Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управленческое документирование проектов. Учебное пособие
.pdf
Продолжение таблицы 5
Корпоративная система все в руках самой организации:
CRM-системы (расшифровывается
как Customer
Relationship
Management – управление взаимоотношениями с клиентами).
как организовать документооборот, общение, совещания, переписку, чтобы более оперативно
работать с данными и проводить
согласования.
используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по
продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.
если разрабатывается собственная
система, то, вероятно, придется
вложить немало средств в ее создание и обслуживание. Использование мессенджеров и соцсетей
не исключает утечку информации.
Юридически не каждое действие
признается законным. Придется
описать и этикет и правила общения в собственной сетке, чтобы
избежать злоупотреблений. Придется устанавливать собственный
сервер, если необходим доступ к
каким-то сведениям круглосуточно.
при помощи CRM происходит
обмен с клиентом документами
и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут
формироваться в самом сервисе,
что упрощает работу менеджера
и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.
стрировать документ, кому и когда отправлять – все это должен знать
секретарь. Часто от одной «бумажки» зависит будущее организации.
Потому к вопросам делопроизводства нужно подходить серьезно.
2. Работа с входящими, исходящими и внутренними
документами. Номенклатура и передача дел в архив
Организация работы с документами – важнейшая составляющая
часть делопроизводства в цепочке «создание/ поступление документа
– исполнение / отправление документа – хранение документа». Этот
этап работы с документами во многом предопределяет эффективность
деятельности аппарата, обеспечивая рациональный документооборот,
создание информационно-поисковых систем по документации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в
ведомственный архив.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности. Документооборот, т. е. движение документов в организации с
61
момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправления, осуществляется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие)
и пунктами технической обработки документов (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т. д.).
Основные потоки документов делятся на:
• входящие (поступающие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (документы, создаваемые в организации и исполь-
зуемые в ее внутреннем управленческом процессе).
Входящие документы, в свою очередь, делятся на документопотоки, направляемые руководителям, непосредственно в структурные
подразделения или конкретным исполнителям. Важнейшей характеристикой документооборота является его объем, т. е. количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней в течение
определенного времени. Этот показатель важен потому, что им определяется выбор организационной формы делопроизводства, вида информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры и штатного состава службы документационного обеспечения
конкретной организации, степень технологической оснащенности
процессов работы с документами.
Подсчет количества документов, полученных и созданных в организации, производится ежемесячно, за полугодие и по итогам года
нарастающим итогом с начала текущего года по контрольно-регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно. Учет количества документов может проводиться по организации
в целом или по отдельным ее подразделениям. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). Подсчет объема документооборота целесообразно проводить также по группам документов:
распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, финансовые и др. Порядок движения документов в организации можно
разделить на несколько этапов:
организация доставки документов; прием и первичная обработка
62
поступающих в организацию документов; предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления; регистрация и рассмотрение документов руководителем организации; доставка документов исполнителям; работа исполнителей
над документом; контроль исполнения документов; обработка исполненных и отправляемых документов, формирование дел; подготовка
к передаче дел в архив, передача в архив.
Рисунок 24. Работа с входящей документацией
Обработкой поступающих в организации документов, независимо от адресата корреспонденции, занимается специально выделенный работник службы документационного обеспечения (канцелярии,
63
общего отдела), секретарь учреждения или централизованная экспедиция. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и
приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Конверты с документами
вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
При этом упаковка уничтожается. Исключение составляют случаи,
когда:
• обратный адрес и фамилия отправителя не указаны во вложениях;
• в документе не указана дата и ее приходится устанавливать по
почтовому штемпелю;
• присланная корреспонденция требует доплаты;
• полученная корреспонденция носит личный характер, но на упа-
ковке или конверте отсутствует гриф «Лично».
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем
направляются руководству или в подразделение. Предварительное
рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на регистрируемые и нерегистрируемые, требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Регистрационный номер является обязательным реквизитом любого организационно-распорядительного документа. Регистрация
документов осуществляется путем проставления на документе даты
и регистрационного номера (индекса) с записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Регистрация документа –
запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю или по его решению иным
должностным лицам. После рассмотрения руководством документы
возвращаются в службу ДОУ. Содержание резолюции вносится в ре-
64
гистрационно-контрольную форму, а документ передается на исполнение. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа
передается в структурное подразделение, являющееся ответственным
исполнителем, остальные подразделения получают копию документа. Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.
Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Порядок передачи телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с помощью средств
электрической связи и досылки бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом
имеющихся технических и программных средств.
Основные этапы обработки исходящих документов включают:
- составление текста проекта исходящего документа;
- согласование проекта документа с заинтересованными должно-
стными лицами путем визирования проекта документа;
- подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;
- регистрацию в журнале или на карточке и проставление индек-
сов;
- отправку документа адресату;
- подшивку копии исходящего документа в дело.
Рисунок 25. Работа с исходящей документацией
65
Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.
Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по
указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации.
Порядок их прохождения включает следующие стадии:
• составление проекта документа;
• согласование (визирование) документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• размножение и доставка копии документа исполнителям;
• контроль исполнения документа;
• подшивка исполненного документа в дело.
На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:
• передачу документа исполнителю;
• контроль исполнения;
• исполнение документа;
• подшивку исполненного документа в дело.
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования заинтересованными подразделениями и должностными
лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за
правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству.
После подписания документы регистрируются. Размноженные
экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения. Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц.
Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирую-
66
щее исполнение данного документа, или секретаря организации.
Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, закрепления индексов дел и установления сроков их
хранения создается номенклатура дел, которая служит основой для
составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований
дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти.
Рисунок 26. Номенклатура дел
67
Графы номенклатур дел оформляются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, состоящие из
установленного в организации цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 04-12, где 04 – обозначение службы кадров, 12 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки (томов, частей), в обобщенной форме отражающие основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела
неконкретных формулировок («разные материалы», «переписка по
кадрам» и т. д.), ВВОДНЫХ слов и сложных оборотов, сокращенных
слов и сокращений наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Элементы заголовка дела располагаются в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации – адресата или корреспондента документа, от которого он
получен; краткое содержание документов дела; название местности
(территории), с которой связано содержание документов дела; даты
(период), к которым относятся документы дела; указание на то, что
документы являются копиями.
Заголовок дела должен отвечать следующим требованиям:
- если дело содержит переписку, в его заголовке указывается,
с кем и по какому вопросу она ведется;
- если дело содержит переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической
документацией».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: «Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
• если содержание дела касается нескольких однородных адми-
68
нистративно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;
• если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Если дело будет состоять из нескольких томов
или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу,
сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенному в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В процессе формирования и оформления дел заголовки
дел могут уточняться.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, по типовой или примерной номенклатуре дел или по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК)
Федерального архивного агентства.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел,
о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и др. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел
делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти.
Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе
69
номенклатур дел структурных подразделений методической помощи
архива организации, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) федерального архива, в который документы передают на постоянное хранение, и утверждается не позднее конца текущего года руководителем федерального органа исполнительной власти. В конце каждого года сводная номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
С федеральным архивом номенклатура дел согласовывается не
реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре федеральной исполнительной власти. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения федерального органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее
разделов для использования в работе. Номенклатура дел службы кадров представляет собой систематизированный перечень заголовков
дел, заводимых в делопроизводстве кадровой службы, с указанием
сроков их хранения.
Составление номенклатуры дел осуществляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в
процессе деятельности кадровой службы, в соответствии с требованиями устава или положения об организации, положением о службе
кадров, штатным pacпиcaнием организации, типовым и примерным
перечнями документов с указанием сроков хранения, описями дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Ответственность
за составление номенклатуры дел службы кадров возлагается на ее
руководителя, а в небольших opганизациях – на специально назначенного работника по кадрам. Проект номенклатуры дел согласовывается с архивом организации, подписывается руководителем службы кадров и направляется в службу делопроизводства, которая его
рассматривает, корректирует и включает в сводную номенклатуру дел
организации.
Завершающим этапом делопроизводственного процесса является подготовка документов к передаче на хранение в архив организации или (при отсутствии архива) непосредственно кадровой службе.
Подготовка документов к хранению включает в себя группировку
70
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]