Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Базы данных освоение работы в MS Access 2007. Электронное пособие
.pdf
Модули
Модули используют для автоматизации работы с БД, когда нельзя
использовать макрос, либо их использование не эффективно.
Модули представляют собой процедуры Visual Basic.
Область применение:
При необходимости упрощения управления БД. Макросы существуют
отдельно от использующих их форм и отчетов и реакция на события в формах и
отчетах определяется многими макросами, поэтому поддержка БД становиться
затруднительной. Процедуры Visual Basic являются встроенными в описание
соответствующих форм и отчетов, поэтому автоматически переносятся из
одной базы в другую.
При необходимости создания собственных функций для выполнения
одинаковых операций над различными объектами, а также для решения
сложных задач, которые невозможно решить с помощью встроенных функций.
При необходимости создавать и обрабатывать новые объекты (таблицы,
запросы, формы, отчеты) во время работы приложения.
При необходимости проводить обработку событий с передачей
аргументов в специальные процедуры Visual Basic, а также использовать в
качестве аргументов значения переменных.
При необходимости обрабатывать отдельные записи, а также выполнять
определенные действия над ними. Макросы, в отличие от процедур Visual
Basic, позволяют работать только с целым набором записей.
При необходимости отслеживать и обрабатывать ошибки в приложении.
Процедуры Visual Basic позволяют перехватывать ошибку при ее
возникновении и либо собственное сообщение об ошибке, либо предпринимать
определенные действия для ее обработки.
Практическая работа № 11
Задание 1. Создать макрос, который открывает созданный ранее в
лабораторной работе №3 запрос с параметром, позволяющий отобрать в базе
данных Автомагазин автомобили определенной марки.
Для этого выполните следующие действия.
1. Загрузите MS Access и откройте базу данных Автомагазин. Выбрав
вкладку Создание, щелкните кнопку «Макрос» на Ленте вкладок. В окне
конструктора макроса выберите из списка столбце Макрокоманда команду
101
ОткрытьЗапрос. В бланке Аргументы макрокоманды в поле Имя запроса
задайте имя запроса с параметром Запрос поиск нужной марки авто. В поле
Режим задайте Таблица, в поле Режим данных задайте Изменение.
2. Закройте окно конструктора макроса, сохранив его под именем
Макрос 2.
3. Проверьте действия макроса, для чего запустите его щелчком
кнопки «!» (Выполнить). После старта макроса на экране открывается окно
ввода значения параметра с приглашением Введите марку автомобиля. Задав
марку искомого автомобиля, просмотрите таблицу – результат действия
вызванного макросом запроса. Если автомобили такой марки есть, то данные о
них будут отображены в таблице. Если таких автомобилей нет, то таблица
будет пуста.
Задание 2. Создайте макрос, который открывает отчет Пример отчета1,
созданный при выполнении лабораторной работы №3, отбирает в нем данные
об автомобилях поставщика АвтоВАЗ и печатает отчет на бумаге.
Для этого выполните следующие действия.
1. Выбрав вкладку Создание, щелкните кнопку «Макрос» на Ленте
вкладок. В окне конструктора макроса выберите из списка в столбце
Макрокоманда команду ОткрытьОтчет. В бланке Аргументы макрокоманды в
поле Имя отчета задайте Имя отчета Пример отчета1. в поле Режим задайте
Печать, в поле Условие отбора задайте выражение [Автомобили
]![Поставщик]=[Введите фирму].
2. Закройте окно конструктора, сохранив макрос под именем Макрос3.
проверьте действие макроса, для чего запустите его щелчком кнопки
«Выполнить». После этого будет сформирован отчет, в который будут
включены записи, отобранные из базы данных по заданному условию. Затем
отчет будет отправлен на принтер.
3. Откройте окно принтера и отмените печать отчета Пример отчета1.
4. Закройте окно MS Access.
Задание 3. Отредактируйте созданные макросы: назначьте для их
выполнения сочетание клавиш, вставьте в них возможность выдачи сообщений,
если параметр не был введен, после чего открыть таблицу Автомобили и
остановить макрос.
1. Для чего нужны макросы?
2. Как можно запустить макрос?
Вопросы к работе № 11
102
3. Какие средства используются в СУБД Microsoft Access для целей
автоматизации операций с объектами баз данных? Чем они отличаются?
4. Как можно автоматически выполнить макро команду или набор макро
команд при открытии базы данных?
5. Как создать кнопку с помощью мастера?
6. Свободные и внедренные макросы?
7. Последовательность действий в макросе. Как управлять ею?
8. Для чего нужны модули?
103
ТЕМА 12
Интеграция данных между Access и узлом Share Point
Microsoft Office Access 2007 с Windows SharePoint Services 3.0позволяет
организовывать общий доступ и управлять данными различными способами.
Можно воспользоваться преимуществами средств для совместной работы узла
SharePoint продолжая использовать возможности ввода и анализа данных
Access. Например, можно записывать версии данных, подписаться на
получение предупреждений, чтобы знать обо всех вносимых изменениях и
управлять разрешениями на доступ к данным.
SharePoint 2007 (2010) представляет собой интегрированную платформу
для управления контентом и совместной работы. SharePoint Server
2007 является важной частью технологий Microsoft и помогает организациям
более эффективно сотрудничать друг с другом. Платформа предоставляет
функции, которые улучшают продуктивность командной работы, управление
процессами создания документации, выбор оптимальных бизнес процессов и
управление знаниями.
Способы работы с данными.
Интегрирование данных и управление ими.
Начало работы.
Перенос базы данных в SharePoint.
Представления, формы и отчеты.
Взаимодействие с Excel.
Практическая работа № 12.
Вопросы к работе № 12.
Способы работы с данными
Используя Office Access 2007, можно обеспечивать общий доступ к
данным, управлять и обновлять их с узлов SharePoint различными способами.
Передача (экспорт) данных на узел SharePoint
При передаче базы данных из Access на узел SharePoint на узле SharePoint
создаются списки, связанные также как и таблицы в базе данных. После
передачи базы данных в Access создается новое интерфейсное приложение,
имеющее все старые формы и отчеты, а также новые связанные таблицы,
104
которые были только что экспортированы. Мастер переноса на узел SharePoint
помогает осуществить перемещение данных из всех таблиц одновременно.
После создания списков SharePoint пользователи смогут работать с ними
на узле SharePoint или в связанных таблицах в Access, используя при этом
возможности узла SharePoint для управления данными и их обновления.
Администратор может управлять разрешениями на доступ к данным и их
версиям и может определить пользователей, изменивших их, или восстановить
предыдущую версию данных.
Публикация данных на узел SharePoint
При совместной работе с другими пользователями можно хранить копию
базы данных на сервере SharePoint и продолжать работу с базой данных с
помощью форм и отчетов в Access. Списки можно связывать так же, как и
таблицы. Это может быть полезно при отслеживании данных на узле SharePoint
и последующем создании форм, запросов и отчетов для работы с данными.
Например, можно создать приложение Access, которое будет содержать
запросы и отчеты для списков SharePoint, отслеживающих проблемы и
управляющих информацией о сотрудниках. При работе с этими списками на
узле SharePoint можно открывать запросы и отчеты Access из меню Вид для
списков SharePoint. Например, если необходимо просмотреть и распечатать
отчет Access о задачах для ежемесячных собраний, это можно будет сделать из
списка SharePoint.
При первой публикации базы данных на сервере Access предоставляет
список веб-серверов. Этот список позволяет упростить выбор желаемого
местонахождения публикации, например, это может быть библиотека
документов. После публикации базы данных местонахождение запоминается в
Access, что исключает необходимость повторного поиска сервера при
публикации изменений. При публикации базы данных на узле SharePoint база
данных становится доступной пользователям, имеющим разрешение на работы
с узлом SharePoint.
Открытие форм и отчетов Access с узла SharePoint
Пользователи могут открывать списки в расширенных режимах Access с
узла SharePoint. Формы, отчеты и таблицы Access могут отображаться вместе с
другими представлениями на узле SharePoint. При выборе режима Access,
Access запускает и открывает запрошенную форму, отчет или таблицу. Это
упрощает запуск расширенных отчетов Access на узле SharePoint без
105
необходимости предварительного запуска Office Access 2007 или поиска
необходимого объекта.
Создание баз данных из списков SharePoint
Списки SharePoint можно открывать в Access. Если база данных не
существует, ее можно создать в Access, а затем создать набор форм и отчетов,
основанный на списке.
Работа со списками SharePoint в автономном режиме с помощью
Access
При необходимости «взять работу на дом», обеспечить работу списков
SharePoint в автономном режиме в Access можно при помощи одного щелчка.
Можно работать с данными в Access, а затем синхронизировать изменения или
подключиться к узлу SharePoint позднее.
Импорт или связь со списком SharePoint
Получить доступ к списку SharePoint в Access можно либо импортировав
его, либо связав с Access. При импортировании списка SharePoint в базе данных
Access создается его копия. Во время выполнения операции копирования
можно указать списки, которые необходимо скопировать. Также для каждого
выбранного списка можно указать, нужно ли импортировать весь список или
только определенное его представление. Связывание позволяет подключиться к
данным в другой программе без их импортирования, что позволяет
просматривать и редактировать актуальные данные, как в исходной программе,
так и в базе данных Access без необходимости создания и обслуживания копии
данных в Access.
Интегрирование данных и управление ими
После размещения данных Access на узле SharePoint можно управлять
разрешениями на просмотр данных пользователями, отслеживать версии и
восстанавливать любые случайно удаленные данные. Улучшенная интеграция
данных между Office Access 2007 и узлами SharePoint увеличивает
быстродействие и расширяет возможности разработки приложений.
106
Управление разрешениями на узлах SharePoint
На узлах SharePoint можно установить различные уровни разрешений для
списков и баз данных Access. Можно установить разрешение только на чтение
или дать группам полные права на редактирование, кроме того, можно
выборочно разрешать или запрещать доступ отдельным пользователям. Если
нужно запретить доступ только к нескольким конфиденциальным элементам в
базе данных, то на узле SharePoint можно установить разрешения на отдельные
элементы списка.
Отслеживание и управление версиями на узлах SharePoint
На узле SharePoint можно отслеживать версии элементов списка, а также
просматривать историю версий. При необходимости можно восстановить
предыдущую версию элемента. Если нужно узнать, кто и когда внес изменения
в строку, можно просмотреть историю версий.
Восстановление данных из корзины
Для упрощенного просмотра удаленных записей и восстановления
случайно удаленной информации на узле SharePoint, можно воспользоваться
корзиной.
Увеличенное быстродействие таблиц, связанных со списками
SharePoint.
Для обеспечения более быстрой и уверенной работы по сравнению с
предыдущими версиями была оптимизирована внутренняя обработка таблиц,
связанных со списками SharePoint.
Расширенное сопоставление типов данных Windows SharePoint
Services.
Благодаря введению новой поддержки многозначных полей и вложений,
Access поддерживает больше типов данных, найденных на узлах SharePoint,
которые упрощают разработку и создание общих приложений
Начало работы
Access 2007 предоставляет несколько путей интеграции с Microsoft Office
SharePoint Server (MOSS) 2007 . Они включают:
импорт данных из списка SharePoint,
публикацию данных на узле SharePoint,
107
создание списка SharePoint,
использование данных SharePoint в качестве внешнего источника,
перенос базы данных Access на новый или существующий узел
SharePoint
и автономный доступ к данным SharePoint.
Access 2007 предоставляет несколько простых точек входа для
интеграции с SharePoint через Ленту вкладок. Создание – Таблицы- Списки
SharePoint.
1 Лучше всего начать с создания списка SharePoint в таблице Access.
Список SharePoint очень сходен с таблицей Access. Он сохраняется в базе
данных содержимого SQL, содержит определенные атрибуты полей и
поддерживает поиск.
При создании списка SharePoint необходимо иметь в виду следующие
ограничения:
для обеспечения оптимальной производительности рекомендуется
одновременно просматривать не более 2000 элементов;
SharePoint не обеспечивает целостность данных;
объекты OLE не экспортируются в SharePoint;
проверка данных ограничена.
Для создания списка SharePoint в таблице Access прежде всего
1. выберите вкладку Внешние данные,
2. затем нажмите ставшую доступной кнопку Список SharePoint в
группе Экспорт.
3. После этого необходимо указать узел SharePoint, на котором будет
размещен этот список, заполнив диалоговое окно Экспорт - список SharePoint
или щелкнув таблицу правой кнопкой мыши и выбрав Экспорт данных в
список SharePoint.
Имейте в виду, что если таблица была дочерней, все родительские
таблицы также будут экспортированы.
Данные Access будут экспортированы на указанный узел SharePoint
По завершении процессе экспорта можно сохранить выполненные
действия по экспорту, чтобы не пришлось повторять их в дальнейшем. В этот
момент можно перейти к узлу SharePoint и просмотреть отправленные данные.
Эта простая операция удобна для перемещения данных в SharePoint и
предоставления пользователям доступа к ним. Преимущества состоят в
повышении безопасности, поскольку данные теперь сохраняются в базе данных
SQL Server, и упрощении доступа, поскольку информация доступна через
обозреватель.
108
2. Однако другая операция, установка связи списков в SharePoint как
таблиц в Access, предоставляет гораздо более эффективный способ интеграции
Access и SharePoint. Для этого щелкните вкладку Внешние данные в
программе Access и выберите Список SharePoint в группе Импорт.
Появляется диалоговое окно.
Установка связи Access с SharePoint
Выберите узел со списком SharePoint, который будет использоваться в
качестве присоединенного источника данных. По завершении этой операции
список будет показан в программе Access как связанная таблица, а в правом
нижнем углу приложения появится индикатор В сети с SharePoint . Теперь
установлена двухсторонняя синхронизация между Access и SharePoint с
поддержкой выполнения операций добавления, изменения и удаления из обеих
программ. Как вы увидите, для таблицы можно написать код для
предоставления дополнительных возможностей.
При установлении связи со списками SharePoint в Access можно
обнаружить, что по умолчанию также импортируется другая таблица, список
сведений о пользователях Windows SharePoint Services (WSS), с которой
также устанавливается связь. Кроме того, создается таблица неполадок с
именем Перейти к неполадкам узла SharePoint . В этой таблице можно
просмотреть конфликты с данными.
3.Интеграция таблиц и списков третьим способом выполняется из
программы SharePoint. Выберите список, затем на вкладке Действия щелкните
Открыть с помощью Access . Появляется диалоговое окно с запросом на ввод
имени базы данных (новой или существующей). После ввода имени базы
данных можно просто установить связь с данными на узле SharePoint или
непосредственно экспортировать данные.
Перенос базы данных в SharePoint
До сих пор мы рассматривали импорт списка SharePoint как связанной
таблицы и экспорт таблиц в SharePoint как списков, но что если требуется
доступ ко всей базе данных? Критически важные приложения множества
организаций выполняются в Access и должны иметь возможность удаленного
доступа, чтобы отдельные пользователи могли выполнять отчеты и запросы, а
также вводить данные. В подобных случаях переписывание приложения не
всегда осуществимо с экономической точки зрения или вследствие отсутствия
необходимых навыков. Эта проблема решается в SharePoint и Access с
109
помощью возможности Перенос на узел SharePoint (Move to SharePoint),
которая доступна на вкладке Списки SharePoint программы Access. Она
сходна с возможностью переноса на SQL Server с помощью мастера
преобразования в формат SQL Server, который появился еще в Access 97.
Преимущества переноса всей базы данных Access на узел SharePoint
заключаются в том, что
все таблицы преобразуются в списки SharePoint;
выполняется резервное копирование базы данных Access;
списки автоматически становятся связанными таблицами в Access;
возможен перенос всей базы данных, а не только таблиц; база данных
работает так же, как и до переноса.
При нажатии кнопки Перенос на узел SharePoint появляется диалоговое
окно. После указания узла необходимо решить, должна ли сохраняться база
данных. При сохранении вся база данных будет сохранена в выбранной
библиотеке документов. Это означает, что база данных целиком (включая
формы, отчеты, запросы и макросы) сохраняется на узле SharePoint, и таким
образом становится недоступной на сервере. Если пользователю необходим
доступ к базе данных, он просто переходит к библиотеке, в которой она
содержится, и щелкает ее, после чего база данных будет автоматически
развернута на рабочей станции пользователя.
При переносе всей базы данных под лентой появляется сообщение
Публикация изменений. Это обеспечивает синхронизацию локальных
изменений структуры и данных с копией на сервере. Если эта возможность не
выбрана, только таблицы будут преобразованы в списки и связаны с Access. В
этом случае база данных целиком не будет доступна сообществу пользователей,
также не будет создаваться ее резервная копия как объекта в SharePoint.
После выбора одной из этих возможностей база данных вместе с
соответствующими сведениями будет доступна через выбранный узел
SharePoint. Снова автоматически создается таблица с именем Перейти к
неполадкам узла SharePoint . В ней регистрируются все конфликты,
связанные с переносом. При загрузке таблицы на узел SharePoint можно
просмотреть все возникшие проблемы программы Access.
Представления, формы и отчеты
После переноса базы данных необходимо проверить ее
функциональность. Перед началом проверки убедитесь, что отображается
индикатор В сети с SharePoint. Имейте в виду, что запросы Access становятся
110
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]