Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управленческое документирование проектов. Учебное пособие
.pdf
документов в целях формирования дел, экспертизу научной и практической ценности документов, оформление, описание и уничтожение
подлежащих уничтожению дел, обеспечение сохранности дел, передачу дел в архив организации.
Формирование дел. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнительным лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования в дела. Формирование дел представляет собой систематизированную группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивающей их
сохранность и оперативный поиск, группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Обычно дела в организациях формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях. Однако в организациях с ограниченным документооборотом и компактным
расположением подразделений возможно централизованное формирование дел в службе документационного обеспечения управления. Все
документы организации группируются в дела по определенным признакам, а внутри дела – в определенной последовательности.
Признаки заведения дела: номинативный (по разновидностям
документов). По этому признаку формируются распорядительные
документы, некоторые виды информационно-справочных документов,
например: «Приказы за 2020 год»; авторский (по авторам документов
дела), например: «Протоколы заседаний коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации»; корреспондентский (по
Названию корреспондента), например: «Переписка Министерством
внутренних дел Российской Федерации за 2010 год»; предметно-вопросный (группируются документы одному вопросу), например: «Поручения Правительства Российской Федерации по реализации Национального плана противодействия коррупции»; географический (по
территориальному расположению корреспондентов), например: «Переписка с Региональным управлением по вопросу учебной литературы за 2010 год»; хронологический, например: «Квартальные отчет»
о финансовой деятельности организации».
Дела по личному составу, как правило, систематизируются по
71
хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени
важности: приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.
д.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и т. д.),
лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные
карточки. Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников
относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой
группы по алфавиту фамилий.
При формировании дел следует соблюдать ряд установленных
правил:
• в дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре с необходимым набором реквизитов, отметкой об исполнении и надписью «В дело»;
• в дела группируются документы одного календарного года, располагаясь в хронологическом, алфавитном порядке или по порядковым номерам. Исключение составляют переходящие дела;
• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
• в дело подшивается только один экземпляр документа (подлинник или заверенная по установленной форме копия), за исключением
черновиков особо ценных документов;
• подлежащие возврату документы в дело не подшиваются;
• учредительные документы, устав организации помещаются в
одно дело;
• в дело объединяются документы только по одному вопросу;
• приложения присоединяются к основным документам, независимо от даты их утверждения или составления;
• документы коллегий группируются в два дела: 1) протоколы и
решения коллегии, 2) документы к заседаниям коллегии;
• документы ограниченного доступа формируются в дела отдельно от других;
• документы по личному составу формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
72
• при больших объемах переписки входящие и исходящие документы формируются в отдельные дела по видам документов (письма,
письма-ответы, письма-запросы, факсы и т. д.);
• запросы и ответы, сопроводительные письма и их приложения
не должны разобщаться;
• ксерокопии факсограмм, телефонограммы, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях;
• дело не должно превышать по объему 250 листов;
• при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе (части) с добавлением «т. 1»,
«т. 2» и т. д.
Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ):
• распорядительные документы группируются в дела в хронологическом порядке по видам документов вместе с относящимися к ним
приложениями;
• положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируются в самостоятельные дела;
• протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам;
• документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов;
• утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от проектов;
• документы в личные дела группируются по мере их поступления;
• лицевые счета по заработной плате, анкеты располагаются в деле
в алфавитном порядке по фамилиям;
• накладные, квитанции и другие документы располагаются в деле
по номерам;
• документы, имеющие приложения с разными датами составления или утверждения, группируются в вопросно-логической последовательности;
• стенограммы заседаний формируются в отдельные дела;
• статистическая информация группируется отдельно;
73
• предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования работы организаций, заявления и жалобы по личным вопросам
формируются отдельно, внутри них документы группируются в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Относящиеся к одному
заявителю документы образуют самостоятельную группу, которая
формируется в хронологической последовательности;
• документы подведомственных организаций группируются в самостоятельные дела;
• переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности по
датам создания или поступления документа. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по
определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего
года.
Рисунок 28. Передача дел в архив
74
Оформление дела – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оно включает в себя комплекс
работ по оформлению обложки дела, подшивке или переплету дела
(брошюровке), нумерации листов, составлению листа-заверителя и
внутренней описи документов дела (в необходимых случаях). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых
входит заведение и формирование дел при методической помощи и
под контролем архива организации.
Полное оформление дела предусматривает:
• оформление реквизитов обложки дела по установленной фор-
ме;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя дела;
• составление в необходимых случаях внутренних документов
дела;
• подшивку или переплет дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:
• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• номер (индекс) дела;
• заголовок дела;
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на
носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности,
75
собственности субъекта РФ или муниципальной собственности.
Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив организации.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в
организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа иcпoлнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности».
Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и
предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного
(свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
В соответствии с Законом об архивном деле для временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы в установленные cpoки:
• для включенных в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных
органов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет.
• для включенных в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ – 10 лет;
• для включенных в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций –
5 лет;
• для включенных в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:
• записей актов гражданского состояния – 100 лет;
• документов по личному составу, записей нотариально заверенных действий, хозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;
76
• проектной документации по капитальному строительству –
20 лет;
• технологической и конструкторской документации – 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный
образец – 20 лет;
• научной документации – 15 лет;
• кино- и фотодокументов – 5 лет;
• видео- и фонодокументов – 3 года.
До передачи в архив дела хранятся в соответствующих подразделениях организации (в канцелярии, секретариате), в ряде случаев (особенно это касается крупных организаций) – непосредственно в структурных подразделениях.
Контрольные вопросы для самопроверки
1. Принципы и формы организации делопроизводства на пред-
приятии.
2. Служба документационного обеспечения управления: функции,
структура, должностной состав.
3. Понятие, принципы и характеристики документооборота.
4. Основные этапы документооборота.
5. Первоначальная обработка документов в организации.
6. Технология рассмотрения документов в организации.
7. Экспертиза ценности документов.
Контрольные вопросы для самостоятельной работы
Задание 1. Руководство ООО «Стройсуперинвестторг» решило
при оформлении письма-предложения о сотрудничестве своим партнерам «Инвестстройкомкирпич» использовать изображение государственного герба РФ. Насколько правомочны действия руководства
Общества? Подтвердите свой ответ ссылкой на нормативные документы.
Задание 2. В ходе проверки прокуратурой Администрации N-го
района N-й области работы органов местного самоуправления по обеспечению единства правового пространства было выявлено, что документы хранятся в помещении, не приспособленном для этих целей:
нет необходимой инженерно-технической укрепленности, не соблюдены противопожарный (деревянные перекрытия) и охранный режи-
77
мы. Нарушения были зафиксированы прокуратурой. Кто несет ответственность за несоблюдение требований к хранению документов?
Какая мера ответственности может быть предусмотрена?
Задание 3. В антикварном магазине появились документы начала XX в., представляющие собой служебную переписку между органами власти и должностными лицами царской России. Эти документы имели признаки изъятия из архивных дел (нумерация в правом
верхнем углу, следы брошюровки). Работник антикварного магазина,
обнаруживший эти документы, сообщил о факте находки в органы
управления архивным делом субъекта РФ. Какие действия должны
предпринять органы управления архивным делом субъекта РФ? Насколько правомочны действия лица, обнаружившего документы?
Задание 4. В ходе проверки образовательной организации не были
обнаружены следующие документы: приказ о создании экспертной
комиссии, акты на списание утратившей свою актуальность документации, регламентирующей образовательный процесс. Руководителю
образовательной организации было объявлено предупреждение и дано
предписание устранить все нарушения. Насколько правильно вынесена мера наказания? Какими нормативными документами руководствовался суд при вынесении такой меры наказания?
Задание 5.
1. Изучите «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97–2016.
2. Ответьте на вопросы:
3. Что такое бланк документа?
4. Какие виды бланков используются при создании документов?
5. Где приведены образцы бланков документов?
6. Когда используется общий бланк?
7. В каких случаях применяют бланк конкретного вида докумен-
та?
8. В чем разница между общим бланком и бланком конкретного
вида документа?
9. Какие требования предъявляются к бланкам документов?
10. Какие поля должны быть у бланков?
11. Какие схемы расположения реквизитов используются на блан-
ках?
78
Итоговые тестовые задания к разделу 2
1. На какие виды документов распространяется действие ГОСТ Р
7.0.97–2016?
а) устав, положение, акты, письма, справки;
б) устав, зачетные книжки, акты, письма, справки;
в) устав, положение, акты, удостоверения, справки.
2. Разрешает ли ГОСТ Р 7.0.97–2016 создавать документы в элек-
тронной форме?
а) да;
б) нет;
в) да, но при условии, что документ создан еще и на бумажном
носителе.
3. Нумерация страниц проставляется:
а) посередине верхнего края поля документа;
б) посередине нижнего края поля документа;
в) в левой части верхнего поля документа;
г) в левой части нижнего поля документа;
4. Размер шрифта текста документа должен быть:
а) только 14; 22;
б) только 12;
в) 12 или 14;
г) 12, 13, 14.
5. Можно ли использовать в оформлении документов полужир-
ный шрифт?
а) да;
б) нет;
в) только при оформлении некоторых реквизитов;
г) только в отдельных фрагментах текста документа.
6. Какой межстрочный интервал должен быть в реквизите «Адре-
сат»?
а) одинарный;
б) полуторный;
в) в отдельных случаях допустим двойной.
7. Допускается ли создание документов на оборотной стороне
листа?
а) да;
б) нет;
79
в) да, но при условии, что документ содержит таблицы.
8. Выравнивание текста документа по ширине листа:
а) обязательно;
б) не обязательно;
в) допустимо, если текст не содержит таблиц.
Тематика рефератов
1. История развития системы государственного делопроизводства
в связи с современным развитием.
2. Понятие «документооборот» и «документопоток» в системе
документационного обеспечения предприятия.
3. Составление отдельных видов документов с использованием
ГОСТА Р 6.30-2003.
4. Официально-деловой стиль документов.
5. Деловая переписка.
6. Определение ценности документов (экспертные системы).
7. Защита конфиденциальных документов от несанкционирован-
ного доступа.
8. Технология прохождения документов на предприятии в обыч-
ном и автоматизированном режимах.
9. Разработка должностных инструкций работников предприя-
тий.
10. Средства организационной техники.
11. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов.
12. Компьютерные технологии организации хранения и поиска
документальной информации.
13. Система и обеспечение сохранности документной информа-
ции.
14. Организация информационно-поисковых систем и контроля
исполнения документов.
15. Анализ структуры документооборота. Методы учета и сокра-
щения документооборота.
16. Необходимость и значение секретарской деятельности (на
примере конкретного предприятия).
17. Система распорядительной документации (на примере ЕГС-
ДОУ).
18. Типичные языковые ошибки в текстах документов.
80
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]