Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Базы данных освоение работы в MS Access 2007. Электронное пособие
.pdf
Таблица является базовым объектом MS Access. Данные следует
сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию
одного типа. Все остальные объекты базы данных являются производными и
создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.
Форма не является самостоятельным объектом MS Access: она помогает
нам вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или
запросе, т.е. является средством интерфейса.
Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают,
группируют, представляют, подготавливают информацию для печати на
бумагу.
Создание БД
Начинается работа в программе Access 2007 со страницы Приступая к
работе с Microsoft Office Access. Здесь вы можете
создать новую базу (из шаблона или пустую),
открыть существующую базу данных,
просмотреть информацию из справочной системы или из Интернета.
При запуске системы появляется диалоговое окно для выбора режима
работы, в котором следует выбрать пункт Новая база данных.
После выбора первого пункта появляется окно для задания пути
сохранения и имени новой базы.
Выберем папку на диске для сохранения файла базы данных и зададим
имя базы, нажмем на кнопку Создать, после чего откроется окно базы данных.
При создании новой базы данных в области объектов появится пустая
таблица с именем Таблица 1. Это соответствует режиму, назначенному по
умолчанию, созданию таблиц путем ввода данных в таблицу.
Создание таблицы
Все данные хранятся в таблицах. Вопросы, связанные с тем какие данные
будут использованы, какие их атрибуты и как они распределяются по
различным таблицам, будут рассмотрены позже.
Для создания основного объекта БД -таблицы существуют вкладки на
Ленте Создание - Таблицы. После этого в окне базы данных будут
отображены ярлыки вариантов создания таблицы:
в режиме Конструктора – режим Конструктора,
путём ввода данных – режим Таблицы,
21
с помощью мастера,
с помощью шаблона,
импортируя или присоединяя к базе данных таблицу из другого
источника данных. Например. Из книги Microsoft Office Excel 2007, документа
Microsoft Office Word 2007, текстового файла или базы данных другого
формата.
импортируя и присоединяя к базе данных список Share Point
Режим конструктора
Таблица базы данных содержит структуру и сами данные. Режим
Конструктора позволяет создать структуру, выполняя настройку на будущие
данные. Затем в нее будут введены данные.
Выберите команду «Конструктор таблиц», откроется окно таблицы в
режиме конструктора.
Далее необходимо задать структуру таблиц в соответствии с описанной
ранее концептуальной моделью с помощью Конструктора. Умение
использовать этот режим необходимо каждому пользователю для создания
новых таблиц и модификации структуры уже существующих.
Структура таблицы
Структура таблицы состоит из именованных столбцов, определенного
размера. Каждый столбец предназначен для хранения данных определенного
типа. Это основные (обязательные) характеристики структуры, которые
должны быть определены.
Создание структуры
При создании структуры БД в режиме структуру необходимо задать:
имя поля,
тип данных,
размер каждого поля таблицы,
первичный ключ (если необходимо),
индексированные поля,
подпись.
22
Имена полей
Тип данных
Использование
Размер
Текстовый
Текст или комбинация текста и чисел (например,
адреса), а также числа, не требующие вычислений,
(например, номера телефонов, инвентарные номера ,
или почтовые индексы)
До 255 символов
Числовой
Числовые данные, используемые для математических
вычислений, за исключением финансовых расчетов
(для них следует использовать тип «Денежный»). Для
более точного определения типа числа используйте
свойство Размер поля (FieldSize)
1, 2, 4 или 8 байт.
16 байт только для
кодов репликации
(GUID)
MEMO
Длинный текст или числа, например, примечания или
описания
До 64 000
символов
Дата/время
8 байт
Даты и время
Денежный
Значения валют. Денежный тип используется для
предотвращения округлений но время вычислений.
Предполагает до 15
символов в целой
части числа и 4 - в
дробной
8 байт
Имя поля (атрибута) – условное обозначение атрибута в процессах
обработки данных. Оно должно быть уникальным в пределах одного
отношения (таблицы).
Значение атрибута – величина, характеризующая некоторое свойство
объекта и связи.
имя должно содержать не более 64 символов;
имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и
специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!),
надстрочного символа (') и квадратных скобок ([]);
Имена полей лучше писать латинскими буквами, в одно короткое слово
(например, FIO) - для удобства использования их в запросах и программах,
работающих с базой данных.
Для экранных форм и отчетов задаются подписи полей, которые
предназначены для пользователя(Фамилия, имя, отчество). Если Подпись не
будет задана, то по умолчанию в объектах интерфейса будут использованы
Имена полей.
Тип данных
Access работе со стандартными типами данных. Каждый тип
характеризуется определенным диапазоном значений, способом представления
информации, возможными операциями над этим и значениями.
23
Счетчик
Автоматическая вставка последовательных
(увеличивающихся на 1) пли случайных чисел при
добавлении записи. Этот тип поля удобно применять
для первичного ключа таблицы. В качестве значении
таких полей Access автоматически выбирает целые
порядковые номера (1,2,...). D дальнейшем номер,
присвоенный записи при ее создании, не изменяется
(независимо от удаления, вставки новых записей и т.п.)
4 байта. 16 байт
только для кодов
репликации(GUID)
Логический
Поля, содержащие только одно из двух возможных
значений, таких, как «Да/Нет», «Истина/Ложь»,
«Вкл/Выкл»
1 бит-
Поле
объекта OLE
Объекты (например, документы Microsoft Word,
электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и
другие двоичные данные), созданные в других
программах, использующих протокол OLE. Объекты
могут быть связанными или внедренными в таблицу
Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в
форме или отчете необходимо использовать
присоединенную рамку объекта.
До 1 Гбайт
(гигабайт)
(ограничено
объемом диска)
Гиперссылка
Поле, в котором хранятся гиперссылки, имеющие вид
пути или URL-адреса
До 2048 символов.
Вложение
В полях этого типа в двоичном формате могут
храниться рисунки, изображения, другие двоичные
файлы и файлы программ Microsoft Office.
До 2 Гбайт для
сжатых данных и
700 Кбайт для
неупакованных
вложений
Мастер
подстановок
Создает поле, позволяющее выбрать значение из
другой таблицы или из списка значений, используя
поле со списком. При выборе данного параметра в
списке типов данных -запускается мастер для
автоматического определения этого поля
Тот же размер,
который имеет
первичный ключ,
являющийся также
и полем
подстановок;
обычно.4 байта
Тип данных Вложение. В полях такого типа информация храниться в
двоичной кодировке и в сжатом виде. Таким образом, в базе данных удобно
сохранять изображения, графику, файлы программ Office или любые другие
типы файлов. В одной Записи может быть несколько полей с этим типом
данных. В каждом поле может храниться несколько файлов. Из своей ячейки
файл легко открывается и обрабатывается в Windows в той программе, в
которой он был создан (или к которой он приписан). В такие поля удобно,
например, сбрасывать промежуточные файлы, при совместной работе над
проектом.
24
Подпись
Значение этого свойства используется при отображении таблицы
пользователю в качестве заголовка столбца.
Если Подпись не задана, то в качестве заголовка будет отображаться
Имя поля.
Ключевое поле
На этапе создания структуры для одного из полей (или нескольких
одновременно) желательно задать свойство "Ключевое поле". В качестве
ключевого выбирается поле с уникальными данными. Такое поле будет
использовано для идентификации записи в таблице базы и установлению связей
между таблицами.
По окончании описания структуры таблицы даем команду Сохранить
(Office - Сохранить, Ctrl –S, при закрытии окна конструктора) и задаем
название таблицы.
Режим таблицы
Это самый простой способ создания таблицы путем заполнения данными
пустого бланка таблицы. После сохранения такой таблицы в ней останутся
только те записи и поля, в которых имеются данные.
Операции с полями
1. Задание имен полей в режиме таблицы
Стандартное имя Поле1 можно в этом режиме переименовать. Для этого
надо щелкнуть правой кнопкой мыши на имени поля и выбрать команду
Переименовать столбец.
2. Добавление полей
Чтобы вставить поле в середине таблицы, щелкните заголовок поля,
который будет справа от вставляемого и через контекстное меню вставьте
столбец или через кнопку Вставить, расположенной в разделе Поля и
столбцы вкладки Режим таблицы Ленты.
25
3. Удаление полей
Имя поля
Тип данных
Свойства:
Размер поля, формат
Марка
Текстовой
30 символов, формат
Объем двигателя
Числовой
Одинарное с плавающей точкой
Цвет
Текстовой
20 символов
Тип кузова
Текстовой
20 символов
Год выпуска
Числовой
Целое
Номер кузова
Текстовой
30 символов, ключевое поле
Удаление происходит аналогично добавлению
4. Задание типов данных
При введении данных в поле Access автоматически определяет их тип.
При нераспознании типа – данным присваивается тип Текстовой.
Для явного задания типа используется элементы управления
Форматирование и тип данных вкладки Режим таблицы Ленты.
Практическая работа № 2
Задание. Создать базу данных Автомагазин.
1. Вызвав справку Access Создание базы данных и работа с ними.
Изучите разделы справки: Разработка баз данных и Поиск и открытие базы
данных. Выбрав тему Работа с таблицами, изучите разделы: Создание
таблицы, Настройка полей. После изучения справочной информации закройте
окно справки.
2. Создайте таблицу Автомобили, которая имеет следующую структуру:
В режиме конструктора в столбце Имя поля введите имя Марка.
В столбце Тип данных оставьте тип Текстовый.
В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать
это поле, например марка автомобиля. Текст описания будет выводиться в
строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включён в
описании объекта таблицы. Вводить описание не обязательно.
Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте
значение Размер поля: 30 символов. Действуя аналогично, задайте названия,
укажите тип, и свойства данных для остальных полей.
26
После ввода описания всех полей таблицы укажите ключевое поле, для
Марка
Объем
двигателя
Цвет
Тип кузова
Год
выпуска
Номер кузова
Chevrolet
Orlando
1796
белый
минивен
2008
ВКУ653835
Citroen
1598
красный
седан
2008
ЕНУ571236
FIAT 500
Gucci
1368
красный
хэтчбек
2008
SFD567316
Skoda Fabia
1198
серый
хэтчбек
2009
XDF234654
Ford Grand
1997
белый
минивен
2010
TERF34512
Ford Mondeo
1596
серый
седан
2010
RTY238763
Mazda CX
2191
красный
кроссовер
2011
HJKR562368
Лада Гранта
1597
красный
седан
2011
YURT456757
Лада Приора
1596
серебристый
седан
2011
FDR672344к
Citroen C4
Aircross
1998
зеленый
кроссовер
2012
GKER34565
Ford Kuga
1597
зеленый
кроссовер
2012
FDT781232
Mazda 6
1998
зеленый
седан
2012
FGER456247
Лада Ларгус
1598
коричневый
универсал
2012
FGRT567245
Honda Civic
1798
черный
седан
2013
FGY6527686
Mazda 3
1598
желтый
хэтчбек
2013
DKUY672336
Лада Калина
1596
зеленый
универсал
2013
DFWE34734
чего, щёлкнув область выделения строки с записью поля Номер кузова, через
контекстное меню «Ключевое поле». После этого в области выделения поля
Номер кузова появится знак ключевого поля - ключ.
Сохраните структуру таблицы командой Office - Сохранить как. В
диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Автомобили, в поле Как
выберите вариант Таблица и щёлкните кнопку «ОК» для сохранения и
закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных
Автомагазин появится новый объект-таблица Автомобили.
3. В таблице Автомобили внесите данные.
или через контекстное меню «Открыть». Введите данные (для перехода к
следующему полю нажмите клавишу Tab, в конце каждой записи нажимайте
Enter).
Типа кузова. добавьте новое поле –Цена автомобиля.
Ввод данных в таблицу. Выбрав объект Автомобили, щелкнув по ней,
4. Измените структуру таблицы переместите поле Номер кузова после
5. Введите данные о цене автомобиля, добавьте еще 5 автомобилей.
6. Сохраните данные в папке Студент.База данных.
27
Вопросы к работе № 2
1. Что такое база данных?
2. Основные объекты БД?
3. Элементы интерфейса окна БД?
4. Как создать таблицу БД?
5. Как создать структуру таблицы? Основные ее свойства.
6. Как изменить структуру таблицы?
7. Как вводятся данные в таблицу?
8. С какими типами данных работает Access 2007?
28
ТЕМА 3
Проектирование реляционных баз данных
Основные информационные единицы и язык описания данных.
Отношения.
Способы представления отношений.
Ключи отношений и типы связей между таблицами.
Нормализация отношений.
Проектирование БД с использованием ER – технологии.
Средства Access для анализа таблиц.
Практическая работа № 3.
Вопросы к работе № 3.
Основные информационные единицы и язык описания данных
Основные информационные единицы при работе с БД:
сама БД;
отношение (т.е. таблица);
один кортеж (одна запись);
отдельное поле в этой записи.
Отношением называется любая взаимосвязь между объектами и (или) их
свойствами. Различают взаимосвязи между свойствами одного объекта и между
свойствами различных объектов.
Отношение задается своим именем и списком атрибутов – элементов,
связанных этим отношением:
Имя отношения выбирается информативным (поясняло смысл связи
между элементами отношения).
Отношение можно представить таблицей – двумерным хранилищем
данных (строки и столбцы), состоящей из заголовка и содержательной части.
Для описания некоторого свойства объекта или связи используется
простейший неделимый элемент данных – атрибут (столбец).
Атрибут характеризуется именем, типом, значением и др. свойствами.
Имя атрибута – условное обозначение атрибута в процессах обработки
данных. Оно должно быть уникальным в пределах одного отношения
(таблицы).
29
Значение атрибута – величина, характеризующая некоторое свойство
объекта и связи.
Атрибуты соответствуют классам сущностей, объединяемых данным
отношением. Характеристики атрибутов задают область допустимых значений
(ОДЗ) для каждого аргумента отношения.
Домен – множество допустимых, однородных значений для того или
иного атрибута
Кортеж – конкретный экземпляр отношения, запись из взаимосвязанных
по смыслу данных (строка).
Атрибут или набор атрибутов, которые могут использоваться для
однозначной идентификации конкретного кортежа – первичным ключом
отношения (ключом).
Основные свойства отношения:
В отношении не должно быть двух одинаковых кортежей (первичный
ключ исключает одинаковые кортежи)
Кортежи не упорядочены – они располагаются в любом порядке.
Атрибуты также не упорядочены – они располагаются в заголовке в
любом порядке, при этом целостность не нарушается.
Значения атрибутов состоят из логически неделимых единиц – они
берутся из доменов, каждый из которых описывает неделимую часть данных.
Исторически для работы с БД сложились три языка:
1) язык описания данных (ЯОД, англ. DDL, data description language),
называемый также языком описания схем, - для построения структуры
(«шапки») таблиц БД;
2) язык манипулирования данными (ЯМД) - для заполнения БД данными
и операций обновления (запись, удаление, модификация);
3) язык запросов - язык поиска наборов величин в файле в соответствии с
заданной совокупностью критериев поиска и выдачи затребованных данных без
изменения содержимого файлов и БД (язык преобразования критериев в
систему команд).
В настоящее время функции всех трех языков выполняет язык SQL,
относящийся к классу языков, базирующихся на исчислении кортежей (кортеж
чаще всего является единицей информации), языки СУБД FoxPro, Visual Basic
for Application (СУБД Access) и т.д.
Проще говоря, языки описания позволяют создать БД.
30
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]