Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управленческое документирование проектов. Учебное пособие
.pdf
б) установление фактического состояние дел и отражение его в
акте;
в) коллегиальность составления.
15. Документы, которые изданы внутри учреждения и отправлены за его пределы для руководства нижестоящим органам управления либо в целях исполнения письменных указаний высшей инстанции, называются:
а) исходящими документами;
б) входящими документами;
в) перепиской.
16. Что включает в себя техническое исполнение документа:
а) подготовку проекта документа, набор и распечатку текста проекта, корректировку содержания документа после согласования, оформление финального варианта документа;
б) предоставление распечатанного проекта документа руководителю на согласование, устранение неточностей, набор окончательного документа;
в) составление документа сразу в окончательном варианте, его
подписание у руководителя, отправку документа адресату.
17. Когда документ является исполненным?
а) когда рассматриваемый в документе вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена;
б) как только документу присвоен регистрационный номер;
в) когда документ получен конечным адресатом.
18. Какие размеры шрифтов рекомендуется использовать при
оформлении документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016?
а) № 12, № 13, № 14;
б) № 12, № 14, № 16;
в) № 11, № 12, № 14.
19. Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, включающий порядковый номер, дополняемый по желанию индексами согласно используемым классификаторам, называется:
а) регистрационным номером документа;
б) грифом;
в) датой документа.
20. Какой формат бумаги используется для изготовления бланков
резолюций?
а) А5, А6;
51
б) А4, А5;
в) А6, А4.
21. Носителем информации является:
а) материальный объект, который нужен для фиксации, хранения
(и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
б) создатель документа;
в) структурное подразделение, выполняющее функции по ведению документооборота.
22. Свойство документа подтверждать деловую деятельность либо
событие личного характера – это:
а) юридическая значимость документа;
б) юридическая сила документа;
в) аутентичность.
23. Типовым сроком исполнения документа называется:
а) срок исполнения документа согласно нормативно-правовому
акту;
б) срок исполнения, который установлен в организационно-распорядительном документе или в резолюции;
в) срок исполнения, установленный сложившимся в организации
обычаем.
24. Справочник, содержащий сведения о фондах архива и пред-
назначенный для ознакомления с их составом и содержанием, – это:
а) архивный путеводитель;
б) архивный справочник;
в) архивный указатель.
25. Унифицированной формой документа является:
а) формуляр документа определенного вида, который содержит
постоянную часть текста;
б) бумажный или электронный шаблон с реквизитами, по которым определяется автор официального документа;
в) реквизит о согласии организации, которая не является автором
документа, с его содержанием.
26. Какова длина самой длинной строки реквизита при угловом
расположении реквизитов?
а) не более 7,5 см;
б) не более 12,5 см;
в) не более 10 см.
52
27. Реквизит документа – это:
а) элемент оформления документа;
б) регистрационный номер документа;
в) сведения о дате и исполнителе документа.
28. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:
а) сопровождение и доставка с почты, первичная обработка, регистрация, подготовка на доклад, рассмотрение и оформление резолюций, регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения,
отправка на исполнение, исполнение и контроль за ним, прием исполненного документа, снятие с контроля, помещение исполненного
документа в дело, работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание;
б) установление конкретного адресата документа в организации,
регистрация документа по входящим журналам, передача документа адресату, указанному его в тексте, установление сроков исполнения документа, исполнение документа, проверка результатов исполнения, помещение документа в номенклатурное дело и последующая сдача в архив;
в) регистрация документа по входящей корреспонденции, передача его руководителю для определения исполнителя, передача документа непосредственному исполнителю, контроль за исполнением
документа, исполнение документа, прием результатов исполнения
руководителем, отметка об исполнении в специальном журнале, сдача документа в архив.
29. Предварительный текст документа, который лично готовит
исполнитель или соисполнитель документа, – это:
а) проект документа;
б) экземпляр документа;
в) копия документа.
30. Делопроизводство – это:
а) деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов;
б) процедура создания, тиражирования и регистрации входящей
и исходящей документации организации;
в) непосредственное создание официальных документов на предприятии.
53
Раздел 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
В ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Тема 2.1 Традиционный и электронный документооборот
1. Традиционный и электронный документооборот организации.
2. Работа с входящими, исходящими и внутренними документа-
ми. Номенклатура и передача дел в архив.
1. Традиционный и электронный документооборот
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под
информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей,
данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса. Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием
управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
Таким образом, документ или документированная информация –
это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль
свидетельства, доказательства.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности. Пользователями внутренних документов являются:
54
• сотрудники;
• руководитель;
• другие пользователи извне по необходимости или требованию
закона. При этом, как правило, им либо передаются копии, а не оригиналы, либо предоставляются оригиналы с возвратом.
Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка
может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).
К пользователям внешних документов относятся:
• покупатели (клиенты);
• государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР, Трудовая инспек-
ция, Ростехнадзор и т. д.);
• поставщики;
• учредители (участники, акционеры и т. п.);
• банки;
• инвесторы;
• заинтересованные физические и юридические лица (например,
потенциальные клиенты или кредиторы).
Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму
(декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.
В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:
1. Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на
бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно
использовать распечатанные факсы, сканы и копии в случае, если это
допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота
и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП,
поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а
налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
2. ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях с большим
количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала.
Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет
в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО дей-
55
ствует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется,
подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.
3. Смешанный тип. Применяется как ЭДО, так и обычные бумаж-
ные документы. Пока это наиболее часто встречающийся вариант.
Ведение внутренней документации обычно ограничено только
фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они
есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и
корпоративными правилами.
Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком
или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается
с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для
отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер
или электронная почта.
На рисунке 21 представлен традиционный документооборот организации.
Рисунок 21. Традиционный документооборот организации
56
Электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном
виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Главное отличие электронного документа от традиционного заключается в том, что нет жесткой привязки документа к материальному носителю. Это отличие определяется особенностями организации
электронных документов и технологией фиксации их содержательной информации. Особенности информационной цифровой технологии позволяют мгновенно и неоднократно копировать и передавать
электронный документ по коммуникационным каналам связи; им может пользоваться одновременно неограниченное число пользователей. Один и тот же электронный документ может одновременно существовать в разных формах.
Документ, представленный в электронном виде, или электронный
документ – документ, созданный с помощью средств компьютерной
обработки информации, который может быть подписан электронной
подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию.
Рисунок 22. Электронная подпись
Аналогично тому как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах до-
57
кументооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение технологических процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена
система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов
– есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Системы документооборота хранят документы, ведут их историю,
обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать
выполнение технических процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет
просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:
- средств вычислительной техники, адекватных по производитель-
ности внедряемому ПО документооборота;
- стопроцентной оснащенности персональными компьютерами
всех работников органа власти, работающих с документами;
- автоматизированной системы делопроизводства, использующей
программное обеспечение, допускающее переход к электронному
документообороту.
Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации,
контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей.
Совместное использование систем электронного делопроизводства и
хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять
информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Все это
возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного документооборота.
Информационные безбумажные технологии облегчают процесс
управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обес-
58
печивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями
и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.
Рисунок 23. Принципы традиционного и электронного документооборота
Огромное количество операторов и производителей программного
обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с
помощью операторов и без них.
Делопроизводство, другими словами документооборот, – это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая
получением и отправкой их в архив. Это сложный многоэтапный процесс, часть обязанностей по которому перекладывается на плечи секретаря или офис-менеджера. Знать как правильно оформить и зареги-
59
Таблица 5 – Виды электронного документооборота
Наименование
Плюсы
Минусы
Дополнение к сдаче
опять же не нужна покупка от-
рассчитано скорее на внешний
Облачный сервис не требуется установка на ваших
Специальная программа
компьютерах, не нужно беспокоиться о сохранности данных, можно пользоваться с любого настроенного рабочего места или из дома. Очень удобно, когда компания
привлекает дистанционных работников, операторов для звонков
(распределенные call-центры), менеджеров по продажам и т.п. сотрудников.
плата изначально выше, но в дальнейшем систему обслуживания
можно выбрать, исходя из потребностей, не включая излишние компоненты, а может и вовсе отказаться от нее. Больше контроля над
данными и доступом к ним, в
большинстве случаев пользоваться
хотя бы основным функционалом
можно и при прекращении оплаты
по обслуживанию. Более индивидуализированные настройки. Самостоятельное архивирование сведений.
есть опасения в плане закрытости информации от конкурентов
или других заинтересованных
лиц. Даже банки порой теряют
данные клиентов. В некоторых
случаях, когда кончается срок
пароля/сертификата, период действия ЭЦП или по каким-то причинам блокируется пользователь,
невозможно получить доступ к
информации. Для возобновления
обслуживания нужно оплатить
услугу. Мало того, архив базы
также без отдельной оплаты могут не передать, если решите
прекратить работу с данным оператором. Возможно, не получится выгрузить документы в нужном формате или сервис не работает с той программой учета (или
ее версией), которую вы используете.
возможно, придется проводить
обновления, которые придется
оплачивать отдельно, если они
не входят в регулярную плату по
обслуживанию. Быстродействие
и скорость передачи данных зависят от «железа», т.е. характеристик ваших компьютеров.
Программа занимает большое
место на жестком диске. Архивацию, скорее всего, придется
делать на внешний носитель.
Обеспечивать безопасность тоже
придется самостоятельно.
отчетности
дельных программ, просто появляются дополнительные возможности. Используется одна и та же
ЭЦП.
60
обмен, контрагент также должен
быть клиентом сервиса, иначе он
просто не получит документы.
Вероятно, придется подгружать
готовую форму, к тому же не все
они могут распознаваться и проходить контроль.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]