняют в диалоговом окне Свойства. Чтобы открыть данное окно поле следует выбрать и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы или сделать двойной щелчок мышью по вставленному в документ полю.