Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аудит систем менеджмента качества. Учебное пособие
.pdf
• о методике, отклонение от которой обнаружено;
• месте и времени обнаруженного несоответствия;
• работающих в данный момент людях.
Впоследствии эта информация может переноситься в протокол несоответствия.
Свидетельства должны собираться путем проведения интервью, анализа доку-
ментов и наблюдений за действиями и условиями в соответствующих местах. Свидетельства несоответствия должны фиксироваться в записях, исследоваться, если они
кажутся существенными, даже в тех случаях, когда соответствующие мероприятия отсутствуют в контрольном списке. Информация, собранная путем проведения интервью, должна проверяться путем запроса информации из других независимых источников, например результатов физических наблюдений, измерений и данных протоколов.
Обнаружение несоответствий. Аудитор должен идентифицировать каждое об-
наруженное им несоответствие и классифицировать его по форме проявления и степени значимости.
По форме проявления несоответствие может быть фактическим или по-
тенциальным. В отличие от фактического, доказанного свидетельством конкретного
невыполнения установленного требования, потенциальное несоответствие - это несоответствие, вероятность проявления которого в будущем может быть лишь спрогнозирована с определенной степенью точности.
Примерами потенциальных несоответствий могут выступать:
- неквалифицированный инструктаж операторов производственного оборудова-
ния,
- недостаточная компетентность работников при выполнении документирован-
ной процедуры,
- значение показателя выделения вредного вещества приближается к предельно
допустимому и др.
По степени значимости (величине риска негативных последствий при не устра-
нении несоответствия) несоответствия могут быть значительными (категории 1) и незначительными (категории 2).
Значительным несоответствием считается несоответствие в системе менедж-
мента качества и (или) экологии, которое с большей вероятностью может повлечь за
собой невыполнение требований к продукции и (или) охране окружающей среды.
Примерами значительного несоответствия могут быть:
- необоснованное отсутствие деятельности, предусмотренной требованиями
ИСО 9001 и (или) ИСО 14001;
- невыполнение любого требования ИСО 9001 и (или) ИСО 14001;
- неоднократное (более 2-х раз) несоблюдение положений документа системы
менеджмента качества и (или) экологии;
- нерезультативность процесса и др.
Незначительным несоответствием считается отдельное несистематическое
упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества и
(или) экологии, которые могут привести к невыполнению требований к продукции и
(или) охране окружающей среды, а также к снижению результативности функционирования процесса или системы менеджмента в целом.
Примеры незначительных несоответствий:
- отсутствие объективных доказательств ознакомления сотрудников подразделе-
ния с документами системы менеджмента качества и (или) экологии;
31
- отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качестве и (или) эколо-
гии;
- отсутствие актуализированных копий документированных процедур;
- регистрация данных о качестве и (или) экологии с нарушением установленных
форм.
Обнаруженное аудитором несоответствие или замечание должно быть рассмот-
рено совместно с представителем аудитируемого подразделения с тем, чтобы получить подтверждение (признание) того, что аудиторское свидетельство верно и несоответствие понято.
Все возможные в этом случае расхождения во мнениях должны быть докумен-
тированы. Не следует оформлять протокол в момент обнаружения несоответствия.
Необходимо сделать несколько простых записей, устно выразить свою озабоченность.
К числу несоответствий или замечаний не следует относить отступления или от-
клонения, санкционированные уполномоченными на это лицами.
Разрешение на отступление - разрешение на отступление от исходных уста-
новленных требований к продукции до ее производства. Такое разрешение, как правило, ограничено количеством продукции или периодом времени.
Разрешение на отклонение - разрешение на использование или выпуск продук-
ции, которая не соответствует установленным требованиям. Разрешение на отклонение обычно распространяется на поставку продукции с несоответствующими характеристиками при согласовании с потребителем ограничений по времени или количеству
данной продукции.
Каждый случай отступления или отклонения должен быть документирован. Вы-
ход за рамки, оговоренные разрешением на отступление или отклонение, следует рассматривать как несоответствие.
Обнаруженное (выявленное) аудитором и подтвержденное представителем
аудитируемого подразделения несоответствие или замечание должно быть документировано в форме протокола (акта), в котором должны быть отмечены:
- время и место обнаружения (выявления);
- краткое содержание несоответствия (замечания);
- значимость несоответствия;
- ссылка на нарушение требования определенного документа;
- необходимость коррекции или корректирующего действия.
Протокол о несоответствии не должен содержать ни мнений аудитора, ни его
рекомендаций по устранению несоответствия (замечания) или тем более каких-либо
категорических указаний.
Для эмоционального воздействия на коллектив аудитируемого подразделения,
наряду с оформлением протокола о значительном несоответствии, может быть выписана красная карточка, которая прикрепляется аудитором к стенду с текстом Политики
в области качества (экологии). На карточке делается надпись «ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ
НЕСООТВЕТСТВИЕ» и указываются содержание и срок выполнения корректирующих или предупреждающих действий. При выполнении корректирующих действий
карточка снимается аудитором.
Наряду с документированием каждого несоответствия аудитор должен докумен-
тировать и каждое замечание (уведомление) - свидетельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможности появления несоответствия.
32
Примерами замечаний (уведомлений) могут служить:
- совместное хранение действующих и отмененных документов систем менедж-
мента;
- отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с технической доку-
ментацией;
- отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации;
- отсутствие доказательств проведения отдельного корректирующего действия;
- неудовлетворительная экологическая культура сотрудников подразделения;
- отсутствие документального обоснования превышения временно согласован-
ных выбросов.
Замечания (уведомления) аудиторов носят, по сути дела, характер предупре-
ждения, поскольку неустраненное замечание может со временем стать несоответствием. В связи с этим фиксирование замечаний, как и несоответствий, может рассматриваться в качестве добавленной ценности аудита.
Корректирующее действие. Проверяемая организация несет ответственность
за определение и проведение корректирующих действий по устранению несоответствия или устранению причин несоответствия. Очень важно понимать, что аудитор
несет ответственность только за выявление несоответствия.
Анализ документации. Объектами анализа выступают:
- документы системы менеджмента качества и (или) экологии, рас-
пространяющиеся на деятельность аудитируемого подразделения или процесса;
- записи об осуществлении установленного процесса или деятельности и о до-
стигнутых результатах.
Анализ документации носит выборочный характер, поскольку ограниченность
времени и ресурсов проверки не позволяет аудитору проанализировать каждый лист
документа или каждый компьютерный файл с записью, особенно при большом объеме
проверяемой документации.
Вопрос об объеме выборки решается аудитором, отдавать решение данного во-
проса аудитируемому подразделению недопустимо. Выборка документов должна быть
максимально показательной.
Для определения объема выборки проверяемых документов не существует уста-
новленных правил. При объеме документов порядка 100 экземпляров представительной выборкой может считаться 20%. Но уже при количестве экземпляров более 300,
объем выборки может быть уменьшен до 10%.
Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так
и порядок управления документацией и записями.
Наиболее значимые результаты анализа документации, включая сбор информа-
ции, должны отражаться в журнале аудитора.
Анализ наблюдений аудита. Наблюдение аудита и любая другая информация,
собранная в ходе аудита, анализируется с точки зрения целей аудиторской проверки.
Для использования данных наблюдений в заключении по результатам аудитор-
ской проверки, они должны быть систематизированы, обобщены и тщательно проанализированы, включая при необходимости статистические методы.
Те наблюдения, которые вызывают сомнения аудитора (например, правильность
интерпретации полученной информации), подлежат обсуждению в аудиторской группе, и только после такого обсуждения может быть принято окончательное решение о
наблюдении аудита.
33
5. ПОДГОТОВКА ЗАКЛЮЧЕНИЯ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА
Группа по аудиту до заключительного совещания должна встречаться для того,
чтобы:
a) проанализировать наблюдения аудита и любую другую соответствующую
информацию, собранную во время аудита, для определения соответствия целям аудита;
b) согласовать заключения по результатам аудита с учетом элемента неопреде-
ленности, присущего процессу аудита;
c) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;
d) обсудить последующие аудиты, если это включено в план аудита.
Заключения по результатам аудита могут охватывать следующее:
а) степень соответствия системы менеджмента критериям аудита;
b) результативность внедрения, функционирования и улучшения системы ме-
неджмента;
с) способность процесса анализа со стороны руководства обеспечивать постоян-
ную пригодность, адекватность и результативность системы менеджмента, а также ее
улучшение.
Если это установлено целями аудита, заключения по результатам аудита могут
содержать рекомендации относительно улучшений, деловых взаимоотношений, сертификации/регистрации либо дальнейшей деятельности по аудиту.
В ходе проверки эксперты-аудиторы заполняют протокол внутренней проверки
(пример протокола приведен ниже). Нумерация и названия граф протокола отличаются от названия разделов МС ИСО 9001:2000, так как эти графы относятся к содержанию любого процесса, а «Закупки» и «Проектирование и разработка», как правило, являются самостоятельными процессами, которые могут быть проверены по той же схеме. Для проведения оценки процесса в ходе ВП в данном примере используется четырехбалльная шкала. Количество баллов и их интерпретация в ходе ВП зависят от целей ВП и системы работы организации и могут быть любыми. Например, некоторые
организации в качестве образца для проведения ВП используют вопросы и методы,
приведенные в МС ИСО 9004:2000. Другие организации используют методы оценки,
приведенные в материалах Премии Правительства Российской Федерации в области
качества.
В случае, если в проверяемом процессе (подразделении) требование данного
раздела неприменимо, то в соответствующей графе ставится прочерк и этот раздел в
сумме максимально возможного количества баллов не учитывается.
Итоговая оценка по результатам ВП вычисляется делением полученного ко-
личества баллов на максимально возможное по данному процессу. Результат заполнения и подсчета подписывают главный эксперт-аудитор и начальник (представитель)
проверяемого подразделения при проведении итогового совещания по результатам
ВП. Все спорные вопросы и разногласия должны быть разрешены до подписания протокола ВП.
34
Протокол внутренней проверки №_______от «___»_________200_г.
Раздел
Название раздела
Оценка
Примечание
3 2 1 0 4.2
Требования к документации
5 Ответственность руководства
- - - -
5.1
Обязательство руководства
5.2
Ориентация на заказчика
5.3
Политика в области качества
5.4
Планирование
5.5
Ответственность, полномочия и взаимосвязь
5.6
Анализ со стороны руководства
6 Управление ресурсами
- - - -
6.1
Обеспечение ресурсами
6.2
Человеческие ресурсы
6.3
Инфраструктура
6.4
Производственная среда
7 Проведение процесса
- - - -
7.1
Планирование процесса
7.2
Проведение процесса
7.3
Идентификация и прослеживаемость
7.4
Сохранность продукции
7.5
Управление КИиИ оборудованием
8 Измерение, анализ и улучшения
- - - -
8.1
Статистические методы
8.2
Мониторинг и измерения
8.3
Управление несоответствующей продукцией
8.4
Анализ данных
8.5
Улучшения
8.5.2
Корректирующие действия
8.5.3
Предупреждающие действия
Итого: количество ответов по столбцам
Количество баллов по столбцам
Фактическое количество баллов / Возможное количество баллов
Итоговая
оценка:
Аудит плановый / внеплановый из-за:_________________________
Указать причину внепланового аудита
Примечание.
3 балла – документация соответствует требованиям процесса и СМК и полностью выполняется; 2 балла – документация соответствует требованиям процесса
35
и СМК но выполняется не полностью; 1 балл – документация не полностью со-
Главный эксперт-аудитор
Начальник__________________
проверяемого подразделения
______________(_________)
подпись (Фамилия И.О.)
______________(_________)
подпись (Фамилия И.О.)
«___»_______________200___г.
«___»_______________200___г.
Аудиторы_______________
ответствует требованиям процесса и СМК и не выполняется; 0 баллов– документация не соответствует требованиям процесса и СМК.
Проведение заключительного совещания. Заключительное совещание, прово-
димое под председательством руководителя группы по аудиту, должно быть проведено для представления наблюдений аудита и заключений по результатам аудита таким
образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемой организацией.
Основной задачей этой встречи является представление наблюдений, получен-
ных в ходе проверки, руководителям компании в такой форме, чтобы они четко понимали результаты проверки. Ведущий аудитор должен представлять результаты наблюдений, принимая во внимание их значимость.
Последовательность событий может быть следующей:
• Введение.
• Обзор и рассказ о проделанной работе.
• Изложение и обсуждение обнаруженных несоответствий.
• Выводы о необходимых корректирующих действиях и согласование графика
их проведения.
• Дополнительные замечания о положительных результатах проверки.
• Оглашение решения о статусе проверяемой компании и даты последующей
встречи.
Руководитель аудиторов несет ответственность за проведение встречи и соблю-
дение повестки дня. Предложенная выше последовательность позволяет с самого
начала несколько разнообразить общую картину проверки и дает возможность сделать
упор на положительных моментах (тех фактах, которые проверяемый делает хорошо,
на содействии и энтузиазме сотрудников, и т.п.), причем как до указаний на несоответствия, так и после.
Председательствующий должен высказаться и по отрицательным моментам,
сделать заявление, что проверка, по своей природе, является чем то вроде моментальной фотографии, а поэтому, если не говорить об отсутствии несоответствий, то это не
значит, что их нет, а означает лишь, что никаких несоответствий не было выявлено
или не все результаты наблюдений были расценены как достаточно значительные для
внесения в документ. В мягкой форме необходимо указать на достаточно тривиальные
моменты или проблемы, которые беспокоят аудиторов, но в точном смысле слова не
являются несоответствием (например, «я думаю, что в такой- то и такой -то методиках
существуют лазейки, которые на определенном этапе позволяют не заметить появление ошибки»).
Оглашение статуса проверяемого (например, «По результатам проведенной про-
верки мы собираемся рекомендовать вас к включению в Список одобренных постав-
36
щиков») обычно относится на самый конец, имея в виду, что такой порядок работы
позволяет привлечь больше внимания к несоответствиям. На самом деле, встреча проходит значительно более спокойной и конструктивно, если хорошая новость, на которую надеется проверяемый, объявляется в самом начале во время обзора.
Также необходимо согласовать с проверяемой организацией, если это приемле-
мо, сроки представления плана корректирующих и предупреждающих действий. При
необходимости руководитель группы по аудиту должен сообщить представителям
проверяемой организации о препятствиях, возникших при проведении аудита, которые
могли снизить доверие к заключению по результатам аудита.
В некоторых случаях, например при внутреннем аудите малой организации, за-
ключительное совещание может состоять только из информирования о наблюдениях
аудита и заключениях по результатам аудита.
Примерный план проведения совещания может быть следующий:
1. Благодарность проверяемой организации за оказанное содействие в работе.
2. Краткое заключение по объему аудита.
3. Разъяснение причины, цели аудита и метода, который был использован.
4. Подтверждение масштаба сертификации при проведении начального аудита.
5. Повторное представление группы аудиторов.
6. Заявление о том, что аудит проводился на основе выборки, и, соответственно,
выявлены не все несоответствия.
7. Повторное разъяснение вопросов, связанных с конфиденциальностью.
8. Просьбу о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец со-
брания.
9. Сообщение каждого члена группы по его участку аудита. Только факты.
10. Подведение общих итогов и заключение, которое руководитель группы будет
рекомендовать своей собственной фирме. Рекомендации следует процитировать.
11. Приглашение представителей проверяемого предприятия принять участие в
обсуждении любых специфичных моментов.
12. Согласование сроков окончания корректирующих действий.
13. Объяснение, где это применимо, действий по надзору и правил использова-
ния логотипа сертифицирующей организации.
14. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогово-
го отчета. Если это рукописный вариант (иногда это бывает необходимо) - за ним
должна незамедлительно последовать печатная копия.
В других ситуациях совещание должно быть официальным с ведением протоко-
ла и регистрацией присутствующих.
Любые разногласия по наблюдениям и заключению по результатам аудита меж-
ду группой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, при
возможности, разрешены. Если нет единого решения, все мнения должны быть запротоколированы.
Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекоменда-
ции по улучшению. Должно быть подчеркнуто, что эти рекомендации необязательны.
Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту. Руководитель группы
несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту. Отчет по аудиту
должен содержать полные, точные, краткие и ясные записи по аудиту и должен включать в себя или делать ссылку на следующее:
a) цели аудита;
37
b) область аудита, а именно на указание организационных и функциональных
единиц, где проходил аудит, с указанием сроков;
c) указание заказчика аудита;
d) указание руководителя группы по аудиту и членов группы по аудиту;
e) даты и участки проведения аудита «на месте»;
f) критерии аудита;
g) наблюдения по аудиту;
h) заключения по результатам аудита.
Ниже приведена примерная форма отчета о результатах аудита системы ме-
неджмента качества
УТВЕРЖДАЮ
Ответственный за СМК
__________________ И.О.Ф.
«___»____________200____г.
Отчет
о результатах
аудита системы менеджмента качества
Дата_____
1. Основание: программа аудита системы менеджмента качества на 200 г.
2. Подразделение____________________________________________
3. Группа аудита ______________________________________
4. Объекты аудита
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
___________________
5. Результаты аудита: в ходе проведённой проверки были выявлены следующие несоответствия:
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
___________________
6.Предложения:
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_________________________________
7. Адреса рассылки:
1 экз. - руководителю проверяемого подразделения – ____________________________
2 экз. - ответственному за СМК _____________________________________________
3 экз. - начальнику отдела обеспечения качества ________________________________
Руководитель группы аудита ________________________________________________
Подпись И.О.Ф.
Члены группы: подписи И.О.Ф.
38
Отчет по аудиту может, если применимо, также включать в себя или делать
ссылку на следующее:
i) план аудита;
j) список представителей проверяемой организации;
k) краткое описание процесса аудита, включая случайности или препятствия
аудиту, которые могут снизить доверие к заключению по результатам аудита;
l) подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита и в соот-
ветствии с планом аудита;
m) элементы, не охваченные аудитом, но входящие в область аудита;
n) неразрешенные разногласия во мнениях между группой по аудиту и проверя-
емой организацией;
о) рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями
аудита;
р) согласованные планы последующих аудитов, если таковые необходимы;
q) заявление о конфиденциальном характере содержания;
r) список рассылки отчета по аудиту.
Отчет по аудиту должен быть оформлен в соответствии со сроками. Если это не-
возможно, то о причинах отсрочки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать новые даты. Отчет по аудиту должен быть датирован, проанализирован, утвержден в соответствии с процедурами программы аудита. Одобренный отчет по аудиту
рассылается получателям, указанным заказчиком аудита. Отчет по аудиту является
собственностью заказчика аудита. Члены группы по аудиту и все получатели отчета
по аудиту должны строго соблюдать конфиденциальность относительно отчета по
аудиту.
К работе над официальным отчетом об аудите надо приступить сразу по возвра-
щении в свою организацию, пока детали проверки еще свежи в памяти. В отношениях
с проверяемой организацией может возникнуть ряд осложнений, связанных либо с политикой, либо с продукцией, кроме того аудитор может столкнуться с давлением со
стороны руководства клиента с целью изменить отчет об аудите и представить состояние проверяемого хуже, чем оно есть. Когда речь идет о большом контракте, аудитор
может испытать давление и со стороны руководства проверяемых, пытающихся изменить отчет.
Менять сущность отчета об аудите неэтично. Примерами же такого изменения
могут быть:
• включение в официальный отчет находок, не представленных на заключитель-
ной встрече и не включенных в предварительный отчет;
• изменение статуса наблюдений от малозначительных до находок;
• уменьшение важности отчета за счет снижения статуса находок до наблюде-
ний.
Другая проблема связана с откладыванием официального отчета "на потом".
Чем дольше он откладывается, тем менее руководство проверяемых будет заинтересовано в выполнении корректирующих воздействий. В этом случае более горящие проблемы могут заслонить недавний аудит, и когда отчет прибудет (скажем, через две недели), его отодвинут на задний план. Прибывший с запозданием официальный отчет
об аудите сигнализирует руководству проверяемых, что, по-видимому, он не так важен, как это считалось первоначально. Чтобы избежать подобных сценариев, офици-
39
альный отчет об аудите надо закончить как можно быстрее и сослать в недельный
срок.
Подготовка отчета. Подготовленный отчет аудиторская команда должна про-
смотреть на предмет правильности содержания. Члены команды могут подписать отчет, а ведущий аудитор обязан это сделать. Отчет можно распространять, только если
он подписан ведущим аудитором или лицом, уполномочившим проведение аудита.
Официальное представление отчета и получение одобрения от лиц, уполномочивших
аудит, помогает проверяемым понять, что потребитель внимательно следит за этой деятельностью.
Существует много вариантов форм официального отчета. Характерные примеры
приведены далее. Для желающих создать для своей компании собственную форму отчета
предлагается следующая информация о форме и содержании:
• титульный лист со списком рассылки;
• находки и наблюдения;
• требования корректирующих воздействий (при необходимости).
Титульный лист должен содержать:
• название отчета (включая название проверяющей компании);
• дату выпуска;
• список рассылки.
В список рассылки включается высшее руководство клиента и проверяемой ор-
ганизации, а также сотрудники организации клиента, которые могут быть затронуты
или должны быть проинформированы. По требованию клиента результаты аудита могут быть конфиденциальными. В этом случае он получает отчет, а рассылка — на его
усмотрение.
Часто резюме руководства представляется на первой странице отчета. Эта
"убойная" страница содержит только находки, упорядоченные по важности. Аудитор
может также включить в эту страницу список наблюдений, отличных от находок. Детали находок и наблюдений входят в основной текст отчета.
Основной текст отчета стоит начинать одним или двумя краткими вступитель-
ными абзацами, включающими название проверяемой организации, ее адрес, цель и
масштаб аудита, дату его проведения, имена ведущего аудитора и членов аудиторской
команды, а также любую фундаментальную, историческую или функциональную информацию, необходимую для полноты картины.
Все находки надо упорядочить по важности вместе с подтверждающими наблю-
дениями.
Аудит считается завершенным тогда, когда работа, предусмотренная планом, за-
кончена, а утвержденный отчет по аудиту разослан. Документы, имеющие отношение
к аудиту, должны храниться или уничтожаться в соответствии с соглашением между
сторонами, процедурами программы аудита и приемлемыми законодательными, нормативными и контрактными требованиями.
Если это не предусмотрено законом, группа по аудиту и ответственные за
управление программой аудита не должны раскрывать содержание документов и другой информации, полученной во время аудита, так же как и отчетов по аудиту любой
другой стороне без явного согласия заказчика аудита и, если приемлемо, проверяемой
организации. Если же требуется раскрыть содержание какого-либо документа аудита,
заказчик аудита и проверяемая организация должны быть проинформированы об этом
как можно быстрее.
40
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]