Тайм-менеджмент. Учебное пособие

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «БУРЯТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ИМЕНИ В.Р. ФИЛИППОВА»

Н.С. Тимофеева, Л.Б. Гармаева

Тайм-менеджмент

Допущено Методическим советом Бурятской ГСХА в качестве учебного пособия для обучающихся по направлению 38.03.02 «Менеджмент»

Улан-Удэ БГСХА имени В.Р. Филиппова

2022

3

Введение

Хороший тайм-менеджмент – это искусство делать проблемы настолько интересными, а их решение столь конструктивным, что каждому хочется работать и

справляться с возникшими затруднениями. Пол Хоукен

Всем известная истина «Время - деньги», похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласиться.

Многие известные специалисты подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, которыйворганизациистоитнаодномместесосновнымифондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство:ононеобратимо.Тоестьеслиоборудованиеможнокупить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть,невозможновернутьупущенныевэтовремявозможности, невозможнодорешатьдела,еслиусловия,вкоторыхонирешаются, поменялись.Приэтомспецифичностьвременизаключаетсяещеив том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом».

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он

4

должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше, все задуманное на день реализовать. Наверняка почти каждый человек можетвспомнитьимассудел,отложеннуюим«напотом»,апосути «вдолгийящик»,которыевродебынужносделать,новотвсеникак руки не доходят.

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое.

Процесс управления собственной эффективностью включает в себя 5 последовательных этапов:

постановка цели – анализ и формирование личных (или рабочих) целей;

планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

мотивация (самомотивация) – совокупность внутренних и внешних движущих сил, побуждающих человека к деятельности, направленной на достижение определенных целей.

реализация намеченного – составление распорядка дня

иорганизация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

контроль (самоконтроль) результатов – фиксирование результатов, сравнение полученных результатов с поставленной целью, удовлетворение от полученного результата.

5

Раздел 1. Содержание лекционных занятий Тема 1. Сущность и содержание тайм-менеджмента

План:

1.Сущность и принципы тайм-менеджмента

2.История становления тайм-менеджмента в России

1. Сущность и принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент(управлениевременем)‒междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Тайм-менеджмент в переводе с английского означает «управление временем».

Под тайм-менеджментом понимают лишь небольшую и далеко не основную его часть, а именно: хронометраж времени и строгое планирование.

Хронометраж ‒занятиедовольноутомительное,отвлекающееот работы, и нужное, по большому счѐту, лишьдля анализа стартовых условий перехода к управлению временем, недели на две-три, да и то,восновном,длянеспособныхсамостоятельнопроанализировать свою деятельность.

Тайм-менеджмент–этотехнология,позволяющаяневосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями.

Задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент ‒ это учет и оперативное планирование времени.

Основные принципы тайм-менеджмента.

1)Кропотливая самостоятельная работа. Качественную, эффективную систему организации своего времени руководитель может разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Выбрать подходящее решениеиперестроитьегоподсвоипотребностисумееттолькосам руководитель.

2)Индивидуальность решения. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который руководитель для себя находит. Если он для него комфортен, это даетмаксимальнуюэффективность.Заостритьжевниманиеследует

6

скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

3)Необходимость отслеживания собственной эффективности. Используяхронометраж,можновыявитьмоментынепростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения, достигнутого с максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях таймменеджмента. Но главный результат использования хронометража

‒появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и руководитель начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.

4)Мышление,направленноенаэффективность.Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности, в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать собственные. А сами технические приемы организации времени и личной работы, непосредственное их воплощение в жизнь ‒ это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности.

5)Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Основополагающий принцип, рядом с которым не сравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода ‒ вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.

2. История становления тайм-менеджмента в России

Часто тайм-менеджмент воспринимается как чисто западная технология. Однако отечественная школа научной организации труда и организации личного времени имеет ряд собственных

7

достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа.

Первый этап: 20-е годы ХХ века – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это период очень грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с именами А.К.Гастева (Центральный Институт Труда) и П.М.Керженцева (Лига «Время»), чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.

Второй этап отечественного тайм-менеджмента начался с выходом в начале 70-х годов книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь».ВнейповествуетсяобиологеА.А.Любищеве,вмолодости поставившем себе глобальную цель: разработать периодическую системубиологическихобъектов,подобнуюпериодическойсистеме Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительностьжизничеловека.Онрешилизыскиватьрезервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализироватьрезультатыхронометража,планироватьсвоюработу.

В январе 2001 года на сайте «Организация времени» зародилось первое онлайновое тайм-менеджерское сообщество. Так начался третий этап в истории развития отечественного тайм-менеджмента. ЭтоуникальноеявлениевРоссииивмиревцелом.Насегодняшний день оно объединяет:

-Последователей любищевских традиций;

-IT-консультантов, благодаря которым стало возможным объединить классические подходы к личной эффективности и современные технологии анализа и моделирования бизнес-систем;

-Предпринимателей, менеджеров, управленческих консультантов.

Контрольные вопросы:

1. Какими основными характеристиками обладает время как ресурс?

8

2.Дайте определение тайм-менеджмента.

3.Охарактеризуйте три этапа становления и развития таймменеджмента в России.

4.В чем состоит основная задача тайм-менеджмента?

Тема 2. Время как уникальный ресурс человека и организации

План:

1.Управление временем

2.Концепция времени и пространства

1. Управление временем

Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) ‒ это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.

В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:

-Постановкацели.Определениеиформулированиецели(целей). -Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных

(первостепенных) задач для выполнения.

-Реализация – конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

-Контроль достижения цели и выполнения планов.

Матрица Эйзенхауэра, или принцип Эйзенхауэра, метод Эйзенхауэра ‒ техника тайм-менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности. Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления. Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать

9

временные рамки.

Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.

Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 ‒ эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начинать с них.

Диаграмма Ганта ‒ это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм-менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммахГантатакжепоказываетсязависимостьмеждузадачами. Диаграмма Ганта дает возможность:

-Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;

-Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

-Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

2. Концепция времени и пространства

Пространство и время – это категории, обозначающие основные фундаментальные формы существования материи. Пространство выражает порядок существования отдельных объектов, время – порядок смены явлений и состояний материи.

10