Тайм-менеджмент. Учебное пособие

(для товара, услуги)

26.Влияние тайм-менеджмента на развитие карьеры.

27.Понятие временной перспективы.

28.Характеристика основных типов концепций времени.

29.Время как важнейший ресурс организации.

30.Время как важнейший ресурс личности.

31.Понятие помех и возможности их преодоления.

32.Развитие навыков управления временем.

33.Компетентность организации во времени.

34.Понятие инвентаризации времени.

35.Зачем нужен анализ времени? Способы его проведения.

36.Правила целеполагания.

37.Планирование и контроль ‒ важные составляющие таймменеджмента.

38.Формы и правила контроля личного времени.

39.Лидерство и принципы лидерства в организации.

40.Построение системы коммуникаций в организации.

41.Особенности работы с информацией.

42.Правила эффективного делегирования. Как сломить сопротивление делегированию.

43.Повышение личной эффективности работы с информацией.

Темы письменных работ

1.История становления тайм-менеджмента в России.

2.Тайм-менеджмент, его значение в планировании работы.

3.Поглотителивремени.Способыминимизациинеэффективных расходов времени.

4.Хронометражкаксистема учетаиконтролярасходоввремени.

5.Анализ личной эффективности. Классификация расходов времени.

6.Контекстное планирование.

7.Метод структурированного внимания и горизонты планирования.

8.Система планирования на основе метода структурированного внимания.

9.Сутьобзоразадачвтайм-менеджменте,инструментысоздания обзора.

10.Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте.

51

11.Закон Парето. Использование принципа 80/20 при организации планирования личного времени.

12.АВС-хронометраж. Приоритезация задач на этапе учета расходов времени.

13.Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы.

14.Работоспособностьчеловекаибиоритмы.Влияниесуточных ритмов на распределение рабочей нагрузки.

15.Правила организации эффективного отдыха.

16.Методы самонастройки на решение задач.

17.Самомотивация как эффективное решение больших трудоемких задач.

18.Лень и повышение личной эффективности.

19. Корпоративныйтайм-менеджмент.

20.Корпоративные ТМ-стандарты.

21.Гибкое и жесткое планирование времени на MS Outlook.

22.Базовые навыки тайм-менеджмента.

23.Причины неэффективности в организации личного времени.

24.Принципы текущего планирования.

25.МатрицаЭйзенхауэра.

26.Многозадачность как инструмент менеджмента.

27.Преимущества и основные принципы делегирования.

28.Психологические причины неэффективного таймменеджмента.

29.Мозговой штурм в практике таймменеджмента.

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

1. Ответьте на вопросы:

Вы осознанно выбрали данный вуз как место обучения, и почему?

Вы осознанно выбрали данное направление обучения как будущую профессию, и почему ?

2. Есть ли у вас четкая карьерная цель после окончания вуза, и если «Да», то кратко изложите ее суть:

52

3. Нарисуйте таблицу из двух колонок. В левой колонке фиксируйте покупки или дела, а в правой отвечайте на вопрос «зачем?» поповодукаждойпокупкиилидела.Таблицувестивтечениеодной рабочей недели.

Затем внимательно просмотрите то, что получилось в правой колонке. Ведь это и есть, по сути, Ваши ценности.

4.Напишите эссе на 1-2 страницы о том, как проходит один будний день из Вашей жизни через 3-5 лет.

В этом эссе важно осветить следующий круг вопросов: - С чего начался ваш день?

- Какое самое яркое впечатление дня?

- Какие люди вас окружают, о чем они говорят? - Как и над чем вы работали?

- Каких результатов достигли?

- Какие проблемы удалось решить? - Как вы отдыхали?

- Каково главное событие дня?

5.Ознакомьтесь с конкретной ситуацией, описанной в статье Андрея Томилина «О пользе безумной мечты».

Ответьте на вопросы:

- Каково ваше отношение к такому подходу в определении жизненных целей?

- С чем вы согласны, с чем не согласны в статье?

- Что, на ваш взгляд, полезно было бы перенять у автора статьи? - Каковы ваши выводы из этого материала?

Статья «О пользе безумной мечты»

Большинство людей не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей

Наблюдаязасобойидругимилюдьми,язаметилоднуинтересную вещь. На самом деле людей, которые точно знают, чего они хотят добиться в своей жизни, очень немного. Себя я тоже не отношу к их числу. Еще я заметил, что тех, у кого нет твердой уверенности в своих жизненных целях, сама эта неуверенность очень беспокоит. Постоянно где-то в глубине сидит такой противный червячок, который грызет тебя и заставляет думать: Тем ли делом я сейчас занимаюсь? Я ведь не уверен в том, что должен делать именно это.

53

Итак, по моим наблюдениям, людей, которые не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей – большинство. Подозреваю даже, что подавляющее большинство.

Далее. Многих людей такое состояние отсутствия целей сильно волнует. Я бы даже сказал, парализует активность, лишает мотивации и вкуса к жизни. И в самом деле: если я не знаю, куда я иду, то идти я буду очень медленно, неуверенной походкой и в подавленном настроении. Кроме того, никто и ничто в жизни не будетмнепомогать.Поэтомуповодукакой-тоумныйкитаецсказал: для корабля, который не знает, куда плывет, ни один ветер не будет попутным.

Бесцельный период жизни – серьезная проблема для человека.

С этой проблемой помогает справиться «безумная» мечта

Итак,человеку,которыйнеимеетдолгосрочнойцелиивсевремя безуспешно пытается ее отыскать, не позавидуешь. Отсутствие смысла собственной деятельности – это малоприятная вещь. Как скоро эта цель будет найдена – неизвестно. Такой «бесцельный» период жизни превращается для человека в серьезную проблему и источник сильного стресса. Что самое неприятное – неизвестно, сколько этот период продлится.

Япредлагаювподобнойситуациинеждатьмилостейотприроды, не дожидаться, когда же придет эта настоящая, своя собственная, долгосрочная и достойная цель.

Нужно придумать какую-нибудь безумную, нелогичную, лишенную видимой пользы мечту-идею. Она должна быть такой, чтобы можно было осуществить за год, не больше. Например, прыгнуть с парашютом, посмотреть на случку голубых китов у берегов Новой Зеландии и т. п. Эта цель-мечта-идея должна, кроме того,иметьбезумныйхарактер.Ябытакуюцельназвалпротестной: все кругом хотят купить квартиру, построить дом, заработать побольше денег, а мне просто стало скучно,мне все равно, что вы об этом думаете, я хочу не позднее, чем через три месяца плюнуть с Эйфелевой башни.

Кое-что из собственного опыта

Я не стал бы об этом писать и советовать, не будь у меня собственного опыта. В заключение кратко его опишу.

54

Итак. У меня в 2000 году был сложный период в жизни. Отсутствие долгосрочных целей усугублялось отсутствием работы и подруги. И как-то раз в одной из книг мне попалась мысль о безумной идее, которую надо найти, поставить срок осуществления и претворить в жизнь, несмотря ни на что. Я подумал: в этом что-то есть. Потом подумал, а что бы это могла быть за мечта? Стал придумывать. И придумал, что хорошо было бы съездить на мотоцикле из Санкт-Петербурга в Берлин и обратно. Поставил срок – в конце июня я должен быть в Берлине. Дело было в конце февраля. Прошу учесть, что в конце февраля у меня не было ни мотоцикла, ни работы, ни денег. К тому же в водительских правах не было категории «А» для вождения мотоциклов. На все про все у меня было 4 месяца. Первым делом я купил карту Европы и флажками отметил маршрут путешествия. Флажки соединил красной ниткой. Карту с флажками повесил на стену. Потом написал план действий. Поделился своей мечтой с друзьями. Реакция была в основном такой: Тебе что, делать нечего? На мотоцикле замучаешься. Ты что, на автобусе не можешь съездить? И т. п. Но каждый разумный довод о том, почему моя мечта плохая, меня только раззадоривал.

Вдруг я заметил, что жизнь начала мне помогать. Когда я ходил насобеседования,явиделвработенеисточниксредствксуществованию,авозможностьосуществитьмечту.Зарплата,которуюяпросил, тоже складывалась главным образом из стоимости мотоцикла, бензина,визывГерманиюит.п.Работаоченьбыстронашлась.Причем в хорошей компании. Видимо работу я получил изза блеска в глазах. Правда, на втором месяце испытательного срока пришлось пойти на довольно жесткий разговор о значительном повышении зарплаты. Дело в том, что я немного ошибся в расчетах и денег на достижение цели к намеченному сроку стало не хватать. Просьбу удовлетворили.

Короче говоря, поехать мне удалось только в конце сентября. Незабываемые ощущения. Пересек Белоруссию и Польшу. Назад приехал в октябре, тоже на мотоцикле. Было уже довольно прохладно и дожди.

Итак, спрашиваю себя, какую пользу я получил, причем только благодаря той самой безумной мечте? В сухом остатке – приятные воспоминания, есть чем похвастаться, новые знакомые, резко

55

возросшее самоуважение и высокая зарплата.

Да, и еще по пути в Берлин сделал предложение своей будущей жене, которая тогда жила в Минске, а сейчас со мной в Петербурге.

Томилин А. О пользе безумной мечты

6.У вас есть ровно две минуты. Запишите всё, чего хотели бы добитьсявжизни.Посмотритенасписок.Запишитерядомскаждой целью, чем это важно и ценно для вас.

7.Определите ваши ключевые области и оформите их в таблицу, по примеру:

8. Выполните следующие действия:

а. Возьмите лист бумаги и запишите на нем те области жизни, состояниекоторых вас интересует или даже заботит. Это можетбытьвсе,чтоугодно:от состоянияздоровьявашейсобаки до освоения космоса.

б. Отметьте красным маркером те элементы списка, которые вам почти полностью подвластны, например, отношения с приятелем, ваша собственная успеваемость.

в. Отметьте зеленым маркером те элементы списка, на которые вы влияете в той или иной степени, в зависимости от конкретных обстоятельств, например, настроение родителей, ваши спортивные достижения.

г. Проанализируйте, действительно ли вас заботят области из неотмеченного списка?

9. Определите как можно точнее перечень своих ролевых функций. Запишите их на листе бумаги. Проранжируйте по убыванию важности элементы списка. Дайте количественную

56

оценку каждой роли в часах.

Пример

Фонд активного времени в сутках = 24-8 = 16 ч. Время в институте = 6 ч

Время на работе = 5 ч. Время на спорт = 2 ч Время, уделяемое родителям = 0,5 ч

Время, уделяемое любимой девушке = 2,5 ч (это формальный средненедельный суточный показатель).

Дайте количественную оценку каждой роли по комплексному показателю:

Формально уделяемое время + Уделяемое внимание = Фактически уделяемое время

10.Вспомнитеизапишитетеделаизсвоегопрошлого,которыми вы гордитесь, которые принесли вам много радости и которые заряжают вас энергией даже сейчас, когда вы вспоминаете их.

Можете включать любые, даже самые ранние воспоминания из детства. Единственный критерий для выбора – степень вашей внутренней гордости – «я тот человек, который сделал это».

Важно, чтобы в список могли попасть дела, относящиеся к вашим различным жизненным ролям (родитель, студент, друг и т. п.). Выберите из вашего списка достижений только 7 самыхсамых – тех, которыми вы гордитесь наиболее сильно.

Глядя на них, осознайте, что на самом деле важно для вас, что приносит вам ощущение счастья?

11.Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в лекции. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.

Выполните задание.

а. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.

б.Продумайтешагипорационализациисвоихрасходоввремени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае.

57

в. Запишите все шаги в третью колонку.

г. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее,что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?

Список поглотителей времени

Поглотители времени – процессы неэффективного использования времени, в которых человек принимает активное или пассивное участие.

Примерный список наиболее часто встречающихся

поглотителей времени:

1)нечеткая постановка цели;

2)отсутствие приоритетов в делах;

3)попытки слишком много сделать за один раз;

4)отсутствие представления о предстоящих задачах;

5)плохое планирование дня;

б) заваленный письменный стол;

7)интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;

8)дорога;

9)недостаток мотивации;

10)телефонные звонки, отрывающие от дела;

11)поиски записей, адресов, телефонов;

12)недостаток кооперации;

13)незапланированные посетители;

14)неспособность сказать «нет»;

15)неполная или запоздалая информация;

16)отсутствиесамодисциплины (частыеперекуры,перерывы на чай, кофе);

17)неумение довести дело до конца;

18)отвлечение на внешние факторы;

19)затяжные совещания, собрания;

20)недостаточная подготовка кбеседам, переговорам, встречам;

21)телевизор, просмотр видео-, DVD-фильмов;

22)болтовня на частные темы;

23)излишняя коммуникабельность;

24)чрезмерность деловых записей;

25)синдром откладывания;

26)желание знать все факты;

58

27)длительное ожидание (очереди);

28)спешка, нетерпение;

29)слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделатьдругие);

30)нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

12. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража студента.

Данные полного хронометража студента

59

Выполните задания.

а. Проанализируйте «фотографию дня» студента.

б. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулурасчета«коэффициентаполезногодействия».

Коэффициент полезного использования времени определяется по формулам 1 и 2.

где ВБ – «время брутто», мин.; ВН – «время нетто», мин.;

Пог – количество нерационально использованного времени, поглотители времени, мин.;

kПИ В – коэффициент полезного использования времени

60