Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управленческое документирование проектов. Учебное пособие
.pdf
Рисунок 10. Образец заполнения постановления
ций, наименование структурного подразделения, наименование вида
документа (указание), дата документа, регистрационный номер документа (его порядковый номер в пределах года), место составления
или издания документа (город), заголовок к тексту, текст документа,
подпись, отметка о согласовании (визы или гриф согласования документа). Текст указания должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть содержит описание
причин издания документа, распорядительная часть начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на
пункты и подпункты. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на должностное лицо, должность,
инициалы и фамилия которого указываются.
31
Рисунок 11. Образец составления указания
Приказ – основной распорядительный документ, издаваемый
руководителем учреждения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения. Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы
по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников,
присвоение разрядов, вынесение взысканий или объявление поощрений. Изменения, дополнения, отмена приказа производятся только
приказом. Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка про-
32
екта приказа; согласование проекта; подписание приказа руководителем; доведение его содержания до сведения исполнителей. Проекты
приказов готовятся специалистами учреждения по поручению руководителя. Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:
констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указываются основания для издания приказа (нормативные документы государственных органов – правительства, налоговой инспекции и др.; решения совета директоров; производственная необходимость и др.). Если причина издания приказа не
нуждается в разъяснении, ее констатирующую часть опускают.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». В ней пишут: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу) и «до какого
числа» (срок ее окончания). Если поручений несколько, то текст приказа делится на пункты. Каждый из них начинается с красной строки. В
последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение,
которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые данным приказом отменяются. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к нему. В правом верхнем углу таких документов ставится: «Приложение к приказу директора (наименование предприятия) от 00.00.00
№…». После составления текста приказа осуществляют его согласование и подписание.
Согласование проекта приказа производят с руководителями
структурных подразделений, главным бухгалтером, юрисконсультом
и другими должностными лицами предприятия, ответственными за
исполнение, и оформляют в виде визы. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа
или на обороте последнего листа. Приказ подписывает руководитель
или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания,
если в тексте не указан другой срок введения его в действие. К проекту приказа составляется список рассылки, куда входят подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников
предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешива-
33
ется на доске объявлений. На другом экземпляре, который идет в дело,
фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных
за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа
сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.
При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и
раздается исполнителям работы.
Выписка из приказа – копия части документа. В выписке содержится только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть). Реквизиты выписки
таковы: наименование министерства или ведомства, наименование
организации, наименование вида документа (выписка из приказа), дата
и регистрационный номер документа (индекс) те же, что и у приказа,
место составления или издания документа, заголовок к тексту.
Рисунок 12. Образец составления приказа
34
Решение – распорядительный документ, издаваемый органами,
действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы,
советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, министерства, ведомства, научные советы, общественные организации и т. д.).
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной
частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной – наименование органа, принимающего
решение, затем слово «РЕШИЛ» (на отдельной строке). Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр-образец решения состоит из следующих реквизитов: наименование организации, наименование вида документа (решение), дата документа (дата принятия решения на заседании коллегиального органа), регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст документа, подписи (председатель, секретарь), визы согласования документа. Документ визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект
решения, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными
за его исполнение.
Рисунок 13. Образец составления решения
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем Коллегиального органа для решения оперативных вопро-
35
Рисунок 14. Образец распоряжения
сов. Документ управления государственного органа (предприятия,
организации, министерства, администрации района, города, правительства). Распоряжение имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Как правило, распоряжение имеет
ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений). Распоряжение содержит
констатирующую и распорядительную части. В первой указываются
цель и причины распоряжения, во второй – предписываемые действия.
Констатирующая часть начинается словами: «В соответствии…», «В
связи…», «В целях…». Распорядительная часть начинается словами:
«ОБЯЗЫВАЮ…».
Формуляр-образец распоряжения состоит из следующих рекви-
зитов: наименование организации, наименование вида документа (рас-
36
поряжение), дата документа, регистрационный номер документа (номер в пределах календарного года), место составления или издания
документа, заголовок к тексту, подпись, текст документа, визы согласования документа. Согласование осуществляется с должностными
лицами или организациями, которые заинтересованы в данном документе. В случае, если исполнителями распоряжения являются должностные лица, в последнем пункте указываются те, на кого возлагается контроль за его исполнением.
3. Составление и оформление справочно-информационных
документов
Информационно-справочные документы содержат информацию
о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов. К информационно-справочным
документам относятся служебные письма, справки, докладные и
объяснительные записки, акты, протоколы и другие. Эти документы
являются одним из источников информации, носят вспомогательный
характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию
или может быть лишь принята к сведению. Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых
в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются
почтой, телеграфом, факсом или другим способом).
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.
Справка – документ информационного характера, содержащий
описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководство, о каких-либо фактах, сложившихся
обстоятельствах.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание
отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта)
37
или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной
связи. Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.
Сводкой является информационный документ справочного типа,
который содержит информацию о каком-либо вопросе, взятую из разных источников. Заключением является информационно-справочный
документ, который содержит какие-либо выводы, резолюции, заключения или мнения организаций, специалистов или каких-либо комиссий, которым представлено данное заключение на рассмотрение.
Рисунок 15. Образец составления сводки
Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. По содержанию и назначению
письма могут быть: инструкционные (содержащие указания и разъяс-
38
нения подведомственным организациям); гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т. п.);
информационные (содержащие полезную для адресата информацию,
а также просьбы, напоминания, предложения); рекламные (рекламирующие товары и услуги); коммерческие (содержащие конкретные
предложения по заключению сделок); рекламационные (содержащие
претензии по количеству товаров или услуг); письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации); письмаприглашения и другие.
В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда
направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать,
в какие сроки. Если же сопроводительное письмо не несёт смысловой нагрузки, то составлять его не рекомендуется. Подготовка письма
включает следующие стадии: изучение существа вопроса; сбор необходимых сведений, в том числе из предыдущей переписки; подготовка проекта письма; согласование проекта; подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Письма должны иметь дату, номер, ссылку на дату и номер полученного письма
(в письмах ответах), адресат, заголовок (отвечающий на вопрос
«о чём?»), текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку
об исполнителе.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма. Текст письма должен быть лаконичным,
последовательным, убедительным и корректным. Текст письма не
превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего
состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются
причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылки
на факты, даты, документы, например: «Согласно контракту № 67 нами
получена 22.12.2009 партия № 5 телевизоров «Sony», в которой обнаружено 2 (два) телевизора в повреждённой коробке (коммерческий
акт от 21.12.2009 г. №123)…». В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.),
39
например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить повреждённые при транспортировке телевизоры (согласно п. 4.2 нашего договора)».
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На предприятиях, в организациях составляются протоколы
заседаний совета директоров (учредителей), общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов. Проведению совещания
(собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная
работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздаётся информационный материал по вопросам,
включённым в повестку дня. Протокол ведётся во время заседания
секретарём коллегиального органа или работниками, готовившими
собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания. Протокол составляется на основании записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и материалов. Проект протокола визируется сотрудниками или
подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол
подписывается председателем и секретарём собрания (заседания). В
некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления). Протокол составляется на
общем бланке или на чистом листе бумаги.
Протокол должен иметь наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, указание места издания (город), заголовок к тексту, текст, подписи.
Датой протокола является дата проведения собрания. Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т.д.). Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия. Текст протокола состоит
из двух частей, вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель – инициалы и фамилия;
Секретарь – инициалы и фамилия;
Присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фами-
40
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]