Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управленческое документирование проектов. Учебное пособие
.pdf
Контрольные задания для самостоятельной работы
Задание 1. Напишите эссе на одну из предложенных тем, указав
аргументы в поддержку Вашей точки зрения:
1. Можно ли в современном мире обойтись без документов?
2. Роль и значение документов в современном мире /обществе/
для конкретного человека.
3. Как будут работать с документами в будущем?
4. Нужны ли бумажные или электронные документы?
Проверь себя:
Вставьте пропущенные слова:
Документ – это ___________________ на носителе
______________с реквизитами, позволяющими ее
__________________. Официальный документ – это документ, созданный ______________, оформленный в установленном________. Архивный документ – это документ, __________ или подлежащий
________________в силу его _____________ для граждан, общества,
государства. Электронный документ – это_________, информация
которого представлена в _______________ форме. Документированная информация – это ___________ информация, зафиксированная
на________________.
Задание 2. Проверьте свои знания по заданиям:
1.Перечислить актуальные нормативные акты по делопроизвод-
ству одной из категорий:
• Законы
• Подзаконные акты на уровне федерации
• Технические регламенты и национальные стандарты в области
документационного обеспечения управления.
2.Перечислить актуальные нормативные акты в части архивного
хранения документов.
3.Перечислить актуальные нормативные акты по делопроизвод-
ству с учетом электронного документооборота.
21
Тема 1.2 Общие правила составления основных документов
управления
1. Составление и оформление организационно-правовых докумен-
тов
2. Составление и оформление распорядительных документов
3. Составление и оформление справочно-информационных доку-
ментов
1. Составление и оформление организационно-правовых
документов
Руководство любой организации наделяется правом осуществлять
исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно,
издавать распорядительные документы независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и др.
Основное назначение всех организационно-правовых докумен-
тов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления
обеспечивать реализацию поставленных задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организации. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали –
они содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления:
от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.
В юридическом плане организационно-правовые документы относятся к правовым актам, которые с учетом сферы своего действия
делятся на:
• правовые акты федерального уровня;
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской
Федерации;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
К правовым актам организаций, учреждений, предприятий относятся следующие виды организационно-распорядительных документов: приказ, указание, распоряжение, постановление, решение.
Основанием для издания организационно-распорядительного документа организации может быть как необходимость исполнения законодательных, нормативных правовых актов вышестоящих органов,
так и необходимость осуществления собственной исполнительно-рас-
22
порядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами
организации.
Рисунок 4. Организационно-правовые документы
Организационные документы проходят специальную процедуру
утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Датой организационного документа является дата его утверждения.
Бланк организационного документа должен иметь обязательный
набор реквизитов: название организации или подразделения (если до-
кумент подразделения), наименование вида документа, заголовок к
тексту, подпись, гриф утверждения. Текст организационных доку-
ментов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Организационные документы в обязательном порядке проходят
процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными
лицами и подразделениями, а также с юристом.
Ниже приведена характеристика документов, наиболее часто
встречающихся в организации.
Устав оформляется на стандартных листах бумаги и должен иметь
наименование организации, наименование вида документа, дату (дата
его утверждения), гриф утверждения, отметку о регистрации (для коммерческих организаций), место издания, текст, подписи учредителей
23
Таблица 4 – Характеристика организационно-правовых документов
Наименование документа Характеристика
Устав правовой акт, определяющий структуру, функции и права
Положение правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок
Договор юридическое понятие, с которым связано возникновение
Инструкция правовой акт, содержащий правила, регулирующие
Должностная инструкция правовой акт, издаваемый организацией в целях
предприятия, организации, учреждения.
образования, правовое положение, права, обязанности,
организацию деятельности государственных органов,
учреждений, организаций, структурных подразделений
(служб)
различных обязательств и отношения, регулирующие их
организационные, научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий, их подразделений,
служб, должностных лиц и граждан
регламентации организационно-правового положения
работника, его обязанностей, прав, ответственности и
обеспечивающий условия для его эффективной работы.
или лиц, занимающих выборные должности (председатель, секретарь).
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной
общественных организаций – съездами этих организаций; предприятий и учреждений – вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы частных предприятий учреждаются их коллективами и регистрируются административными органами (областными,
краевыми, городскими, районными).
Рисунок 5. Устав предприятия
Положение – документ, определяющий задачи, обязанности, пра-
ва, ответственность и организацию работы учреждения, предприятия
24
или его подразделения. Положения бывают двух видов: типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений,
комиссий, например, Типовое положение об отделе кадров); индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения. Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов;
аукционов; тендеров. Наиболее распространенный вид положения –
документ, предназначенный нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения.
Рисунок 6. Положение организации
25
Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.
Рисунок 7. Структура договора
В современном законодательстве договор выступает в качестве
основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры
составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, ценообразовании, распределении взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как
учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.). Установлено, что договор может
быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами
посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что
документ исходит от стороны по договору. Содержание договора включает: наименование организаций, заключающих договор (или сведе-
26
ния о физических лицах); ссылку на их учредительные документы;
фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон: условия и формы расчета;
санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств). Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, которая должна полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон. К отдельным сторонам договора
относятся личные подписи, должности, фамилии, инициалы) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора,
печати сторон. Современное законодательство не регламентирует содержания договора в целом, но устанавливает его обязательность, а
также условия, которые должны включаться в текст иную деятельность.
Инструкции типовые (разрабатываемые государственными или
отраслевыми органами управления для однотипных предприятий,
структурных подразделений, комиссий например, «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной для
конкретного предприятия). Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными. Инструкция должна иметь наименование
организации, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к
тексту, гриф утверждения, текст, подписи составителей, печать (Датой инструкции является дата её утверждения руководителем или
вышестоящим органом).
Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в
целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.
Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы
которой содержат должности, количество штатных единиц, размер
должностных надбавок, месячный фонд заработной платы и примечания.
Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись кото-
27
Рисунок 8. Должностная инструкция
рого заверяется печатью организации. Штатное расписание применяется:
- для оформления структуры организации;
- штатного состава;
- штатной численности в соответствии с её уставом (положени-
ем).
28
Рисунок 9. Штатное расписание
Структура и штатная численность – это документ, в котором
закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в
целом.
Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру,
численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.
2. Составление и оформление распорядительных документов
К распорядительным документам относятся: постановления,
указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы игра-
ют важную роль в управлении организацией. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным должностным лицам или организациям.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.
29
Подготовка основных видов распорядительных документов, в
основном, типовая. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов,
отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления
и решения) единоначалия (приказ, распоряжения).
Постановление издается высшими органами государственной
власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.
Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть
законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации,
Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименование
вышестоящего органа и органа, издающего постановление, наименование вида документа (постановление), дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа,
заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.
Текст постановления может иметь вступительную часть, если
требуется разъяснить цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы,
ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные
акты.
Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ».
Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления содержат конкретные поручения и включают: наименование органа или
организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.
Указание – распорядительный документ, издаваемый органами
государственного управления, министерствами, ведомствами, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а
также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов,
инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.
Формуляр-образец указания состоит из следующих реквизитов:
наименование Министерства или ведомства, наименование организа-
30
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]