Информационные системы в экономике. Учебное пособие-1

Глава 9. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ

9.1. Понятие объекта и источника информации

Экономическая информация представляет собой совокупность различных сведений экономического характера, возникающих при подготовке производства, в процессе производственно-хозяйственной деятельности и при управлении этой деятельностью.

Система экономической информации — это совокупность методов генерации, передачи и переработки информации во всех звеньях экономики предприятия.

По уровню возникновения и передачи экономическая информация характеризуется своим объектом и источником. Под объектом информации пони-

мается объект или явление, имеющее реальное воплощение и отличительные черты и существующее фактически или в представлении людей.

Например, структурные подразделения, работники и т.д.

Под источником информации понимается такой элемент, который

может формировать или вырабатывать входные сообщения для системы.

Например, должностное лицо, отдел и т.д.

На основе объекта информации формируется экономическая инфор-

мационная система. Она расчленяется на составные элементы, каждый из которых обладает свойствами системы. Таким образом, в результате последовательного расчленения, получается система взаимосвязанных единиц информации, которые на различных уровнях оказывают влияние друг на друга.

Информационную совокупность массива документов некоторой формы, образовавшуюся при их группировке по уровням, называют составной единицей информации. Каждая составная единица информации подразделяется на информационные совокупности более низкого уровня. Наименьшей единицей

является реквизит — неделимая единица данных, имеющая определенный смысл.

Каждый реквизит представляет собой совокупность символов (буквенных и цифровых) и имеет свое название. Наименование типа реквизита необходимо для отражения его смыслового содержания и для обращения к нему.

61

Из реквизитов строятся все остальные структурные единицы, в которых элементы логически связаны или объединены друг с другом.

В процессе автоматизированной обработки информации реквизиты подразделяются на основания и признаки. Основания характеризуют количественные свойства сущностей, полученных в результате вычислений или измерений. Например, количество изделий, расценка и т.д. Признаки характеризуют качественные свойства сущностей. Например, наименование товара, фамилия, имя, отчество работника и т.д.

При обработке информации в машине над основаниями выполняются арифметические операции, а при помощи признаков осуществляется поиск информации, ее выборка, сортировка и т.д.

Основания и относящиеся к ним признаки образуют показатели. На показателях строятся документы. Под документом следует понимать такую информационную совокупность, которая имеет вполне самостоятельное смысловое значение, характеризуется полным набором реквизитов и показателей и зафиксирована на материальном носителе.

При решении экономических задач на ЭВМ принята иерархия данных, включающая следующие основные элементы:

1)агрегат данных,

2)запись,

3)файл,

4)база данных.

Агрегат данных — это поименованная совокупность двух или более реквизитов, например, дата рождения работника и т.д.

Запись — это поименованная совокупность логически связанных реквизитов, используемых для описания сущностей, например, сведения о предприятии.

Совокупность взаимосвязанных типов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, образует шаблон соответствующей структуры записи.

Файл — это поименованная совокупность записей для объектов u1086 одного типа, например, «Сведения о всех структурных подразделениях предприятия».

62

База данных — это поименованная совокупность взаимосвязанных файлов, представленных для одновременного использования многими пользователями или приложениями, например, файлы «Материалы», «Продукция» и т.д.

9.2. Признаки классификации экономической информации

С точки зрения класса задач экономического управления, экономическая информация классифицируется по различным признакам.

1.По функциям управления информацию подразделяют на директивную, нормативную, плановую, учетную, статистическую, аналитическую, отчетную, справочную и специальную.

Под директивной информацией понимаются данные, содержащиеся в директивных документах.

Нормативная информация характеризуется сведениями о действующих и проектируемых нормативных показателях.

Плановая информация отражает данные планов, проектов и прогнозов. Учетная информация это данные бухгалтерского учета.

Аналитическая информация характеризуется данными оперативного учета. Под статистической информацией следует понимать данные статисти-

ческого учета.

Отчетная информация — это сведения о фактическом состоянии различных сторон производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Справочная информация представляет собой сообщения, формируемые по запросам пользователей системы.

К специальной информации относятся сегменты по задачам, массивы константы и т.д.

2.По месту возникновения информация делится на внутреннюю и

внешнюю.

Внутренней называется информация, которая возникает внутри объекта (предприятие, цех, склад и т.д.).

Внутренняя информация подразделяется на информацию о продукции, о производственных процессах и о внутренних возмущениях.

Информация о продукции характеризует качественные и количественные стороны продукции.

63

Информация о процессах производства представляет данные о ходе технологического производства, об энергоносителях и т.д.

Информация о внутренних возмущениях включает сведения о простоях, отсутствии материальных ценностей и т.д.

Внешняя информация подразделяется на плановую, нормативносправочную и информацию о внешних возмущениях.

Кплановой внешней информации относится информация о параметрах объекта управления на будущий период.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные.

Информация о внешних возмущениях указывает сообщения, характеризующие несвоевременное изменение нормативов, недостаток материальных ценностей на производство продукции и т.д.

3. По стадиям образования информация подразделяется на входную, выходную и промежуточную.

Входная информация — это информация, возникающая на первоначальной стадии процесса управления. Она представляет собой совокупность исходных данных, необходимых для решения задач. К исходным данным могут быть отнесены все первичные данные и нормативно-справочная информация.

Квыходной относится информация, полученная как результат решения задачи предназначенная для непосредственного использования в управлении. Промежуточная информация является результатом решения задачи и используется при решении других задач как входная информация.

4. По временному периоду возникновения информация подразделяется на оперативную и текущую.

Оперативная информация — это информация с нерегламентированным периодом поступления в систему.

Текущая информация — это информация, поступающая согласно установленного регламента.

5. По объективности отражения информация делится на достоверную, недостоверную, точную и неточную.

6. По полноте информация подразделяется на достаточную, избыточную

инедостаточную.

7. По отношению к процессу обработки информация классифицируется на обрабатываемую и необрабатываемую.

64

8. По интервалу времени между поступлениями информация делится на периодическую и непериодическую.

Вопросы для самоконтроля

1.Чем характеризуется объект и источник информации?

2.Какие элементы включает иерархия данных?

3.Какие признаки классификации экономической информации?

65

Глава 10. СРЕДСТВА ФОРМАЛИЗОВАННОГО ОПИСАНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

10.1. Определение и состав информационного обеспечения

Информационное обеспечение — совокупность системы классификации и кодирования, системы показателей, языков записи данных, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в автоматизированных системах управления.

Информационное обеспечение ИС на предприятии включает:

1)состав информации, т.е. перечень информационных единиц или информационных совокупностей (показателей, констант, переменных, документов, других сообщений, необходимых для решения комплекса задач системы);

2)структуру информации и закономерности ее преобразования, т.е. правила построения показателей, документов, агрегации и декомпозиции информационных единиц, преобразования информационных единиц в цепочке «вход → система → выход»;

3)характеристики движения информации, т.е. количественные оценки потоков информации (объем, интенсивность), определение маршрутов движения документов, построение схем документооборота, временные характеристики функционирования источников информации, получения первичных данных, использования исходных данных, продолжительности хранения, старения и обновления данных;

4)характеристики качества информации, т.е. систему количественных оценок полезности, значимости, полноты, своевременности, достоверности и других качеств информации;

5)способы преобразования информации, т.е. методы отбора, доставки, распределения информации, методики расчета показателей, схемы обеспечения информацией подразделений системы управления, подготовки рабочих массивов для решения задач.

66

10.2. Основные принципы разработки информационного обеспечения

Основные организационно-методические принципы разработки информационного обеспечения ИС управления предприятием могут быть сведены к следующим:

1)методическое единство информационного обеспечения, т.е. разработка различных подсистем на основе единых принципов, и обеспечение взаимосвязи различных знаковых подсистем, входящих в состав информационного обеспечения (классификаторы, номенклатуры, показатели, формы документов);

2)системность и информационная совместимость подсистем и элементов информационного обеспечения; реализация этого принципа означает создание во всей информационной системе взаимоувязанной совокупности форм обмена информацией, классификаторов, кодов и шифров, обеспечивающей обмен информацией в звеньях ИС управления предприятием;

3)типизация и облачность структуры, в соответствии с которыми аналогичные в функциональном и содержательном отношении блоки информационной системы строятся по единым типовым правилам и описываются на одном языке;

4)унификация и структуризация форм обмена информацией, включая унификацию, упорядочение языка, сокращение числа форм документов;

5)учет требований машинной обработки, т.е. выбор машиночитаемых носителей, придание документам табличной формы, удобной для ввода в ЭВМ, параллельное изготовление машинных носителей и т.д.;

6)интеграция обработки, т.е. достижение однократности ввода информации при многократном многофункциональном ее использовании.

10.3. Характеристика информации

Источниками возникновения (и одновременно приемниками) информации являются конкретные структурные производственные и управленческие подразделения предприятия или органа управления (рабочие места, склады, участки, цехи, различные службы, отделы и т.д.) и различные внешние связанные с ними организации.

67

По направлению информация подразделяется на исходную и управ-

ляющую.

Исходная информация направлена всегда от объекта управления к системе управления, от системы управления низшего к системе управления более высокого уровня, а управляющая информация направлена в противоположную сторону.

Периодичность возникновения и передачи информации установлена для значительной части систематизированных видов информации. Перио-

дичность возникновения и передачи информации о состоянии производства должна обеспечивать возможность оперативного вмешательства управляющего персонала для устранения возникающих отклонений от запланированного хода производства.

Сокращение периодичности информации резко увеличивает объемы возникающей информации и работ по ее приему, передаче и переработке.

Многие виды информации, вызванные внутренними или внешними возмущениями (брак, срыв поставок материала и т.п.), имеют вероятностный характер возникновения и передачи.

Частота образования и передачи информации является величиной, обратно пропорциональной периодичности, и измеряется количеством сообщении, которые переданы в единицу времени.

Степень взаимосвязи характеризуется количеством видов информации, взаимосвязанных с данным видом информации. Взаимосвязанными видами являются, например, исходная и производная информация.

Степень постоянства характеризуется временем, в течение которого информация сохраняет свое значение. По указанному признаку информация подразделяется на постоянную, условно-постоянную, переменную.

Постоянная информация не изменяет своего значения в течение дли-

тельного периода времени (наименование предприятия или учреждения, наименование и шифр изделий, деталей, документов и т.п.).

Условно-постоянная информация сохраняет свое значение на определенный период времени (цены, нормативы и т.п.).

Переменная информация характеризуется случайностью своего воз-

никновения во времени (количество изготовленной продукции, количество отпущенных материальных ценностей и т.п.).

68

Соотношение объемов указанных видов информации имеет большое значение для выбора технических средств автоматизации информационных процессов, особенно таких, как хранение и поиск.

По своей структуре информация подразделяется на призрачную (основную и вспомогательную) и количественную.

Основная призрачная информация указывает время и место события, источник и направление информации, отличительные особенности объекта управления и т.п.

Вспомогательная призрачная информация служит для облегчения использования и обработки информации (номера документов, порядковые номера строк, граф).

Соотношение объемов количественной и призрачной информации используется при выборе методов и технических средств автоматизации вычислительных работ.

Передача и прием информации осуществляются с помощью носителей памяти человека, документа, магнитной ленты или диска, комбинации электрических импульсов.

Для того чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена ее индикация:

цифровая — цифровая запись в документе, цифровое изображение на счетчиках, табло и т.п.;

алфавитная — словесная запись в документе, надписи на счетчиках, табло и т.п.;

символическая — условное изображение на чертежах, мнемосхемах

ит.п.;

предметно-визуальная — телевизионное изображение, фотоснимок

ит.п.

Объем информации, измеряемый количеством символов (алфавитных, цифровых и служебных знаков) и отнесенный к единице времени, называется плотностью (интенсивностью) соответствующего потока информации.

Информационная емкость потоков сообщений и операций характеризуется количеством символов, необходимых для образования (емкость сообщений) или образующихся при их выполнении (емкость операций).

69

Методами образования потоков информации являются:

1)формирование информации на основе операций первичного учета;

2)формирование информации (производной) на основе, преобразования или заимствования полученной исходной информации.

Степень использования потока информации характеризуется:

1)отношением однократно используемой информации к общему объему используемой информации;

2)отношением используемой информации ко всему объему полученной

иобразованной информации.

10.4. Документооборот на предприятии

Производственно-хозяйственная деятельность предприятия характеризуется сведениями в документированном или ином виде. Документы являются основным носителем информации на предприятии.

Документы можно классифицировать по разным принципам. Прежде всего, их можно разделить на две группы:

1)систематизированные;

2)несистематизированные документы (деловая переписка). Систематизированные документы, в свою очередь, делятся на типовые

унифицированные (документы, используемые на всех промышленных предприятиях) и индивидуальные (документы, имеющиеся только на рассматриваемом предприятии).

С точки зрения источника формирования документы делятся на внешние и внутренние. Внешние документы разрабатываются вне данного предприятия и характеризуют его производственно-хозяйственные взаимоотношения с другими предприятиями и организациями: (счета, платежные требования, рекламации).

Внутренние документы составляются на предприятии и отражают внутризаводские операции (платежные ведомости на выплату заработной платы, требования цехов на отпуск материалов в производство).

Документы, связанные с внешней средой, в настоящее время являются, как правило, типовыми, поэтому изменение их вида или содержания может осуществляться только в централизованном порядке.

70