Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Базы данных освоение работы в MS Access 2007. Электронное пособие
.pdf
Создание формы с параметрами
Создание формы для параметрического запроса
Чтобы пользователь не вводил данные каждый раз с клавиатуры, а запрос
на выборку задавал в форме, выбирая данные из списков, отвечая на
приглашение (или несколько приглашений), создают форму.
Этапы создания формы:
1. Создается однотабличный запрос с одним полем для выведения всех
значений этого поля. В свойствах запроса (курсор установить в верхней части
бланка запроса и Свойства) надо указать без повторяющихся (только
Уникальные значения), чтобы в списке были только уникальные значения.
Таких запросов создается столько, сколько нужно создать списков значений.
2. Создается пустая форма. На нее помещается несколько управляющих
элементов (обычные или раскрывающиеся списки) количество которых
соответствует количеству параметров запроса.
3. Размещение на форме элемента управления следует при нажатой
кнопке Использование мастера для автоматической его загрузке. В качестве
источника данных для каждого списка указывается соответствующий запрос.
4. Создается главный запрос для выборки данных. Выбор полей
диктуется требованиями для отображения информации по выборке. В макете
запроса (с параметрами) в поле Условие отбора указываются не
информационные строки, а ссылки на эти элементы формы по следующему
формату
Forms![Имя_формы]![Имя_элемента_управления]
5. На форму после этого размещается также командная кнопка,
вызывающая главный запрос. При запуске мастера на первом шаге выбирают
категорию Разное – Выполнить запрос.
Пользователь в форме будет выбирать определенные значения из
списков, после чего нажмет кнопку, будет вызван параметрический запрос, в
который в качестве параметров автоматически подставляются значения,
выбранные в форме. Результат выборки отобразится в табличной форме.
Перекрестные запросы
Групповые операции
При обработки данных в таблицах иногда бывает необходимо учитывать
итоговые значения, которые формируются определенным образом для
различных групп записей.
61
Для использование групповых операций на панели Конструктор
запросов надо нажать кнопку Итоги. На бланке запроса появится строчка
Групповые операции. В нужном поле из раскрывающегося списка в строке
Групповые операции выберем нужную функцию.
Перекрестные запросы
В Access имеется возможность придать запросам, в которых
используются групповые операции, вид электронных таблиц – Перекрестный
запрос. Название строк и столбцов в них служат поля таблицы (запроса), а в
ячейках отображаются вычисляемые статистические данные, которые
соответствуют значениям, указанным в названии строки и столбца.
Для этого запроса надо указать поле, которое будет названием заголовка
строк. Другое – заголовком столбцов, а третье поле – значение, размещаемое на
пересечении строк и столбцов, причем надо указать статистическую функцию
для вычисления этого значения (сумма, среднее Avg, Подсчитать количество
Count и т.д.)
Перекрестный запрос строится и с помощью Мастера перекрестного
запроса. Запуск: на панели Создание –в разделе Другие Мастер запросов –
выбрать в диалоговом окне Новый запрос пункт – Перекрестный запрос.
Выполнить все этапы Мастера.
Запросы на изменение данных
С помощью запроса можно выполнять и различные изменения в БД, а
именно:
создавать новые таблицы,
обновлять записи,
добавлять записи,
удалять записи.
Так как эти запросы затрагивают изменения содержания таблиц баз
данных, то эти запросы имеют особые графические изображения и для их
выполнения должна быть включена опция Системы безопасности о
разрешении внесения изменения в БД.
Для создания запроса на изменение:
1. Надо создать запрос на выборку с требуемой структурой,
2. Выбрать необходимый тип запроса на панели Тип запроса вкладки
Конструктор.
62
Создание запроса с помощью мастера
Мастера позволяют сформировать запрос в автоматическом режиме,
отвечая на определенные вопросы.
Мастера строят :
простой запрос;
перекрестный запрос (аналог электронной таблицы);
запрос на поиск повторяющихся данных;
запрос на поиск записей без подчиненных, т.е. поиск данных, которым
не соответствует ни одна запись в подчиненных таблицах.
Практическая работа № 6
1. Создать запрос к таблицам базы данных Автомагазин, который
отберет данные об автомобилях, произведенных не ранее 2008г. и
поставленных фирмой АвтоВАЗ.
2. Создать запрос с параметром Поиск автомобилей по марке.
a. Создать запрос с параметром Поиск автомобилей по марке.
b. Создайте запрос с параметром, позволяющий получить о данных на
машину определенного цвета.
c. Создать форму для параметрического запроса: по цвету, по типу
кузова, по марке с выведением цены и года выпуска для найденных машин.
3. Создать запрос на изменение адреса фирмы поставщика.
4. Создать перекрестный запрос для определения средней цены на
автомобили в разные года у разных фирм.
Вопросы к работе № 6
1. Что такое запрос?
2. Какие способы построения запроса есть в Access?
3. Как строится простой запрос?
4. Что такое параметр?
5. Как работает мастер?
6. Какие еще виды запросов существуют ?
7. Для чего нужен перекрестный запрос?
8. Что делают запросы на изменение? Законспектируете.
63
ТЕМА 7
Создание отчетов
Отчеты.
Создание отчетов.
Отчет в режиме конструктора.
Практическая работа № 7.
Вопросы к работе № 7.
Отчеты
Отчеты предназначены для представления информации в печатном виде.
В Отчетах (в отличии от печати из таблиц или форм) можно организовывать
вычисление итоговых значений, а также группировать данные.
Возможности отчетов:
Осуществление вычислительных операций, информация для которых
находится в нескольких группах данных;
Применение иерархической структуры в отображении групп данных (до
10 уровней);
Печать верхнего и нижнего колонтитула на каждой странице отчета;
Установка для отчета текста заголовка и примечаний:
Вставка собственных заголовков и примечаний в каждую группу данных
отчета;
Можно внедрять рисунки и объекты;
Можно вставлять подчиненные объекты.
Создание отчетов
Создать отчет можно
Сохранением другого объекта БД как отчета,
С помощью автоотчета на основе таблицы или запроса,
В режиме конструктора или макета отчета.
На вкладке Создание – Отчеты имеются средства для создания Отчетов.
Кнопка Отчет позволяет создать простой отчет из всех полей выделенной
таблицы. К первому полю добавляется Итог.
Кнопка Наклейки – запускает мастер создания наклеек.
64
Кнопка Пустой отчет – для создания отчета, открывающего в режиме
макета.
Кнопка Мастер отчетов.
Кнопка Конструктор отчетов.
Отчет в режиме конструктора
В режиме Конструктора можно осуществить полную настройку Отчета.
В этом режиме работа происходит по разделам:
Заголовок отчета. Печатается один раз в начале первой странице.
Верхний колонтитул – Печатается в начале каждой страницы вне
основного текста.
Область данных. Печатается для каждой записи в источнике данных.
Нижний колонтитул. Печатается в конце каждой страницы вне
основного текста.
Примечание отчета. Печатается один раз на последней странице, перед
нижним колонтитулом.
Заголовок группы. Печатается вначале новой группы записей.
Примечание группы. – печатается в конце новой группа записей.
Практическая работа № 7
1. Создайте отчет для БД.
Создайте отчет, для чего, выбрав на вкладке Создание панели Отчеты
команду Мастер отчетов.
1) На первом шаге мастера Создание отчетов, выбрав таблицу
Поставщики, включите в отчет поля Фирма и Телефон. Выбрав таблицу
Автомобили, включите в отчет поля Марка, Объем двигателя, Цвет, Тип
кузова, Год выпуска, Номер кузова. Щелкнув кнопку «Далее».
2) Выберите в качестве главной таблицы таблицу Поставщики.
3) На следующем шаге диалога с мастером Создание отчетов добавьте
уровень группировки, выбрав поле Марка. Щелкнув «Далее».
4) Выберите сортировку по возрастанию по полю Год выпуска.
Щелкнув кнопку «Итоги», включите опцию Мах в поле Объем двигателя для
отображения в итогах максимального значения по объему двигателя. Включите
опцию данные и итоги для отображения и данных и итогов. Щелкнув кнопку
«ОК», закройте окно выбора вычисляемых итогов. Щелкнув кнопку «Далее».
5) Выберите вид макета ступенчатый и включите опцию настройки
ширины полей для размещения их на одной странице.
65
6) Затем выберем стиль оформления создаваемого отчета –
Официальный.
7) На заключительном этапе Создания отчета задайте имя Пример
отчета 1 и, выбрав просмотр отчета, щелкните «Готово» для завершения
создания отчета и просмотра полученного отчета.
2. Отредактируйте его в конструкторе, чтобы правильно отображались
все подписи и содержание их было приемлемым («максимальный объем
двигателя»).
Вопросы к работе № 7
1. Для чего нужен отчет? Прокомментируйте полученные результаты.
2. Как его можно создать?
3. Какие статистические функции можно использовать для итоговых
значений?
4. Что такое колонтитул? Примечание?
66
ТЕМА 8
Расширенные возможности запросов
Вычисляемые поля.
Перекрестные запросы.
Запрос на создание таблицы.
Запрос на добавление/удаление записей.
Запрос на обновление.
Практическая работа № 8.
Вопросы к работе № 8.
Вычисляемые поля
Выражения в запросах могут использоваться для проведения вычислений,
обработки текста, проверки данных. В выражениях могут использоваться
операторы, константы, функции, ссылки на имена полей, элементы управления
и свойства. В результате вычисления получается единственное значение.
Правила использования выражений.
Для того чтобы определить условия отбора для запросов и расширенных
фильтров – выражение вводится в ячейку соответствующего поля в строке
Условие отбора.
Для того чтобы создать вычисляемые поля в запросах или расширенном
фильтре – выражение вводится в свободную ячейку в строке Поле.
Для того чтобы задать в запросах на обновление условие обновления
записей в зависимости от результатов выражения – выражение вводится в
ячейку соответствующего поля в строке Обновление.
В запросе может быть созданы новые поля, которые могут содержать
вычисляемое выражение для выполнения действий над имеющимися полями.
Для построения сложных выражений используют Построитель выражений.
Для созданного вычисляемого поля автоматически формируется
стандартное название: Выражение1, которое будет отображаться в запросе.
Для изменения этой надписи, установив курсор в это поле, надо нажать
Страницу свойств. На вкладке Общие в строке Подпись можно ввести
нужное имя.
При использовании в выражении имени поля, оно заключается
квадратные скобки.
67
Например, если надо построить новое поле, в котором будет проверяться
некоторое условие, то можно использовать встроенную функцию управления
IIF. Синтаксис этой функции:
IIF(«условие»; «значение, если условие истинно»; «значение, если
условие ложно»)
Условие строится с помощью знаков сравнения, операций алгебры
логики.
Функции могут быть вложенными, т.е. если условие истинно, то может
проверяться другое условие.
Перекрестные запросы
Групповые операции
При обработки данных в таблицах иногда бывает необходимо учитывать
итоговые значения, которые формируются определенным образом для
различных групп записей. Для выполнения таких групповых операций
существуют специальные – итоговые- функции.
Для использование групповых операций на панели Конструктор
запросов надо нажать кнопку Итоги. На бланке запроса появится строчка
Групповые операции. В нужном поле из раскрывающегося списка в строке
Групповые операции выберем нужную функцию.
Перекрестные запросы
В Access имеется возможность придать запросам, в которых
используются групповые операции, вид электронных таблиц – Перекрестный
запрос. Название строк и столбцов в них служат поля таблицы ( запроса), а в
ячейках отображаются вычисляемые статистические данные, которые
соответствуют значениям, указанным в названии строки и столбца.
Перекрестный запрос строится и с помощью Мастера перекрестного
запроса.
Запуск мастера: на панели Создание –в разделе Другие Мастер
запросов –выбрать в диалоговом окне Новый запрос пункт – Перекрестный
запрос. Выполнить все этапы Мастера.
68
Запрос на создание таблицы
Запрос этого типа создает новую таблицу, включающую в себя поля
одной или нескольких таблиц. Он используется для:
Создание архивной таблицы, содержащей старые записи. Например
данные обо всех поставщиках, которые раньше поставляли машины, прежде
чем их удалить из основной таблицы.
Создание резервной копии.
Создание промежуточной таблицы для последующего экспорта в другую
БД.
Алгоритм создания запроса:
1. Открыть бланк запроса и добавить в него таблицы, запросы, из
которых следует выбрать данные для новой таблицы.
2. На ленте выбрать Тип запроса: создание таблицы. В поле имя
таблицы окна Создание таблицы надо ввести имя таблицы, которую надо
создать.
3. Перетащите из списка полей в бланк запроса поля для новой таблицы.
4. Просмотрите новую таблицу перед ее созданием.
5. Для создания новой таблицы щелкните кнопку Выполнить на Ленте.
Появится предупреждающее окно об уничтожении старой таблицы с таким
именем и созданием новой
Запрос на добавление/удаление записей
С помощью этого запроса можно добавлять записи в существующую
таблицу. Причем в ячейках свойства запроса Добавление явно указываются
поля, в которые будут вставлены данные. Запрос на добавление позволяет
задать условие отбора для добавляемых записей.
1. Создать запрос на выборку в режиме конструктора к таблице, куда
будут добавляться данные.
2. На панели Тип запроса выбрать Добавление, и выбрать таблицу приемник.
3. Появится строка Добавление, в которую будут автоматически
добавлены имена соответствующих полей таблицы.
4. Для соответствующего поля в строке условие отбора указывают
условие.
5. Сохранить запрос.
6. ОК
69
Запрос на удаление записей
Запрос на удаление необходим при удалении записей из таблицы.
Надо помнить, что удаляемые данные могут быть связаны с другими
записями. Поэтому при совершении удаления – надо установить переключатель
связи при Изменении связи – Каскадное удаление связанных записей.
Строится он аналогично предыдущему запросу, но использую кнопку
Тип запроса – Удаление. Включать в этот запрос можно только одно поле, для
которого ставится условие, при выполнении которого будет происходить
удаление записи.
Запрос на обновление
Данный тип запроса на изменение используется в тех случаях, когда
необходимо создать отбор записей с последующим изменением определенного
поля, и задается Тип запроса: обновление на панели Тип запроса.
На первом этапе запрос создается стандартным образом. После введения
условий отбора, изменяем тип запроса на Обновление. В появившейся новой
строке Обновление вводят новое значение или строят выражение для
получения этого нового значения.
Рекомендация: строить выражение через построитель, выбирая поля,
функции, операции и т.д.
Практическая работа № 8
1. Построить запрос с использованием вычисляемых полей.
Создать поле Категория, в которое будет помещена информация о
категории машины в зависимости от Объема двигателя.
Если объем двигателя до 1100 – то это микролитражная машина;
От 1100-1700 – малолитражная;
От 1700 - 3500 – средне литражная и
Свыше 3500 – крупно литражная машина.
Подготовить запрос о машинах одной категории.
Б. Создать поле коэффициент «возраста» машины –
• 1 - для транспортных средств, с момента выпуска которых прошло
менее 5 лет;
• 1,75 - для транспортных средств, с момента выпуска которых прошло
более 5 лет, но не более 10 лет;
70
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]