Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Практика внутрифирменного бюджетирования. Учебно-практическое пособие
.pdf
Продолжение таблицы 12
1 2 3
ст.8 и т.д.
Сумма предоплаты по договорам, которые планируется заключить
за месяц = сумма предоплаты за один договор (ст.3) * количество
заключенных договоров (по месяцам соответственно)
ст.9 и т.д.
Количество тех или иных договоров ассортиментного ряда, по
которым предполагается закончить работу в планируемом месяце
ст.10 и т.д.
Общая сумма выручки по закрытым договорам = сумма выручка от
одного договора (ст.2) * количество законченных договоров за
месяц
ст.11 и т.д.
Количество тех или иных договоров, за которые предполагается
получить окончательную сумму в соответствующем месяце
планируемого периода
ст.12 и т.д.
Сумма окончательных сумм = (выручка от одного договора –
предоплата за один договор) (ст.4) * количество договоров
ст.13 и т.д.
Количество неоплаченных договоров на начало предыдущего
месяца + количество оплаченных договоров за предыдущий
месяц – количество договоров с окончательной оплатой за
предыдущий месяц
ст.14 и т.д.
Количество в работе объектов, не сданных заказчику на начало
предыдущего месяца + количество заключенных договоров за
предыдущий месяц – количество оплаченных договоров за
предыдущий месяц
Кроме операционных бюджетов коммерческой службы в ООО «Система»
разрабатываются операционные бюджеты и вспомогательные расчеты службы
монтажа и сервиса:
- Бюджет продаж службы монтажа и сервиса;
- Бюджет потребности в оборудовании и материалах;
- Операционный бюджет службы монтажа и сервиса;
Все вышеперечисленные бюджеты составляются непосредственно после
заполнения Бюджета продаж, который заполняют сотрудники коммерческого
отдела организации.
Порядок заполнения Бюджета продаж службы монтажа и сервиса указан
в таблице 13, подробно все показатели отражены в Приложении 3 и 4:
41
Порядок заполнения «Бюджета продаж СМиС»
Показатели
Разъяснения, расчет
1
2
Суммарные денежные средства, полученные за сервисное обслуживание
Количество физ.лиц
на сервисном
обслуживании на
начало месяца
Прогнозируется количество физ. лиц, обслуживаемых организацией на
начало каждого месяца
Стоимость
обслуживания с
одного клиента
Отношение общей суммы, получаемой организацией за обслуживание к
общему количеству физических лиц на обслуживании
Уровень
плательщиков
Рассчитывается по формуле:
число физ. лиц с ДЗ/число физ.лиц с текущей оплатой
Количество клиентов,
оплативших авансом
Количество клиентов, оплативших авансом. Определяется на основе
статистики прошлых периодов.
Сумма полученной
платы за сервисное
обслуживание
авансом
Полученная сумма платежей авансом = количество клиентов, оплативших
авансом * стоимость обслуживания * количество месяцев в плановом
периоде.
Начисленная плата за
сервисное
обслуживание
Рассчитывается отдельно по каждому месяцу
Сумма к оплате за
текущий период
Сумма к оплате за текущий период = общая начисленная сумма за период сумма полученная авансом.
ДЗ на конец периода
По данной статье рассчитывается ДЗ на конец планового периода, как за
текущий период, так и за прошедшие периоды
ДЗ на конец периода за текущий период = Сумма к оплате за текущий
период – Поступления денежных средств за текущий период
ДЗ на конец периода за прошлые периоды = ДЗ на начало периода –
поступления денежных средств за прошлые периоды в счет гашения ДЗ
Таблица 13
Порядок заполнения Бюджета потребностей в материалах (приложения 5
и 6):
Данный бюджет формируется после заполнения предыдущего бюджета.
Цель составления – определение перечня и количества оборудования и
материалов, необходимых для эффективного и своевременного выполнения
договорных обязательств и проведения ремонтных и профилактических работ
по сервисному обслуживанию. Количество необходимого оборудования и
материалов по службе монтажа и сервиса планируется в разрезе следующих
направлений деятельности:
42
Планирование оборудования для службы монтажа и сервиса
Направление
деятельности
Пояснения
Продажа индивидуальных
средств защиты
Информация о количестве проданных средств защиты
транспортируется из Бюджета продаж службы монтажа и сервиса,
ячейка защищена. Количество планируется вручную, исходя из
статистики, приведенной информация в Бюджете продаж службы
монтажа и сервиса об общем предполагаемом количестве
дополнительно проданных средств защиты за период с помесячной
разбивкой.
Сервисное обслуживание
Планирование количества и перечня оборудования и материалов для
сервисного обслуживания и платного ремонта осуществляется
вручную на основании статистики, с учетом предполагаемого
увеличения количества обслуживаемых объектов, сезонности, а также
планов по заключению договоров на продажу систем безопасности
Платный ремонт
Таблицы
Пояснения
1
2
Таблица 1: Информация о
контрагентах,
принимающих платежи
Имеются в виду организации, через которые осуществляются
перечисления платежей. Для того, чтобы заполнить Таблицу 1,
необходимо на основании статистики определить, какая доля
перечисляемых денежных средств через какую организацию проходит
и указать суммы комиссионных.
Последовательность заполнения Операционного бюджета службы
монтажа и сервиса (приложения 14 и 15):
Таблица 14
- рассчитываются расходы на обслуживание (приложения 9 и 10). В
данных приложениях рассчитывается сумма расходов по сбору платежей за
сервисное обслуживание, как для Бюджетов доходов и расходов, так и для
Бюджета движения денежных средств. Базовыми в данной форме являются
ячейки, окрашенные в синий цвет. Порядок расчета расходов по сбору
платежей за сервисное обслуживание представлен в таблице 15. В данной
таблице рассмотрены общие данные, которые используются для расчета
расходов по сбору начисленных сумм за сервисное обслуживание физических
лиц. В приложениях 9 и 10 расчет показан по каждому планируемому месяцу.
Таблица 15
Порядок расчета расходов по сбору платежей за сервисное
обслуживание
43
Продолжение таблицы 15
Таблица 2:
Расчет оплаты за прием
платежей по месяцам.
Расчет осуществляется на основании информации Таблицы 1, а также
на основании планового начисления денежных средств за сервисное
обслуживание из Бюджета продаж Службы Монтажа и Сервиса.
Транспортировка информации из вышеупомянутого бюджета и
расчет осуществляются автоматически
Расчет оплаты за распечатку
извещений
Рассчитывается как произведение тарифа за распечатку одного листа
и количества распечатанных извещений
Расчет оплаты за доставку
извещений
Рассчитывается как произведение количества доставленных за
период извещений и оплаты за доставку одного извещения
Показатель
Разъяснения по порядку заполнения
Выручка/поступления
Заключенные
договоры
Данный показатель заполняется автоматически.
Данный показатель полностью соответствует общей сумме выручки (для
БДР) по договорам из Бюджетов продаж соответственно
Дополнительные
услуги
Информация переносится автоматически из соответствующих ячеек
Бюджетов продаж.
Плата за сервисное
обслуживание
Данные о начислении платежей за сервисное обслуживание за период
автоматически переносятся из Бюджетов продаж
Расходы/ платежи
Расходы по сбору
платежей за сервисное
обслуживание
Расчет расходов производится по различным направлениям расходования
средств на сбор оплаты.
Информация, рассчитанная в данном вспомогательном приложении в
Таблице 2, о расходах денежных средств по сбору платежей (по начислению,
для БДР) автоматически переносится в соответствующие ячейки
Операционного бюджета организации;
- заполняется данный бюджет. Базовыми в данной форме являются
ячейки, окрашенные в синий цвет. Остальная информация переносится из
Бюджетов продаж подразделений автоматически. Доход в анализируемом
бюджете отражается по начислению. Порядок заполнения некоторых статей
приведен в таблице 16.
Таблица 16
Порядок заполнения статей сводного бюджета организации
После составления Бюджетов продаж и вспомогательных расчетов
коммерческой службы и службы монтажа и сервиса составляются
операционные бюджеты административных расходов и содержания складских
помещений и работников склада, за заполнение которых отвечают службы
44
согласно Регламенту бюджетного процесса, выделены в отдельный блок
Графа
Принцип заполнения
Текущая деятельность
Данные по текущей деятельности заполняются в бюджете автоматически
на основе заполненных операционных бюджетов и приложений всех
служб. Данные графы «Текущая деятельность» полностью защищены от
изменений
Итого
Данные графы «Итого» суммируют постатейно доходы и расходы каждого
месяца. Эти данные дают возможность автоматического переноса
информации в соответствующие статьи БДР и БДДС
бюджетов и представлены следующими формами:
– Операционный бюджет содержания складских помещений и работников
склада (приложение 11).
– Операционный бюджет административных расходов (приложения 12 и
13).
– Бюджет расходов на персонал (приложения 7 и 8) – формируется по
начислениям.
– Операционный бюджет организации (приложения 16 и 17) – является
сводной формой бюджетов всех служб и заполняется последним. Является
основой для формирования ряда доходных и расходных статей итоговых
финансовых форм БДДС и БДР. Доходный и расходный блоки каждого месяца
в бюджете включают в себя 2 графы: текущая деятельность и итого. Принципы
формирования каждой из этих колонок представлены в таблице 17.
Таблица 17
Заполнение Операционного бюджета организации
Вся процедура бюджетирования в ООО «Система» организована таким
образом, что на последнем этапе руководство получает две основные
бюджетные формы: бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных
средств.
Порядок заполнения БДР (приложение 18):
– заполняется План продаж СБ и План по дополнительным услугам и
сервисному обслуживанию. Принципы и порядок заполнения этих форм
представлен в таблице 18.
45
Заполнение Бюджета доходов и расходов
Статья
Принцип и порядок заполнения
1
2
План продаж СБ
Выручка
Формируется автоматически на основании данных Бюджета
продаж и Операционных бюджетов в части дохода от продажи
систем безопасности
Сдельная оплата сотрудникам по
объектам
Премии и бонусы
Формируется автоматически на основании данных бюджетов,
в которых формируются данные по заработной плате
План по дополнительным услугам и сервисному обслуживанию
Выручка
Формируется автоматически на основании заполненных
Бюджетов продаж
Оборудование и материалы
Формируется автоматически на основании заполненных
данных Бюджета потребностей в материалах по направлениям
деятельности
Услуги транспортных компаний
Заполняется вручную при необходимости
Услуги подрядных организаций при
монтаже
Отражаются расходы на выплаты сумм за выполнение работ
подрядными организациями
Сдельная оплата сотрудникам по
объектам
Премии и бонусы
Заполняется вручную
Расходы по сбору платежей за
сервисное обслуживание
Заполняются автоматически
Общая информация для План СБ и План по ДУ и СО
Отчисления с заработной платы
сотрудников со сдельной оплатой
труда
Расходы на обучение персонала
Заполняется вручную с использованием Бюджета расходов на
персонал, расходы на персонал разносятся по
соответствующим видам деятельности
Заполняется вручную. Из бюджетов служб берутся расходы
на обучение персонала
Маркетинг и реклама
Разносятся вручную по направлениям деятельности на
основании заполненного операционного бюджета
организации
Инструмент и спецодежда
Разносится вручную по направлениям деятельности на
основании заполненных операционных бюджетов служб
Таблица 18
Практически все статьи БДР заполняются автоматически на основании
заполненных форм План продаж СБ, План по дополнительным услугам и
сервисному обслуживанию, Операционных бюджетов служб и организации в
целом.
Порядок заполнения БДДС (приложение 19).
Бюджет движения денежных средств является итоговым и наиболее
важным во всей схеме бюджетирования. В нем собраны итоговые числовые
показатели каждого частного бюджета. Итогом данного бюджета является
46
денежное сальдо, которое может быть положительным и отрицательным.
Статья
Принцип и порядок заполнения
Поступления по
операционной деятельности
Заполняются автоматически на основании заполненных бюджетов
продаж и операционных бюджетов служб
Платежи поставщикам
Для заполнения данного блока необходимо рассчитать итоги
суммарных перечислений поставщикам за каждый месяц согласно
номенклатуре закупаемого оборудования и расходных материалов.
Расходы на содержание
персонала
Заполняются вручную. Фактические выплаты должны пойти со
сдвижкой на 1 месяц
Налоги
Заполняется вручную по суммам уплаченных налогов
Остальные доходные и
расходные статьи БДДС
Остальные статьи формируются автоматически на основании
следующих форм: Бюджеты продаж, Операционные бюджеты, Бюджет
расходов на персонал.
Принципы заполнения отдельных статей БДДС представлены в таблице 19.
Таблица 19
Заполнение бюджета движения денежных средств
У компании, которая хочет преуспеть в конкурентной борьбе, должен
быть план стратегического развития. Успешные компании создают такой план
не на основе статистических данных и их проекции на будущее, а базируясь на
видении того, какой должна стать компания через определенное время. И
только после этого они решают, что следует сделать сегодня, чтобы оказаться в
намеченной точке завтра.
Внедрение бюджетного управления в ООО «Система» привело к
радикальным изменениям. Компания планирует свою деятельность на
протяжении года в соответствии с установленной для нее структурой бюджета,
отражающего все существенные показатели ее деятельности. Контроль
фактического исполнения планов обеспечивает возможность оперативного
перераспределения ресурсов в случае изменения ситуации, не предусмотренной
планами. Краткосрочные выгоды от внедрения бюджетирования состоят в
повышении эффективности использования оборотного капитала и, в конечном
счете, в росте прибыли. В долгосрочной перспективе компания выигрывает от
повышения "прозрачности" бизнеса и возможности принимать более
обоснованные решения.
47
2.3. Контроль исполнения бюджета
Для успешного применения бюджетирования в организации необходимо
контролировать этот процесс, поэтому контроль исполнения бюджетов должен
быть составной частью бюджетного процесса и представлять собой мониторинг
производственно-хозяйственной деятельности организации в контексте
достижения бюджетных показателей.
В бюджетном регламенте ООО «Система» отражены основные условия
работы механизма контроля бюджетных показателей, определяемые масштабом
деятельности данной организации, определением и документальным
закреплением процедур контроля. Но, кроме того, для успешного контроля
бюджетных показателей в регламенте бюджетирования и соответствующих
должностных инструкциях должны быть определены задачи по контролю и
анализу бюджета, назначены ответственные исполнители, установлены
бюджетные поручения и сроки выполнения. Отсутствие единого описания
процедур влечет несогласованность действий отдельных работников и целых
подразделений.
Повышение эффективности управления бюджетным процессом может
быть достигнуто за счет:
обеспечения лиц, принимающих решения, полной и детализированной
до требуемого уровня информацией по всем аспектам бюджетного процесса;
повышения достоверности и оперативности формирования бюджетных
показателей;
обеспечения результативного контроля исполнения бюджета.
Контрольно-стимулирующая цель анализа выполнения бюджета
реализуется на основании полученной информации по отклонениям
фактических показателей от плана при оценке результатов работы центров
функциональной ответственности. Бюджетные задания рассматриваются как
основа для работы подразделений и руководителей. С помощью различных
схем оценки показателей применяются меры материального и морального
48
стимулирования за перевыполнение плановых заданий по продажам,
получение доходов, сокращение затрат.
Контроль исполнения бюджета организации осуществляется посредством
сопоставления плановых показателей с фактическими на протяжении всего
финансового года и после его завершения. Критерием оценки достигнутых
значений показателей являются данные принятого бюджета. В целях выявления
отклонений фактических показателей от запланированных в бюджете, на
предприятии осуществляется оперативный и периодический контроль
финансово-хозяйственной деятельности:
– оперативный контроль достигается посредством запроса необходимой
информации от служб организации и направлен на скорейшее выявление
изменений важных показателей деятельности предприятия (объем продаж,
прибыль). Оперативный контроль осуществляется на основе ежемесячных
планов доходов и расходов, которые разрабатываются на основе утвержденного
бюджета доходов и расходов в ООО «Система» на год с конкретизацией
основных статей. В течение месяца отслеживается выполнение плановых
заданий (лимитов) по статьям доходов и расходов с расчетом отклонений. При
невыполнении доходной части бюджета особое внимание уделяется
очередности расходов: обеспечению своевременного внесения платежей в
бюджет, во внебюджетные фонды, оплате коммунальных услуг, выплате
арендных платежей, выплате заработной платы и прочих расходов на персонал.
Стоит отметить, что бюджеты в ООО «Система» составляются на каждое
полугодие отчетного года. С этой же периодичностью должен проводиться и
контроль их исполнения, а значит, для каждого бюджетного периода
необходимо определить диапазон допустимых отклонений. При этом нужно
обеспечить их согласованность. Иначе говоря, если полугодовые показатели
деятельности находятся в допустимых пределах, то отклонение фактически
достигнутых результатов за год от плановых также не должно превышать
установленных нормативов.
49
На примере других организаций в практике ООО «Система» для
определения границ отклонений могут использоваться два подхода:
1) экспертные оценки - не требует сложных расчетов, а пределы
отклонений определяются на основе экспертного мнения. В качестве экспертов,
как правило, выступают руководители служб, ответственные за тот или иной
операционный бюджет. Однако точность определенных таким образом
пределов отклонений достаточно низкая. Иначе говоря, сотрудники
заинтересованы в том, чтобы принимаемые в компании границы отклонений
были как можно больше — это позволит им снять с себя ответственность за
невыполнение поставленных задач. Но данный метод оценки может быть
востребован в случаях, когда отсутствуют данные за предшествующие
периоды, которые можно было бы использовать для анализа возникающих
расхождений планируемых и фактически достигнутых результатов
деятельности.
По мнению руководителей служб ООО «Система» основные объекты,
которые могут контролироваться по отклонениям, — продажи и затраты. При
этом внимание должно уделяться затратным статям, если они больше 5% или
45 тыс. руб. – что касается деятельности служб, занимающихся продажами и
обслуживанием (затратные статьи по данным службам отражаются в
операционном бюджете службы монтажа и сервиса – см. Приложение 14 и 15).
2) статистический анализ – позволяет дать обоснованную оценку границ
допустимых отклонений. Результаты деятельности компании, как правило,
нельзя спланировать со стопроцентной точностью, так как они зависят от
многих случайных факторов, которые не могут быть учтены. Поэтому,
оценивая пределы допустимых отклонений, можно использовать методы
теории вероятностей и статистического анализа и значение по любой из
бюджетных статей рассматривать как случайную величину.
Определенные таким способом диапазоны отклонений позволяют
формировать наглядную отчетность об исполнении бюджетов, в которой все
несущественные расхождения запланированных и фактических показателей
50
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]