Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Базы данных освоение работы в MS Access 2007. Электронное пособие
.pdf
использования. Проблемы же эффективности обработки даны этого типа
оказались технически вполне разрешимыми.
Основными недостатками реляционной модели являются следующие:
отсутствие стандартных средств идентификации отдельных записей и
сложность описания иерархических и сетевых связей.
Этапы проектирования БД
При проектировании БД организацию данных принять рассматривать на
трех уровнях:
I. Информационно-логическом (инфологическая модель),
II. Даталогическом ( концептуальная модель),
III. Физическом ( внутренняя или физическая модель данных).
I этап
Проектирование инфологической модели данных
Инфологическая модель описывает предметную область на
содержательном уровне.
Этот этап включает:
1. Анализ предметной области: объекты и связи между нами.
2. Информационные потребности пользователя (анализ запросов).
3. Анализ существующих и будущих прикладных программ.
4. Построение информационной структуры.
Проектирование концептуальной модели БД.
Концептуальная модель описывает объекты и связи предметной
области на формальном уровне.
На этом этапе:
II этап
1. Выбор типа модели данных, определяются ее элементы (определяется
СУБД).
2. Инфологическую модель отображают на логическую.
11
III этап.
Проектирование физической модели данных.
Физическая модель данных определяет способ размещения данных
непосредственно на машинном носителе, учитывает распределение данных,
методы доступа и способы индексирования.
На этом этапе определяется структура физической записи.
В современных прикладных программах этот уровень организации
обеспечивается автоматически.
После третьего этапа происходит оценка эксплуатационных
характеристик прикладных программ, после чего, при необходимости
осуществляют возвращение на второй этап.
Практическая работа № 1
Использование справки Microsoft Access
1. Запустите Microsoft Access несколькими способами. В окне выберите
Новая база данных.
2. Ознакомьтесь со справочной системой.
Для получения справки можно воспользоваться полем Задать вопрос,
командой Справка Microsoft Access (знак вопроса ? ) на ленте вкладок или
нажать клавишу F1. После этого на экране появится окно справки.
Изучите раздел С чего начать? О начале работы в Microsoft Access.
Чтобы обеспечить предоставление самых последних сведений о Microsoft
Office , в меню Справка включена ссылки на web-сайт корпорации Microsoft.
Вопросы к работе № 1
1. Что такое информационные системы? Какие их виды вы знаете?
Приведите примеры.
2. В чем недостатки текстового файла как базы данных?
3. Чем отличаются фактографические и документальные системы?
Приведите примеры
4. Что такое структурирование информации?
5. Что такое база данных? В чем преимущества использования баз
данных для организации данных?
6. Какие модели баз данных вы знаете?
7. Какими свойствами обладает реляционная таблица?
12
8. Каково назначение и функции систем управление базами данных?
9. С какой целью выполняется проектирование базы данных и в чем оно
заключается?
10. Этапы проектирования БД?
13
ТЕМА 2
Использование MS ACCESS для создания БД
Возможности MS ACCESS.
Интерфейс ACCESS 2007.
Основные понятия MS ACCESS. Объекты MS ACCESS.
Создание БД.
Создание таблицы.
Режим конструктора.
Режим таблицы.
Практическая работа № 2.
Вопросы к работе № 2.
Возможности MS ACCESS
Средствами MS Access можно выполнить следующие операции.
1. Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц с разными
типами данных, включая поля объектов OLE.
2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности
данных, каскадного обновления и удаления записей.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка
данных из таблиц с использованием различных информации, индексирование
таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).
4. Создание, модификация и использование производных объектов
информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в
свою очередь выполняются следующие операции:
оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы);
соединение данных из различных таблиц;
проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей,
объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием
вычисляемых полей;
отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);
составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в
таблицах и запросах БД.
14
Access 2007
В программе Access 2007 используется интерфейс пользователя, который
обеспечивает, в конечном итоге, высокую эффективность и производительность
работы. Главным элементом интерфейса является особая панель - Лента
заменившая все меню и панели инструментов, которые были в предыдущих
версиях программ Office.
Плавающее окно базы данных было заменено областью переходов,
прикрепленной к левому краю окна программы. В ней содержатся все объекты
текущей базы данных, которые можно открыть в любом режиме представления.
Форматы баз данных в Access 2007. Формат баз данных программы
Access 2007.accdb (и производные форматы .accde, accdt, .accdc и .accdr)
обеспечивают поддержку новых возможностей программы. При этом старые
файлы (.mdb и др.), как и их упраздненные возможности, продолжают
полноценно работать в новой версии программы. Более того, в Access 2007 вы
можете создавать базы данных и проекты Access в старых форматах. Работа с
базами данных: .accdb в более ранних версиях программы не обеспечивается.
В Access 2007 новый режим представления форм и отчетов - режим
макета. Он позволяет редактировать структуру формы или отчета вместе с
данными. Здесь легко добавлять элементы, выравнивать и форматировать их,
применяя специально предназначенные для этого средства. Элементы
управления можно объединять в макеты двух типов: в столбик или ленточный.
Средства редактирования применяются сразу ко всему макету.
Математические шаблоны. Шаблоны баз данных доступны
непосредственно со страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access.
Они позволяют быстро создавать структурно-законченные тематические базы
данных формата Access 2007 (.accdb). Каждая база данных включает в себя
таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, и межтабличные связи, но не
заполнена никакими данными. Некоторое количество шаблонов входит в
установку программы Access 2007. Большое количество шаблонов,
сгруппированных по темам, следует искать на сайте Microsoft Office Online,
куда можно перейти непосредственно со страницы Приступая к работе с
Microsoft Office Access.
Средства быстрого создания объектов. Вкладка Создание Ленты
собрала все средства (в том числе и вновь появившиеся) для создания объектов
базы данных (таблиц, форм, отчетов, запросов, макросов, модулей, списков
SharePoint и др.). Средства для создания объектов значительно улучшены и
хорошо согласованы. Например, если открыта или выделена таблица, то
создать на ее основе форму можно всего лишь двумя щелчками мыши.
15
Автоматически созданные формы и отчеты получают единообразный вид,
включающий, например, общую эмблему, цветовой стиль, дату и т.д.
Быстрое заполнение таблиц. Программа Access 2007 может
автоматически распознавать данные, которые вводятся в бланк таблицы, и на
основе этого задавать тип данных для нового поля. Поэтому во многих случаях
процесс создания таблиц значительно упростился - таблицу можно создавать
сразу в режиме таблицы, минуя режим конструктора. Также средство
распознавания типа данных работает при вставке таблицы из программы
Access.
Строки итогов в таблицах. Еще одна новая возможность заключается в
следующем. В режиме таблицы можно добавлять строки с итоговыми
значениями полей. В ячейках итогов могут размещаться суммы, средние
значения, количества значений, максимальные и минимальные значения,
стандартные отклонения и дисперсии. Это удобно для быстрого анализа
данных таблиц.
Готовые шаблоны полей. Пользователи могут не утруждать себя
созданием полей и заданием их свойств - в программе Access 2007 есть панель
Шаблоны полей, в которой имеется 70 готовых полей в 7 различных
категориях. Выберите поле в панели и перетащите его в таблицу, которую вы
создаете. Такой способ гарантирует единообразие полей. Поэтому его удобно
принимать для обязательного применения при совместной деятельности в
составе рабочей группы.
Разделенная форма. В Access 2007 добавлен новый тип форм, который
создается автоматически - разделенная форма. Она комбинирует в себе для
одной и той же таблицы (или запроса) режим таблицы и режим формы. Такой
тип формы удобно использовать для ввода данных в таблицу. С помощью
специального свойства формы можно задать, где должно располагаться
табличное представление: слева, справа, сверху или снизу.
Интерфейс ACCESS 2007
Элементы интерфейса Access 2007: Панель быстрого доступа, Кнопка
Office, Лента вкладок, Область переходов и Лента вкладок.
16
Лента вкладок
Главным элементом интерфейса является особая панель – Лента, которая
располагается в верхней части окна. Все возможности Access 2007 упакованы в
Ленту.
Они сгруппированы по тематическим вкладкам. Лента имеет вкладки
двух типов:
Основные (Главная. Создание. Внешние данные. Работа с базами
данных), на которых собраны команды и инструменты, доступные в любой
момент;
Контекстные (Конструктор, Режим таблицы, Формат, Упорядочить и
т.д.), которые появляются на Ленте по мере необходимости (при работе с
объектами). Количество отображаемых контекстных вкладок и их названия
связанны с текущим (выделенным) объектом базы данных, его режимом или
задачами, которые можно выполнить.
Доступ к ленте команд с помощью клавиатуры
1. Для работы с клавиатурой надо нажать <Alt> и сразу рядом с
названием вкладок появятся в рамочках буквы-указатели (новый инструмент
«Клавиатурные подсказки» Key Tips), которые нужно ввести с клавиатуры,
чтобы открыть желаемую Вкладку. Кнопку <Alt>не нужно держать нажатой.
После ввода буквы-указателя открывается соответствующая Вкладка и
каждая команда этой Вкладки будет иметь свою букву. Введя нужную букву,
будет выполнена команда. Повторное нажатие <Alt> убирает с экрана буквы.
2. Нажать <Alt>, а затем Кнопки управления курсором <влево> и
<вправо> для перемещения по Вкладкам. Выбор нужной Вкладки через
кнопку <Enter>. Внутри вкладки перемещаться можно также кнопками
управления курсором. Для выполнения нужной команды <Enter>.
Применение традиционных клавиш быстрого доступа
Клавиши быстрого доступа начинаются с <Ctrl>. Эти клавиши остались
такими же как и в предыдущих версиях Access. Информацию о них можно
получить из контекстных всплывающих окон подсказок.
Например. Отменить команду <Ctrl+Z> соответствует кнопке
Отменить.
17
Копка Повторить команду <Ctrl+Y> выполняет обратную операцию.
Есть и другие комбинации быстрого доступа, которые не используются с
Лентой и начинаются с <Ctrl>.
Ленточные вкладки
Для увеличения пространства рабочего листа можно скрыть ленточные
вкладки
<Ctrl+F1>. Повторное нажатие этой комбинации отобразит ленту
команд.
Щелкнуть правой кнопкой мыши в стороне от вкладок на пустом месте
и в открывшемся контекстном меню установить или снять флажок Свернуть
ленту.
Через панель быстрого доступа.
Диалоговые окна
Диалоговое окно – окно с ограниченным числом параметров,
позволяющие осуществить настройку определенных команд.
Диалоговые окна могут быть
Обычными (модальными). Пока открыто окно нельзя продолжить работу
в рабочей книге.
Незакрывающиеся (немодальные) диалоговые окна. Они подобны
панелям инструментов – работу можно продолжать при открытых окнах. Для
их закрытия есть кнопка Закрыть.
Для работы в диалоговых окнах при помощи клавиатуры используется
клавиши управления курсором, а затем <Tab> для перехода к командам
выбранной вкладки.
Открытие диалоговых окон
Некоторые кнопки ленты открывают их автоматически.
Через кнопку вызова диалогового окна, которая представлена
крошечным квадратным значком со стрелочкой, который появляется в правом
нижнем углу некоторых групп лент.
18
Контекстные меню
Содержание контекстных меню является контекстно-зависимыми, т.е. их
содержание зависит от характера выполняемой в данный момент времени
операции.
Панель быстрого доступа
Единственная традиционная панель инструментов, которая осталась в
Access 2007 это панель быстрого доступа. На ней расположены кнопки чаще
всего используемых команд (Сохранить, Отменить и др.). Можно добавить на
нее кнопки любых команд по своему усмотрению.
Эта панель располагается в левой части строки заголовка. Можно ее
разместить и под лентой. Для этого надо вызвать контекстное меню панели
быстрого доступа и выбрать команду Разместить панель быстрого доступа под
лентой. Через контекстное меню (или на стрелке направленной вниз около неё)
можно настроить и содержание этой панели, т.е. разместить на ней кнопки
часто используемых команд.
Меню Office
В Access 2007 сохранена небольшая часть меню традиционного Access, а
именно Файл, Открывать, Сохранять и Печатать файлы в Access 2007
можно через меню кнопки Office. Открыть его можно через большую круглую
кнопку с эмблемой системы Office в левом верхнем углу окна.
Меню Office используется для
Работы с файлами.
Для печати результатов работы и пересылки её по электронной почте.
Для настройки параметров Access через кнопку Параметры Access в
правом нижнем углу меню Office.
За некоторыми командами скрыты подменю для тонкой настройки.
Кнопка Печать быстро выведет на печать результаты работы, а маленькая
стрелочка около этой кнопки позволит настроить параметры печати.
19
Область переходов
Плавающее окно базы данных было заменено областью переходов,
прикрепленной к левому краю окна программы.
Область переходов можно сворачивать (F11 или кнопку
Открыть/Закрыть границу области переходов). Она содержит все объекты
текущей базы данных, но в ней не осталось средств для создания объектов и
управления ими (кроме, естественно, контекстного меню, которое можно
открыть для любого объекта). Способ отображения объектов может быть
настроен. Из области переходов можно открыть любой объект базы данных в
любом режиме представления. Для поиска объекта в больших базах данных
можно отобразить строку поиска с помощью контекстного меню.
В области переходов можно удалять и переименовывать объекты. НО это
очень ответственные действия. Для переименования объектов в Access должна
быть включена автокоррекция имен. Режим включается через раздел Текущая
база данных диалогового окна Параметры Access. В секции Параметры
автозамены имен у параметра отслеживать автозамену имен и выполнять
автозамену имен должны стоять флажки.
Рабочая область
Наконец, объекты базы данных открываются на вкладках в Рабочей
области (а не в отдельных окнах). Вверху вкладки каждого открытого объекта
отображается его ярлык.
Это позволяет легко видеть все объекты, с которыми вы работаете, и не
терять из виду те, которые закрыты другими. Однако остается возможность
вернуться к старому, оконному способу отображения объектов.
Основные понятия MS ACCESS. Объекты MS ACCESS
База данных Access может иметь следующие объекты; таблицы,
запросы, формы, отчеты.
Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с
двумя объектами - макросами и модулями. Макрос - это набор специальных
макрокоманд (например, Открыть Форму, Печатать Отчет и т.п.), а модуль -
это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для
приложении.
20
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]