Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управленческое документирование проектов. Учебное пособие
.pdf
ния или прекращают их действие. К ним относятся:
- нормативные правовые акты органов государственной власти и
государственного управления (указы, законы, постановления и др.);
- акты управления (правоприменительные акты), издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, решения, постановления и др.);
- договорные документы, фиксирующие договорные отношения;
- удостоверительные документы, имеющие юридическое значение (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании
и др.);
- оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).
- Обучающая: фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации.
- Познавательная: документ на основе фиксированного текста
позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный
элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата.
- Управленческая: документ является инструментом управления,
способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.
В управленческой функции также можно выделить две основные
подфункции: стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности; обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной
социальной роли. Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
- Мемориальная: документ выступает в качестве источника ис-
торических сведений о развитии общества, его отдельных структур и
11
личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей. Функция документа как
исторического источника изучается исторической наукой.
- Учетная: сопровождает производственную и хозяйственную
деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными
процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего
многообразные проявления хозяйственной деятельности государства
и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме
широкий спектр информации. Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.
- Эстетическая: фиксируя в структуре материальных носителей
результаты образно-художественного освоения действительности,
документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный
эстетический опыт.
- Релаксационная: (гедонистическая, развлекательная) – исполь-
зование некоторых разновидностей документов позволяет достичь
проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.
Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций,
которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время
он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, исторического источника). Значение той или иной
функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого
документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т. д.
2. Система управления документами в проектной деятельности
Управление документами определяется как область деятельности, включающая в себя эффективный и систематический контроль
создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи)
12
документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и
управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся:
- принятие основных организационных положений, направлений
развития и стандартов в сфере управления документами;
- распределение ответственности и полномочий по управлению
документами в организации;
- установление и распространение детальных процедур и руково-
дящих указаний по управлению документами;
- предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);
- проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
- интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.
Стратегия управления документами основывается на разработке
и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также проектировании и
внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативных правовых актов.
Стратегия управления документами в организации должна включать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы
управления документами.
Организация должна установить, документально зафиксировать,
поддерживать и распространять основные организационные положения,
направления развития, стандарты, процедуры и практику управления
документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы
свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.
Основные организационные положения, направления развития,
стандарты, процедуры и практика управления документами должны
быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Должна
быть распределена ответственность за их соблюдение. Упомянутые
13
компоненты организации управления документами разрабатываются
на основе анализа управленческой деятельности и должны определять области, в которых нормативные правовые акты, стандарты и
практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом
организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты.
Организация управления документами должна регулярно пересматриваться с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся
требований управленческой деятельности. Управление документами
осуществляется как управляющими документами, так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей
деятельности, в связи с чем возникает необходимость определить ответственность в отношении документов и распределить ее между отдельными сотрудниками организации.
Обязанности и полномочия в области управления документами
следует распределять между следующими сотрудниками организации:
- управляющие документами;
- специалисты в области информационных систем и технологий;
- руководство организации;
- руководители подразделений;
- системные администраторы;
- другие сотрудники, для которых создание документов является
частью их работы.
Распределять обязанности и права по управлению документами
и информировать об этом всех сотрудников организации требуется
для того, чтобы в случае определения конкретной необходимости создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответственен за осуществление соответствующих действий.
Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и
взаимоотношений в области работы с документами являются разработка и реализация системы правил по управлению документами,
которые:
- требуют от сотрудников создания документов в соответствии с
управленческими потребностями и процессами, т. е. адекватного фиксирования в документах управленческой деятельности, в которой они
участвуют;
14
- гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;
- гарантируют обеспечение сохранности документов в течение
всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы);
- гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на
хранение только в соответствии с установленной процедурой.
Ответственность по управлению документами должна включать
следующее:
- особая ответственность и подотчетность в области управления
документами возлагается на руководящее лицо, обладающее необходимыми полномочиями внутри организации;
- ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;
- специалисты в области управления документами ответственны
за все компоненты управления документами, включая проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управлению документами и эксплуатации документных систем
в индивидуальной практической деятельности;
- системные администраторы ответственны за обеспечение того,
чтобы все документы при их востребовании и использовании персоналом организации содержали точную информацию, были доступными и удобно читаемыми;
- все сотрудники организации ответственны и должны отчитываться за создание и сохранение целостных, достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность.
Таким образом, высшее руководство организации несет наибольшую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управления документами во всей организации.
15
Рисунок 2. Процедура управления документацией
Специалисты по управлению документами устанавливают в организации единую политику управления документами, процедуры и
стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управления
документами. Руководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы для их сотрудников создание и хранение документов являлось неотъемлемой частью их работы и осуществлялось в
соответствии с установленными процедурами и стандартами. Все сотрудники организации, которые создают, получают и хранят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. Кроме того, если
в управлении документами организации задействованы временные
работники, важно обеспечить соблюдение ими соответствующих процедур и стандартов.
16
3. Общая характеристика нормативно-правовой базы
документирования проектной деятельности
Осуществление деятельности по управлению документами основывается на определенной нормативно-правовой базе, включающей в
себя различные правовые и нормативные акты, в соответствии с которыми регулируются отношения между участниками указанной деятельности и регламентируются процессы и процедуры собственно
работы с документами. При управлении документами всем организациям необходимо идентифицировать нормативно-правовую базу (регулятивную среду), влияющую на их деятельность, и требования к
документированию их деятельности.
Нормативно-правовая база включает в себя:
- законы и нормативные акты, регулирующие управленческую
среду в целом и в специфических отраслях, в том числе относящиеся
конкретно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности,
доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;
- стандарты практической деятельности организации;
- правила рекомендательного характера, отражающие достижения в области деятельности организации;
- добровольно применяемые кодексы поведения и этики.
Нормативно-правовую базу управления документами составляют как правовые акты, в основном его регулирующие, так и отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу
действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества,
работы органов власти, деятельности коммерческих структур и т. д.).
В состав нормативно-правовой базы управления документами
входят:
- правовые и нормативные акты, принятые законодательными и
исполнительными органами государственной власти федерального
уровня;
- государственные и международные стандарты;
- межведомственные и ведомственные инструктивно-методические материалы.
17
Таблица 2 – Нормативно-методические документы управления
современного делопроизводства
Вид документа Наименование нормативного
Федеральные законы,
законодательные акты
Российской Федерации
Нормативные и методические
документы
Типовых управленческих
документов
Инструкции Инструкции по ведению делопроизводства, а также Правил
Конституция РФ
Гражданский кодекс РФ
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред.
от 13.07.2015) «Об информации, информационных
технологиях и защите информации»
Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016)
«О бухгалтерском учете» Федеральный закон от 06.04.2011
N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»
Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации
и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и защите
информации»
Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой
подписи» № 1-ФЗ от 06.04.2011 N 63-ФЗ
Федеральный Конституционный Закон «О государственном
гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г.
Федеральный закон РФ «О техническом регулировании»
№ 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г. был введен вместо ранее
действовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1
от 10 июня 1993 г., который был отменен с 1 июля 2003 г.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения
ГОСТ Р 6. 30-2003 Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов, разработанный
Всероссийским научно-исследовательским институтом
документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Федеральной архивной службы России, принят и введен
в действие постановлением Госстандарта России № 65-ст
от 3 марта 2003 г.
Общероссийский классификатор управленческой
документации ОК 011-93
Перечень типовых документов, образующихся
в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций и предприятий, с
указанием сроков хранения
Управленческие документы постоянного срока хранения,
применяющиеся в деятельности негосударственных
коммерческих организаций (хозяйственных товариществ
и обществ, производственных кооперативов).
Трудовой Кодекс РФ
Уголовный Кодекс РФ
подготовки и оформления документов
Основные правила организации архивов
документа
18
Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.
Рисунок 3. Организация документационного обеспечения
в органах власти
Таким образом, нормативно-правовая база управления документами включает в себя (см. табл. 3).
Таблица 3 – Нормативно-правовая база управления документами
Подзаконные акты на уровне федерации Нормативные указы Президента Российской Фе-
Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти
субъектов Российской Федерации.
Технические регламенты и национальные
стандарты в области документационного
обеспечения управления.
Наименование документа Характеристика
дерации
Постановления и распоряжения Правительства
Российской Федерации
Учитываются при организации делопроизводства
органами представительной и исполнительной
власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории
Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы,
а также для удобства работы с ними. Стандарт
описывает типовой образец, которому должны
соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами
управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.
19
Продолжение таблицы 3
Общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации.
Унифицированные системы документации.
Государственная система документационного обеспечения управления.
Нормативные правовые акты, издаваемые
руководством учреждений, организаций
и предприятий.
Все классификаторы, а также методические документы по их разработке, составляют Единую
систему классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации
(ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более
30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы
подразделяются на общероссийские, отраслевые
и классификаторы предприятий.
Нормативные и методические документы
по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Документ обладает юридической силой, если
он оформлен в соответствии с общепринятыми
нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые
правила оформления однотипных документов,
то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты,
кто имеет право подписи и какие печати должны
удостоверять его подлинность. В учреждениях
для правильной организации документационного
обеспечения управления разрабатываются собственные локальные нормативные акты – документы организационного, инструктивного, методического характера, действие которых ограничивается деятельностью служб, подразделений
и работников издавшего его учреждения.
Контрольные вопросы для самопроверки
1. Что такое «документ» и каковы его основные характеристики?
2. В чем состоит содержание управления документами?
3. В чем состоят обязанности и полномочия в области управле-
ния документами различных групп сотрудников организации?
4. Что такое «система управления документами» и какими свой-
ствами она должна обладать?
5. Каковы функции системы управления документами?
6. Какие требования предъявляются к системе управления доку-
ментами?
20
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]