Информационные системы в экономике. Учебное пособие-1

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная информационная система стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечивать процесс управления достоверной информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации.

1.3. Понятие об экономической информационной системе (ЭИС)

С учетом сферы применения выделяются:

технические информационные системы;

экономические информационные системы;

информационные системы в гуманитарных областях и др.

ЭИС — это система, предназначенная для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей. С помощью ЭИС может обрабатываться не вся информация, циркулирующая на объекте управления. Причина заключается в сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки.

Рис. 1.2. ЭИС в системе управления

11

ВЭИС от объекта управления направляется только та часть информации (рис. 1.2) — О2, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в ЭИС лишь часть директивной информации — П2, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Доля информации, обрабатываемой в ЭИС, для различных уровней управления различна.

Впроцессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные.

Всоответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций

всфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении Тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов, и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство на этом уровне состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечи-

вающие управление. Эти работы принято называть функциями. В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типич-

ными являются следующие функции: планирование, учет, анализ и регули-

рование. Рассмотрим их содержание, так как в последствии все они должны быть трансформированы в компьютерные программы.

Планирование — функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в дея-

12

тельности высшего руководства, меньшее — на среднем и минимальное — на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Учет — функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование — сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ, а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации — экспертные системы. Взаимосвязь между уровнями управления и осуществляемыми ими функциями по объему выполняемых работ представлена в таблице 1.

Первоначально большинство ЭИС обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. Впоследствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты

13

квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д.

Современные ЭИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.

1.4. Цели системы

Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленной цели. Цели системы задаются при ее создании и в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменением внешних условий. Под целью понимаются характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъектом управления. Среди всего многообразия целей можно выделить два основных класса: стратегиче-

ские; тактические.

Они отличаются между собой, прежде всего, уровнем обобщения и периодом, на который ставятся. Существует определенная зависимость между структурой управления и способом разбиения вышестоящих целей на подцели,

т.е. процессом декомпозиции целей. И стратегические, и тактические цели могут носить директивный характер. Они возникают в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня и называются траекторными. Такое название объясняется тем, что заданные цели отражают желаемую траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике

траектория задается в виде совокупности показателей.

Для систем существует понятие динамического равновесия — это процесс, характеризуемый некоторой равновесной траекторией. Для выделения ее среди других должен быть задан критерий. Учитывая целенаправленный характер системы, траектория является равновесной тогда, когда она кратчайшим путем ведет к поставленной цели. Если система стремится к равновесию, с одной стороны, и к достижению цели, с другой стороны, то непротиворечивым является случай тождественности равновесия и цели. К функции системы и к структуре относится понятие устойчивости. Система с устойчивой структурой может восстанавливать даже существенно нарушенные функции. Нарушение структуры почти неизбежно ведет к потере функциональной устойчивости си-

14

стемы, и часто к ее гибели. Одним из факторов устойчивости структуры яв-

ляется структурная избыточность, что достигается дублированием.

Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером как творческая. Структура управления должна соответствовать иерархии целей. Следовательно, каждый элемент структуры управления, представленный на графе управления вершиной, должен иметь набор траекторных (директивных) целей, которые должны соответствовать служебным обязанностям управленческого работника. Таким образом, управленческая структура должна быть упорядочена в соответствии с целевым определением каждого уровня.

В процессе управления системой по директивным целям менеджер стремится погасить негативные влияния и добиться совпадения фактической траектории поведения системы с желаемой (директивной) траекторией. Если траекторные цели отражают иерархию управления, то управление на горизонтали осуществляется менеджером в соответствии с рабочими целями, которые носят творческий характер, поскольку вырабатываются самим менеджером. Эти цели подчинены траекторией цели и меняются в соответствии с возникновением той или иной фактической ситуации. Если творческая цель предназначена для реализации на нижнем уровне управления, она становится для этого уровня траекторией.

Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы через механизм формирования новых целей (в пределах траекторной, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня, и поэтому являются некоей директивой лишь для низшего уровня управления. Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.

Вопросы для самоконтроля

1.Что включает в себя понятие «система»?

2.Что понимают под управлением?

15

3.Какова структура системы управления?

4.Что такое информационная система?

5.Как можно классифицировать информационные системы?

6.Какое место занимает ЭИС в контуре управления?

7.Как уровни управления связаны с задачами планового, учетного и аналитического характера?

8.Что такое планирование, учет, анализ?

9.Что такое цель, траекторная цель?

16

Глава 2. СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

2.1. Типы обеспечивающих подсистем

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема — это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы мо-

жет быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис. 2.1). Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное,

техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Рис. 2.1. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем

2.2. Информационное обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документа-

17

ции, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государствен-

ном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

к унифицированным системам документации;

к унифицированным формам документов различных уровней управ-

ления;

к составу и структуре реквизитов и показателей;

к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др. Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, сто-

ящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения ин-

формации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно приве-

сти схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника — от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

классификацию и рациональное представление информации.

18

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления (рис. 1.2). Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических ос-

новах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап — обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

понять специфику и структуру ее деятельности;

построить схему информационных потоков;

проанализировать существующую систему документооборота;

определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап — построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа

ввиде схем информационных потоков;

совершенствование системы документооборота;

наличие и использование системы классификации и кодирования;

владение методологией создания концептуальных информационнологических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

19

2.3. Техническое обеспечение

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

компьютеры любых моделей;

устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода инфор-

мации;

устройства передачи данных и линий связи;

оргтехника и устройства автоматического съема информации;

эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разде-

лить на три группы:

1)общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

2)специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

3)нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании

винформационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров. Децентрализация технических средств предполагает реализацию функци-

ональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход — организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

20