Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Базы данных освоение работы в MS Access 2007. Электронное пособие
.pdf
Т.Л. Борзунова, Т.Н. Горбунова, Н.Г. Дементьева
БАЗЫ ДАННЫХ
ОСВОЕНИЕ РАБОТЫ В MS Access 2007
Электронное пособие
Саратов
2014
ББК 32.97
УДК 004
Борзунова Т.Л., Горбунова Т.Н., Дементьева Н.Г.
Базы данных освоение работы в MS Access 2007: электронное
пособие. — Саратов: Издательство «Вузовское образование», 2014. — (Высшее
образование). — 148 с. — Док. опубл. не был. — Доступ с сайта ЭБС IPRbooks.
Изучение баз данных является актуальной задачей в подготовке современных
выпускников ВУЗов, которые должны иметь представление о типах моделей баз данных, о
подходах к их проектированию, уметь создавать и управлять ими.
Представленный электронный учебник и предназначен для решения этой важной
задачи. Данный учебник можно использовать, как для самостоятельного, так и для
аудиторного обучения. Он содержит базовые теоретические и практические сведения, а
также вопросы для закрепления полученного материала.
Содержание данной работы соответствует учебным программам бакалавриата по
направлениям 080500, 010400 и по специальности 080100.
2
Содержание
Введение .................................................................................................................... 4
ТЕМА 1 Базы данных. Основные понятия ............................................................ 5
ТЕМА 2 Использование MS ACCESS для создания БД ...................................... 14
ТЕМА 3 Проектирование реляционных баз данных ............................................ 29
ТЕМА 4 Сортировка и фильтрация данных в БД. Установление связей ........... 44
ТЕМА 5 Создание форм .......................................................................................... 53
ТЕМА 6 Создание запросов .................................................................................... 59
ТЕМА 7 Создание отчетов ...................................................................................... 64
ТЕМА 8 Расширенные возможности запросов ..................................................... 67
ТЕМА 9 Сводные таблицы, кнопочная форма ...................................................... 72
ТЕМА 10 Язык запросов SQL ................................................................................. 76
ТЕМА 11 Макросы и модули .................................................................................. 96
ТЕМА 12 Интеграция данных между Access и узлом Share Point .................... 104
Курсовая работа ...................................................................................................... 113
TaskAccess ............................................................................................................... 119
Литература .............................................................................................................. 148
3
Введение
За свою историю человечество накопило колоссальный опыт и огромные
объемы информации, которыми надо уметь управлять и использовать.
Современный период информатизации общества предоставляет возможность
использовать информационные технологии для обработки данных и
соответственно принятия оптимального решения поставленных задач.
Проектирование, разработка и управление информацией – актуальная
задача для большинства специалистов. Растет популярность баз данных, а
области их применения расширяются. Одновременно повышается и интерес к
программе Access, которая входит в состав самого известного и наиболее
распространенного пакета офисных программ MicroSoft Access.
Access предоставляет пользователю удобную рабочую среду,
позволяющую контролировать данные на различных уровнях: от содержания
конкретной записи до схемы межтабличных связей, от запроса, отображающего
данные одного поля, до средств, создающих новые таблицы. Дойдя до создания
структурно продуманных и красиво оформленных форм, можно получить
законченное приложение, надежно сохраняющее и защищающее информацию.
В работе в форме практических рекомендаций рассмотрены методы
создания баз данных с использованием интегрированной среды MicroSoft
Access 2007 от изучения основных понятий и этапов проектирования до
разработки средств интерфейса и взаимодействия с MS Excel и Share Point. Для
продвинутых пользователей будет интересен материал, связанный с изучением
SQL. Изложение материала оформлено в виде отдельных разделов, в которых
кратко представлен теоретический материал по конкретной теме. Каждая тема
может выступать в качестве отдельного практического занятия. С этой целью
рассмотрены конкретные примеры, приведены варианты заданий и вопросы для
самопроверки.
В качестве итоговой работы даны варианты курсовой работы и задания
TaskAccess.
Данная работа активно используется в учебном процессе и позволяет
эффективно организовывать аудиторные занятия, а также помогает студентам
упростить процесс усвоения представленного материала и в дальнейшем
применять полученные знания для решения практических задач.
4
ТЕМА 1
Базы данных. Основные понятия.
Информационные системы.
Текстовые документы и базы данных.
Данные. Модели данных.
Этапы проектирования БД.
Практическая работа №1.
Вопросы к работе № 1.
Информационные системы
Человечество сегодня переживает информационный взрыв. Объем
информации, поступающей к человеку через все информационные средства,
непрерывно растет. Поэтому для каждого человека, живущего в
информационном обществе, очень важно овладение средствами оптимального
решения задачи накопления, упорядочения и рационального использования
информации.
Возможности человека в обработке информации резко возросли с
использованием компьютеров. В применении ЭВМ для решения задач
информационного обслуживания можно выделить два периода:
начальный период, когда решением задач обработки информации,
организацией данных занимался небольшой круг людей – системные
программисты. Этот период характерен тем, что создавались программные
средства для решения конкретной задачи обработки данных. При этом для
решения другой задачи, в которой использовались эти же данные, нужно было
создавать новые программы;
период системного применения ЭВМ. Для решения на ЭВМ
комплекса задач создаются программные средства, оперирующие одними и
теми же данными, использующие единую информационную модель объекта.
Эти средства не зависят от характера объекта, его модели, их можно применять
для информационного обслуживания различных задач. Человечество пришло к
организации информации в информационных системах.
Информационными системами (ИС) называют большие массивы
данных вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки.
Различают следующие виды ИС: фактографические, документальные и
экспертные системы.
5
Фактографическая ИС – это массив фактов – конкретных значений
данных об объектах реального мира.
Информация в фактографической ИС хранится в четко
структурированном виде, поэтому она способна давать однозначные ответы на
поставленные вопросы, например: «Кто является победителем чемпионата
России по гимнастике в 1999 году?», «Кому принадлежит автомобиль марки
AUDI 80 с регистрационным номером РА899Р77?», «Какой номер телефона в
бухгалтерии МГУ?», «Кто стал Президентом России на выборах в марте 2002
года?» и т.д. Фактографические ИС используются буквально во всех сферах
человеческой деятельности – в науке, материальном производстве, на
транспорте, в медицине, государственной и общественной жизни, торговле,
криминалистике, искусстве, спорте.
Документальные информационные системы обслуживают
принципиально иной класс задач, которые не предполагают однозначного
ответа на поставленный вопрос.
Базу данных таких систем образует совокупность неструктурированных
текстовых документов (статьи, книги, рефераты, тексты законов) и
географических объектов, снабженная тем или иным формализованных
аппаратом поиска. Цель системы, как правило, - выдать ответ на запрос
пользователя список документов или объектов, в какой-то мере
удовлетворяющих сформулированным в запросе условиям.
Например: выдать список всех статей, в которых встречается слово
«Пушкин». Принципиальной особенностью документальной системы является
её способность, с одной стороны, выдавать ненужные пользователю документы
(например, где слово «Пушкин» употреблено в ином смысле, чем
предполагалось), а с другой – не выдавать нужные (например, если автор
употребил какой-то синоним или ошибся в написании). Документальная
система должна уметь по контексту определить смысл того или иного термина,
например, различать «ромашка» (растение), «ромашка» (тип печатающей
головки принтера).
Экспертные системы (ЭС) – интеллектуальные системы, призванные
играть роль «советчика», построены на базе формализованного опыта и знаний
эксперта. Ядром ЭС являются базы знаний, в которых собраны знания
экспертов (специалистов) в определенной области, на основе которых ЭС
позволяет моделировать рассуждения специалистов из данной предметной
области.
Указанная классификация и отнесение ИС к тому или иному типу
устарели, так как современные фактографические системы часто работают с
6
неструктурированными блоками информации (текстами, графикой, звуком,
видео), снабженными структурированными описателями.
Текстовые документы и базы данных
Значительная часть пользователей, приобретая компьютер или получая
доступ к нему, прежде всего, осваивает операции именно с текстовыми
файлами. На первом этапе компьютер обычно используют в качестве удобной и
«интеллектуальной» пишущей машинки (для подготовки, хранения,
модификации и распечатки всевозможных писем, сочинений, рефератов,
объявлений, статей и т.п.).
Вряд ли многие задумываются, что уже на этом этапе они используются
примитивной информационной системой, которая в данном случае состоит из
следующих элементов:
текстового редактора как инструмента манипулирования текстами;
группы текстовых файлов (базы данных) как объекта обработки.
На следующем этапе пытаются использовать текстовый файл как некую
амбарную книгу, куда легко можно заносить разнообразную «списочную»
информацию, например, рецепты, телефонные номера своих знакомых,
каталоги, каталоги своей видеотеки, фонотеки, адреса и названия организаций и
прочее. Способ представления и размещения информации в таких «амбарных»
книгах обычно придумывает сам пользователь. Например, юрист может
поместить в текстовый файл карточки своих клиентов с указанием фамилии,
имени и отчества, адреса проживания, темы юридической консультации и
других данных, например: «Иванов П.И., Тула, ул. Сафонова, д. 12,
наследство», «Сидоров П.Т., Москва, ул. Тверская, д.34, кв.25, автомобильная
авария» и т.п.
В чем недостатки такого подхода? Создавая базы данных, мы стремимся
обеспечить себе возможность, во-первых, упорядочивать информацию по
различным признакам (например, по теме консультации), а во-вторых – быстро
извлекать выборки с произвольным сочетанием признаков (например,
клиентов, обращавшихся за консультацией по поводу получения наследства).
Однако описанная выше организация данных не позволит ни того, ни другого,
потому что упорядочить информацию в текстовом файле значительно сложнее,
чем даже выбрать клиентов с одной темой консультации, если в записи про
разных клиентов одна и та же тема записана по-разному (например,
«наследство», «Насл.» и т.п.)
Чтобы компьютер мог безошибочно искать и систематизировать данные,
надо прежде всего выработать и соблюдать при записи данных некоторые
правила (соглашения) о способах представления информации.
7
Применительно к вышеописанной информационной системе юриста это
означает, что тема консультации должна обозначаться совершенно одинаково
во всех случаях записи. Все записи о клиентах должны иметь одинаковую
длину (например, по две строки на клиента), положение описания
определенных атрибутов данных в каждой записи должно быть одно и то же
(например, запись начинается с фамилии, тема юридической консультации
записывается с начала второй строки).
Такой процесс приспособления форматов и значений данных к
возможностям компьютера, т.е. устранение произвола в представлении длины и
(или) значений, называется структурированием информации. Другими словами,
структурирование – это введение соглашений о способах представления
данных.
Отсюда следует, что информационная система – это совокупность тем
или иным способом структурированных данных (базы данных) и комплекса
аппаратно-программных средств для хранения данных и манипулирования ими.
Данные. Модели данных
Информационная система не может существовать без банка данных, где
автоматизированы процедуры накопления, хранения, поиска и обработки
информации для решения различных задач.
Банк данных включает в себя базу данных (БД), а также Систему
управления базами данных (СУБД). СУБД представляет собой совокупность
языковых и программных средств, с помощью которых БД создается и
поддерживается в процессе эксплуатации.
Основа информационной системы, объект ее обработки – база данных
(БД).
База данных – это совокупность сведений о конкретных объектах
реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной
области.
Например, база данных по вузам (высшее образование), база данных по
лекарственным препаратам (медицина), база данных по автомобилям
(автомагазин), база данных по стройматериалам (склад) и т.п.
БД должна отображать текущие данные о предметной области,
накапливать, хранить информацию и предоставлять различным категориям
пользователей быстрый доступ к данным. Для этого данные в базе должны
быть структурированы в соответствии с некоторой моделью, отражающей
основные объекты предметной области, их свойства и связи между ними.
8
Модель данных представляет собой структуру данных, соглашения о
способах их представления и операций манипулирования ими. Иными словами,
это формализованное описание объектов предметной области и взаимосвязей
между ними.
Различают три основных типа моделей данных: иерархическую, сетевую
и реляционную.
Иерархическая структура представляет собой совокупность элементов,
в которой данные одного уровня подчинены данным другого уровня, а связи
между элементами образуют древовидную структуру. В такой структуре
исходные элементы порождают другие элементы, причем эти элементы в свою
очередь порождают следующие элементы и т.д. Существенно то, что каждый
порожденный элемент имеет только одного «родителя». Обратите внимание,
что в иерархической структуре порождающим элементом может быть не объект
сам по себе, а только конкретный экземпляр объекта.
Примером иерархической базы данных может служить генеалогическое
древо вашей семьи.
Существуют и более сложные – сетевые структуры, в которых каждый
порожденный элемент может иметь более одного порождающего элемента.
Сетевая модель данных отличается от иерархической тем, что каждый
элемент сетевой структуры данных связан с любым другим элементом
вышележащего уровня.
9
Примером сложной сетевой структуры может служить структура базы
данных, содержащая сведения об учащихся, занимающихся в различных
кружках. При этом возможны занятия одного и того же ученика в разных
кружках, а так же посещение несколькими учениками занятий одного кружка.
Сетевые и иерархические структуры можно свести к простым двумерным
таблицам.
Реляционная модель данных предложена Коддом и основывается на
понятии отношение. Отношение представляет собой множество элементов,
называемых кортежами. Наглядной формой представления отношения является
привычная для человеческого восприятия двумерная таблица. Таблица имеет
строки и столбца. Каждая строка таблицы имеет одинаковую структуру и
состоит из полей. Строкам таблицы соответствуют кортежи, а столбцам –
атрибуты отношения (домены).
С помощью одной таблицы удобно описывать простейший вид связей
меду данными, а именно деление одного объекта, информация о котором
хранится в таблице, на множество подобъектов, каждому на которых
соответствует строка или запись таблицы. При этом каждый из подобъектов
имеет одинаковую структуру или свойства, описываемые соответствующими
значениями полей записей.
Например, таблица может содержать сведения о группе обучаемых, о
каждом из которых известны следующие характеристики: фамилия, имя и
отчество, пол, возраст и образование. Поскольку в рамках одной таблицы
трудно описать более сложные логические структуры данных из предметной
области, применяют связывание таблиц. Таким образом база данных
представляет собой совокупность связанных таблиц.
Физическое размещение данных в реляционных базах на внешних
носителях легко осуществляется с помощью обычных файлов.
Достоинство реляционной модели данных заключается в простоте,
понятности и удобстве физической реализации на ЭВМ. Именно простота и
понятность для пользователя явились основной причинно их широкого
10
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]