Информационные системы в экономике. Учебное пособие-1

Внутренние документы, создаваемые и циркулирующие внутри предприятия, могут быть подвергнуты изменениям как по форме и содержанию, так и по маршрутам их движения.

Документы, отражающие процессы функционирования подразделений

предприятия, различны по своему назначению и разделяются на: конструктор- ско-технологические, учетно-отчетные, плановые, нормативные, администра- тивно-организационные и пр.

Группировка документов по назначению позволяет выявить общую закономерность движения документов любого подразделения в зависимости от выполняемых им функций.

С другой стороны, документы могут быть сгруппированы по принципу принадлежности к функциональным задачам управления. Например, тех-

нологическая подготовка производства, контроль качества продукции, техникоэкономическое планирование и т.д.

По способу использования документы делятся на разовые и накопи-

тельные.

Примерами разовых документов являются счета, платежные требования, накладные, кассовые ордера, авансовые отчеты, приемные и сдаточные акты и т.д. Накопительные документы, применяются для многократной записи данных о ряде однородных операций, выполняемых постепенно в течение некоторого периода времени.

Большое значение при изучении производственной информации имеет периодичность составления и обработки документов на предприятии.

По периодичности разработки документы разделяются на текущие, ежемесячные, ежедневные, еженедельные, полумесячные, месячные, квартальные, полугодовые, годовые.

В зависимости от способа получения документы разделяются на первичные и производные. Для построения технологических процессов обработки информации важное значение имеет анализ форм первичных документов. Это объясняется значительным количеством форм первичных документов, действующих на предприятии, массовостью их поступления, использованием первичных документов для составления сводных документов.

По количеству отражаемых хозяйственных операций документы под-

разделяются на однострочные, многострочные. К однострочным относятся до-

71

кументы, в которые записывают одну хозяйственную операцию. В многострочный документ записывают несколько операций.

По способу охвата хозяйственных операций документы подразделяют-

ся на разовые и накопительные.

Разовые документы применяют для оформления одной или нескольких хозяйственных операций, информацию о которых записывают одновременно.

Накопительные документы содержат информацию об однородных, периодически повторяющихся хозяйственных операциях за определенный промежуток времени (смену, сутки, неделю).

По полноте информации документы делятся на документы с обязательным минимумом единичных данных и документы с частью обязательных единичных данных.

По способу обработки документы делятся на документы, приспособленные к обработке вручную, на счетно-клавишных машинах и на ЭВМ.

Кроме рассмотренной классификации, принята группировка документов по степени их использования для образования других документов. Проведенное исследование документов на предприятиях показывает, что около половины как внутренних, так и поступающих извне документов являются конечными и служат основанием для принятия решения или отправляются во внешние организации.

Около четверти внутренних и поступающих извне документов относятся к группе документов, используемых для образования только одной формы документа.

По степени участия в технологических процессах управления разли-

чают следующие виды производственных документов:

1)основные: производственные документы, содержащие сведения о фактическом или запланированном состоянии предметов труда, средств труда и работниках предприятия;

2)вспомогательные: документы, в которых фиксируются сведения об основных производственных документах;

3)нормативно-технические: документы, содержащие экономические или технические показатели, нормы, справочные сведения, используемые для проектирования и расчетов в течение длительного времени при составлении основных производственных документов (тарифные сетки, стандарты, нормы).

72

Всистеме документооборота основные документы делятся на:

1)первичные: документы, содержащие исходную информацию для реализации данной функциональной задачи управления;

2)промежуточные: документы, составляемые на основе обработки сведении первичных документов предприятия (объединения) и являющиеся исходными для составления директивных документов (сводки, рапорты, отчеты, ведомости и т.п.);

3)директивные: документы, содержащие указания о достижении поставленных целей (планы, протоколы, задания, решения и т.п.);

4)результатные: документы, содержащие сведения о достижении целей, установленных директивными документами (акты внедрения, отчеты, справки

ит.п.).

10.5. Системы экономических показателей

Показатель представляет собой одну из важнейших форм экономической информации.

Показатель — количественная характеристика какого-либо объекта, явления, процесса, качественно определенная величина.

Экономические показатели могут быть количественными (в том числе порядковыми), качественными (в том числе в сопоставимых качествах) и номинальными.

Структура показателя включает наименование и значение. Наименование показателя выражает основной экономический смысл

показателя, соотносящий показатель с системами экономических категорий и конкретной системой управления. Наименование показателя состоит из базы и призначной части.

База экономического показателя определяет основной экономический смысл показателя и методику его расчета; признанная часть — конкретное положение объекта в пространстве, во времени и оценку в единицах измерения, т.е. конкретное количественное значение показателя.

Элементы структуры показателя в процессе обработки используются следующим образом. Измеримые части подвергаются в основном арифметической обработке. База и признаки наименования используются для осуществления поиска, выборки, объединения и упорядочения показателей.

73

Под системой экономических показателей понимается совокупность взаимосвязанных показателей, всесторонне характеризующих отображаемую систему(объект), подсистему или выполняемую хозяйственную функцию в аспекте определенной задачи (комплекса задач) с помощью определенного набора экономических категорий и понятий. В системе показателей должна быть достигнута взаимная увязка и сопоставимость показателей по объему понятия и методологии измерения.

Основанная на всестороннем учете связей между показателями система показателей обеспечивает адекватное отображение производственнохозяйственных процессов в системе, интегрированную обработку данных, рациональную организацию памяти системы.

Для выполнения этих функций система показателей должна удовлетворять следующим требованиям:

1)не быть чрезмерно громоздкой, обеспечивая достаточно полное и все стороннее отображение производственно-хозяйственных процессов:

2)обеспечивать сопоставимость показателей, которая заключается в упорядочении языкового (знакового) выражения показателей, в установлении общности терминов, а также в разработке методологии расчета показателей;

3)позволять использовать соответствующую классификацию и кодирование показателей для выполнения различных группировок показателей, необходимых для решения каждой конкретной задачи, и индексацию их по содержательным признакам;

4)обеспечить применение прогрессивных форм организации хранения и поиска показателей.

Для выделения и описания систем показателей могут быть использо-

ваны следующие способы отображения системы показателей:

1)исследование характера и структуры информационных совокупностей системы;

2)матричное моделирование информационных процессов;

3)разработка балансовых таблиц;

4)разработка экономико-математических моделей;

5)построение графов взаимосвязи показателей;

6)описание системы и смысловой структуры показателей с помощью терминов формальной логики;

7)описание системы показателей с помощью метода исчисления;

74

8)описание структуры экономических показателей в терминах порождающей грамматики:

9)описание взаимосвязи между показателями в формализованном виде на основе анализа синтаксико-семантической структуры наименования показателя;

10)с использованием теории семантических координат.

10.6. Кодирование экономической информации предприятия

Цель кодирования состоит в том, чтобы представить информацию в более компактной и удобной форме, что необходимо при записи данных в документе, переносе их на машинный носитель, проведении обработки, передачи и других операций.

Формы отображения информации многообразны и зависят от типа применяемого оборудования. Коды используются для зашифровки элементов информации по определенной системе кодирования. Под шифром понимается условное обозначение конкретной позиции определенной номенклатуры показателей. Перечень всех позиций какой-либо совокупности, равнозначных в отношении друг к другу и упорядоченных в рамках перечня, составляет номенклатуру признака, например, номенклатура видов оборудования, категорий работающих, потребляемых материалов и др.

При машинной обработке информации каждая позиция номенклатуры должна быть представлена в виде кодового обозначения, кодового слова, а номенклатура в целом — в виде кода. Код — это общая для всей номенклатуры система построения и присвоения условного обозначения, построенная по определенным правилам.

Коды, применяемые для кодировки производственно-экономической информации, классифицируются по различным признакам. По форме изображения коды бывают цифровые, буквенные и буквенно-цифровые. По количеству признаков, включаемых в один код, различают однопризначные и многопризначные коды.

Однопризначный код характеризует только один признак (разряд работы, национальность). Многопризначные код применяется для кодирования нескольких признаков (готовая продукция — конкретное изделие с его параметрами). По системе построения различают следующие системы кодирования:

75

порядковая, серийная, разрядная (десятичная), шахматная (матричная), повторения и комбинированная.

При разработке кодов учитывается ряд требований, связанных с практикой планирования, учета и управления, а также с применением тех или иных видов вычислительной техники.

Одно из важнейших требований, предъявляемых к кодам, — единство их использования на всех участках учетно-плановых работ. Коды должны легко восприниматься зрительно, по возможности быть минимальными по значности. Чем меньше знаков в коде, тем проще регистрировать его на первичных документах, обрабатывать при переносе на вторичные носители информации, группировать информацию и т.д. Это требование должно сочетаться с наличием определенного резерва шифров для внесения новых позиций в номенклатуру без нарушения принятой значности кода и системы построения.

Кроме того, есть ряд специфических требований, предъявляемых к кодам в зависимости от вида вычислительных машин. Проектирование кодов осуществляется в следующем порядке:

1)определяется перечень, группировка номенклатур и призрачная информация, подлежащие кодированию, при этом включаются также существующие номенклатуры и устанавливается резерв для новых позиций в каждой номенклатуре;

2)систематизируется перечень позиций номенклатур с исходной призрачной информацией;

3)устанавливается система классификации признанных показателей по производственному, экономическому и другим признакам;

4)после того как классификация номенклатур закончена, следует выбрать систему кодирования, при этом необходимо учитывать позиции номенклатуры, структуру номенклатур, степень их устойчивости, а также применяемую вычислительную технику;

5)затем каждой позиции номенклатуры присваивается конкретный шифр,

аобщий перечень их оформляется в виде справочника-классификатора, который размножается и передается в различные подразделения предприятия.

При построении кодов и шифров должны соблюдаться следующие требования:

76

коды и шифры разрабатываются с учетом действующих систем обозначения — ГОСТов, межведомственных и отраслевых нормалей, при наличии сложного признака — его шифр обеспечивает выделение необходимых классификационных совокупностей;

при разработке кодов и шифров предусматривается возможность расширения номенклатур на случай появления новых классификационных совокупностей без нарушения применяемой системы их построения;

система кодов и шифров охватывает всю используемую информацию; каждый шифр обозначает только один определенный элемент;

шифры минимальны по разрядности;

единый шифр одного и того же объекта для решения всех задач;

система шифровки обеспечивает совместное использование различных видов технических средств ИС;

логичность построения и простота чтения.

10.7. Системы кодирования экономической информации

Порядковая система кодирования применяется для кодирования однопризначных, устойчивых и простых номенклатур. Она предусматривает присвоение признакам цифр натурального ряда чисел без пропуска номеров. По этой системе кодируются категории работников, виды действующих норм времени и расценок, принадлежность деталей, узлов и т.п. Порядковая система

рациональна для применения к простым и стабильным номенклатурам.

Достоинство системы— ее малая значность, плотность записи, простота построения. С присвоением шифра по этой системе новым однородным позициям номенклатуры происходит нарушение принятой классификации, что является недостатком данной системы и ограничивает ее применение рамками устойчивых номенклатур. Кроме того, в данной системе не выделяются группы однородных признаков, и нет возможности автоматически получать итоговые данные более одной степени.

Серийная система служит для кодирования двухпризначных номенклатур и предполагает присвоение каждой группе однородных номенклатур серии номеров.

77

В пределах этой серии производится шифровка каждой позиции номенклатуры порядковыми номерами. При этом в серию номеров обязательно включаются и резервные шифры, которые присваиваются затем новым позициям номенклатуры.

Серийная система наиболее экономична по количеству разрядов и одновременно содержит необходимый резерв номеров для новых позиций номенклатуры. По этой системе кодируются, например, структурные подразделения предприятия, виды оплат, удержаний и др.

Разрядная (десятичная) система применяется для кодирования сложных номенклатур. При этой системе каждому классификационному признаку отводится определенное число разрядов, которое зависит от количества предметов кодируемого множества. Построение кода по разрядной системе обеспечивает четкое выделение каждого классификационного признака, стройность и логичность, удобство машинной обработки информации. К недостаткам разрядной системы относится то, что при незначительном превышении емкости разряда приходится увеличивать значность кода. Разрядная система используется для кодирования больших многопризначных номенклатур: материальных ценностей, готовой продукции, направлений производственных затрат и др.

Шахматная (матричная) система — разновидность десятичной системы. Она применяется к номенклатурам, характеризующимся двумя признаками, из которых один располагается по вертикали, а другой — по горизонтали. Пересечение графи строк в таблице образует нужный шифр. Эта система применяется при шифровке единиц измерения, типоразмеров кабеля, причин и виновников брака, простоев и т.п.

Система повторения использует цифровые и буквенные обозначения, непосредственно характеризующие данный объект (размер, вес объекта) и применяемые в практике учета и планирования обозначения понятий.

Комбинированная система используется для кодирования многопризначных номенклатур. Эта система является наиболее гибкой, поскольку в ней применяются комбинации рациональных систем, например, разрядной и системы повторения, разрядной и серийной и др. В качестве примера можно привести обозначения инструментов в инструментальном производстве, построенные на использовании комбинированной системы.

78

10.8. Классификаторы

При разработке информационного обеспечения ИС управления предприятием большое значение имеют вопросы классификации элементов производ- ственно-экономической информации. Под классификацией понимается совокупность правил распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками их сходства или различия. Классификатор является своего рода формализованным языком, отображающим закон (порядок) разбиения множества объектов на классы, группы, подгруппы, виды и позволяющий одновременно производить кодирование понятий номенклатуры. Система кодирования определяет набор классификаторов, имеющих определенную сферу действия.

На стадии обследования предприятия устанавливается перечень позиции по каждой номенклатуре, систематизация которых осуществляется в соответствии с принятой классификацией и исходя из определенных требований. Признак сходства или различия, положенный в основу классификации, называется основанием классификации. Одно и то же множество можно классифицировать по нескольким основаниям, что обусловлено различными аспектами использования информации.

При систематизации позиции классифицируемого множества выбирают наиболее важные основания классификации, необходимые для осуществления планирования, управления и учета, определяют комплекс классификаторов, для каждого из которых устанавливается сфера его действия. Обработка данных с применением средств вычислительной техники требует унификации и увязки всех применяемых классификаторов и номенклатур, разработки единой системы классификации и кодирования важнейших номенклатур. В настоящее время разработаны следующие классификаторы: классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции, классификатор предприятий и организаций, классификатор отраслей народного хозяйства, территорий и др.

Наличие классификаторов не исключает применения локальных классификаторов на отдельных предприятиях. Применение локальных классификаторов можно сочетать с параллельным использованием колов отраслевых и общероссийских классификаторов. При этом должна быть учтена возможность перехода от кодов одного классификатора к кодам другого классификатора той же номенклатуры.

79

При проектировании ИС управления предприятием для каждого предприятия составляется перечень необходимых локальных классификаторов, которые должны быть разработаны с учетом имеющихся общероссийских классификаторов и специфических особенностей конкретного предприятия, и определяются правила пользования локальными классификаторами.

Вопросы для самоконтроля

1.Что включает информационное обеспечение?

2.В чем состоят основные принципы разработки информационного обеспечения?

3.Что характеризует информацию?

4.Что представляет документооборот на предприятии?

5.Чем характеризуются системы экономических показателей?

6.В чем сущность кодирования экономической информации предприятия?

7.Какие бывают системы кодирования экономической информации?

8.Какие существуют классификаторы?

80