Тайм-менеджмент. Учебное пособие

путем несложной настройки:

1. Оптимизация обзора с помощью категорий.

Система может быть реализована при помощи следующих возможностейMSOutlook:категориизадачиформыпредставления «todo list» в разделе «Задачи».

Категория – это признак, по которому возможна группировка задач. Существуют категории двух видов: стандартные и пользовательские.

Дела необходимо разделить на три категории в соответствии с горизонтами планирования:

1.Оперативные задачи – то, что нужно сделать сегодня, или задачи, требующие незначительных усилий по выполнению. Например, для сотрудников отдела продаж ‒ это написать письмо заказчику об изменении цен, позвонить заказчику и т.п.

2.Тактический горизонт – более сложные задачи, содержащие

всебе несколько других.

3.Стратегический уровень – большие проекты и направления деятельности.

2.Группировка задач по категориям.

Сортировка задач внутри категории возможна по сроку исполнения (задачи, срок исполнения которых наступает раньше, должны находиться в начале списка, для того чтобы быть ближе к центрувнимания),поклассификационнымсимволам,добавляемым

вначало названий задач, чтобы производить сортировку по ним. Например, этими символами могут быть А, Б, В, Г – буквы, соответствующие элементам матрицы Эйзенхауэра, где задачи распределяются по важности и срочности на четыре категории. Это такжемогутбытьклассификаторыпроектов,фамилииисполнителей для делегированных задач и т.п.

1.Реализация «кайросов», контекстов с помощью категорий. Задачи «привязываются» к определенному «кайросу»

(благоприятному времени) или «контексту», совокупности обстоятельств, благоприятных для выполнения задачи.

Примеры контекстов для сотрудников отдела продаж: люди ‒ коллеги,начальники,подчиненные;обстоятельства‒«когдаушефа будет хорошее настроение»; состояния ‒ «когда хочется работать», «когда не хочется работать»; вид работы ‒ договорная работа,

31

презентация и т.д.

2. Взаимодействие гибкого и жесткого планирования.

Гибкое контекстное планирование не отменяет классического жесткого планирования, осуществляемого в разделе «Календарь». Этовзаимодополняющиеподходы,ивOutlookонидостигаются при реализацииихвзаимодействия.Раздел«Календарь»приэтомимеет следующий вид.

3. Архивация отработанных задач.

Для упрощения и облегчения обзора необходимо своевременно избавляться от отработанных задач. Для того чтобы отделить выполненныезадачи,создайтекатегорию«Завершена»иприсвойте ее завершенным задачам, настроив соответствующим образом группировку. Также возможна автофильтрация по признаку завершенности.

4.Отслеживаниедоговоровсзаказчиками,находящихсявстадии согласования.

Руководителю отдела продаж необходимо иметь удобный обзор всех договоров с заказчиками, стадий согласования, проходимых договорами вне отдела, и сроков предполагаемого согласования. Для оптимизации командного тайм-менеджмента возможно применение методики контекстного планирования, дополняющей классическое жесткое (календарное) планирование. Для формализации процесса согласования договоров возможна разработка формы задачи, определяю щей основные параметры отслеживаемого договора. Форма создана без программирования на базе «штатных» возможностей и содержит две вкладки: «Контроль» для руководителя, ставящего задачу, и «Исполнение» для сотрудника, ответственного за проведение договора.

Руководитель задает на вкладке «Контроль» основные параметры договора, после чего отправляет задачу исполнителю с помощью функции «Назначить». Сотрудник, получивший задачу, на вкладке «Исполнение» видит весь порядок своих действий и отмечает их осуществление.

Все изменения, вносимые исполнителем в задачу, отображаются в «материнской» задаче у руководителя. Также у руководителя должно быть настроено специальное табличное пользовательское представление, дающее обзор всех договоров. В нем руководитель

32

может изменять приоритетность договоров в зависимости от текущей ситуации, контролировать сроки их согласования, видеть статус договора – его согласованность с различными департаментами. Средства автоматического форматирования позволят настроить простую сигнальную систему, выделяющую договоры разными цветами и шрифтами в зависимости от близости планового срока согласования к сегодняшнемудню. Эта простая обзорная матрица сделает процесс согласования договоров более «прозрачным» и управляемым, позволит более жестко ставить и отслеживать целевые ориентиры по срокам прохождения договора.

Система отслеживания договоров позволяет зафиксировать средний срок их согласования и наметить организационные меры, позволяющие этот срок сократить.

Помимо Outlook на данный момент существует множество программ, помогающих организовать время.

1. Lotus Notes

Это не только почтовая программа и система документооборота, но и отличная система для планирования и организации своего и коллективного времени, если ей правильно пользоваться. В нее заложены все необходимые для эффективной работы функции, такие как:

–планирование встреч в Календаре;

–организация совещаний;

–назначение и контроль поставленных задач;

–возможностьвыстроитькоманднуюсистемутайм-менеджмента;

–возможность мобильного использования.

Выстроенная на Lotus Notes система тайм-менеджмента дает видимый результат уже через две-три недели работы. Более того, в отличие от Outlook, некоторые вещи в Lotus делать удобнее – например,если вы не можете посетить встречу, делегировать ее кому-то из подчиненных.

2. Персональный органайзер LeaderTask

LeaderTask – это персональный органайзер для повседневной работы, основными функциями которого являются:

–Ежедневник/планировщик задач;

–Календарь;

–Персональный Информационный Менеджер;

33

–Менеджер контактов;

–Менеджер проектов.

Органайзер имеет Portable версию, т.е. полностью автономен, мобилен. LeaderTask не привязывается ни к компьютеру, ни к реестру ОС Windows, его можно сбросить на флешку и он всегда будет под рукой.

LeaderTask ‒ особенный органайзер, помогающий управлять задачами, проектами, временем и деятельностью человека в целом. Вы сможете сами в этом убедиться. Все задачи имеют набор параметров (тэгов), с помощью которых можно быстро получать ответы на нужные вопросы. Например, следующие списки дел можно увидеть, один раз нажав кнопку мыши: «Мои задачи на сегодня»,«ВАЖНОЕ»,«СРОЧНОЕ»,«Продажизамесяц»,«Работы по проекту XYZ в сентябре», «Мониторинг делегированных задач», «В банке», «Купить», «Читать», «Темы для совещания», «Просроченные задачи», «Цели на год».

Каждый сотрудник может настроить LeaderTask под себя. В этом органайзере любая задача может быть отнесена к кайросу. Контекстом может быть что угодно – место (дом, офис, банк, магазин и др.), контакт (босс, подчиненный, жена/муж), категория или проект.

С помощью одного нажатия кнопки мыши можно получить ответы на вопросы: «Что сейчас самое важное?», «Где я должен быть завтра?», «Что сделано в период с 15 по 21 в проекте ХYZ?», «Какие задачи нуждаются в немедленном рассмотрении?».

Приоритеты дают возможность выделять индивидуально каждую задачу по важности, причем каждый приоритет может иметь свое графическое отображение.

НарядусвышеперечисленнымибазовымифункциямиLeaderTask обладает и другими возможностями: хранение любой информации (текст, графика, файлы), организация ссылок, напоминание задач, хранение паролей.

3. Управление временем с помощью программы Time Assist

Time Assist – это органайзер времени. В программе существует два раздела: объекты, где непосредственно хранятся данные, и календарь, где эти данные отображаются.

Все объекты в программе (проекты, расписания, ресурсы,

34

места, категории, валюта, группы, контакты) участвуют в процессе составления календаря, т.е. составления плана на будущее.

4. Хронометраж с помощью WinLog Assist

Данная программа будет полезна для тех людей, которые много времени проводят за компьютером и хотят знать, на что реально тратят свое время.

WinLog Assist – это инструмент компьютерного хронометража времени. Программа записывает, с какими приложениями работал пользователь, с точностью до секунды, и показывает, на что реально было потрачено время. Информация о каждом дне хранится во внутренней базе данных программы, с помощью нее вы сможете просматривать данные о любом дне. Программа имеет русский интерфейс, при этом очень проста в использовании, не требовательнакресурсам.Онапризванарешатьодну-единственную задачу – хронометраж. После определенного периода, например недели, можно посмотреть отчеты.

5. Программа учета времени «ФинЭкспертиза-Time»

Программа работает по принципу «шахматных часов». Приступая к выполнению новой работы, сотрудник выбирает из списка название проекта и конкретную задачу в его рамках, после чего программа начинает отсчитывать время до тех пор, пока ей не будет указан иной проект или задача. Возможно отключаемое периодическое напоминание о необходимости выбора текущей работы. Программа позволяет постоянно получать достоверную информацию для определения трудозатрат, себестоимости проделанных работ и их дальнейшего планирования.

Для получения информации о трудоемкости выполнения проектов и задач в программе существует возможность вывода отчетов как в разрезе проектов и задач по датам («Статистический отчет»), так и вразрезе проектов («Итоговый отчет»).

Контрольные вопросы

1.Сущность программного обеспечения тайм-менеджмента.

2. Программы для обеспечения управления временем.

Тема 8. Формирование стратегии образования

План:

1.Тайм-менеджмент в учебном процессе

2.Тайм-менеджмент как педагогическая технология

35

1.Тайм-менеджмент в учебном процессе

Тайм-менеджмент в работе современного руководителя образовательного учреждения – одно из актуальных направлений современного менеджмента, относительно новая для России и динамичноразвивающаясяотрасль.Еёосновнаязадача–выявление принципов эффективного управления временем.

Управление временем (Тайм-менеджмент) – наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования временем обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных и корпоративных целях.

Впервые о правилах организации рабочего времени в 60-х годах XX века в странах запада, в ответ на ускорение темпов жизни, который возник в результате возрастания нагрузки на людей. Объем работы увеличился на столько, что они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени. Решитьпроблемунехваткивременизасчетпродлениярабочегодня иработыввыходныенеудается.Крометого,этонелучшимобразом сказывается на качестве жизни, отнимая время, предназначенное для общения с семьей, отдыха и спорта.

Менеджмент сегодня – это мотивация, раскрытие потенциала работника, создание условий для творчества. Тайм-менеджмент применим как к работе технических специалистов, так и к профессиональной деятельности педагогов и руководителей образовательных учреждений.

Для эффективного управления временем существует множество методикипринциповтайм-менеджмента,применяякоторыеможно научиться эффективно управлять временем. Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых: постановка целей; планирование и распределение времени; составление списков; приоритезация; анализ затрат времени и т.д.

С помощью тайм-менеджмента каждый преподаватель и обучающийся имеет возможность эффективно планировать свой распорядок дня, месяца, года.

Вучебномпроцессеестьобязательныедела,которыенуждаются

вчёткой организации, контроле, планировании, а главное –

36

в своевременном выполнении. Тайм-менеджмент помогает определить, что является главным и нуждается в организации, планировании, а что ‒ второстепенным, помогает контролировать собственное время, распоряжаться им, но речь не идёт о жёстком контроле.

В педагогической технологии «тайм-менеджмент» были выделены основные показатели успешности: высокий уровень успеваемости,ценностноеотношениекфеноменусамоорганизации, направленность на приобретение временных ориентаций, лучшая организация учебного труда, высокая мотивация, достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Самыми распространенными методами тайм-менеджмента являются: Матрица Эйзенхауэра, Принцип Парето, Интеллекткарты, Метод АБВГД и другие.

Матрица Эйзенхауэра – популярный инструмент таймменеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звенадоруководителейкрупныхфирм.СмыслматрицыЭйзенхауэра заключается,втом,чтобынаучитьсяграмотнораспределятьвсесвои дела,отличатьважноеотсрочного,несрочноеотнаименееважного, атакжепомаксимумусокращатьвремяназанятиелюбымиделами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов.

Принцип Парето – это способ, позволяющий оценить, насколько эффективна та или иная деятельность. Он гласит, что 20% усилий, затрачиваемых на достижение результата, приносят 80% эффективности, а 80% усилий дают всего20%результата. Знаяэтот закон, можно выбрать наиболее эффективные ресурсы и направить их на реализацию задуманного, при этом максимально снизив затраты.

Интеллект-карты – это метод, позволяющий эффективно структурировать и обрабатывать информацию, а также мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, которые могут применяться ежедневно. Этот метод основан на составлении перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня.

Использование в педагогической деятельности методов

37

тайм-менеджмента позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

Формирование сознательного контроля своего времени, его правильное распределение и учет позволит увеличить собственную продуктивность и личную эффективность. Если научиться правильнораспоряжатьсясвоимвременем,запланированнаяработа будет выполняться с минимальными временными затратами.

2. Тайм-менеджмент как педагогическая технология

В настоящее время в педагогический лексикон прочно вошло понятие педагогической технологии. Однако в его понимании и употреблении существуют большие разночтения.

•Педагогическая технология – совокупность психолого-

педагогических установок, определяющих специальный набор и компоновку форм, методов, способов, приемов обучения, воспитательных средств; она есть организационно-методический инструментарий педагогического процесса.

• Педагогическая технология – это содержательная техника реализации учебного процесса.

•Педагогическая технология – это описание процесса достижения планируемых результатов обучения.

•Педагогическая технология – это продуманная во всех деталях модель совместной педагогической деятельности по проектированию, организации и проведению учебного процесса с безусловным обеспечением комфортных условий для учащихся и учителя.

•Педагогическаятехнология–этосистемныйметодсоздания, применения и определения всего процесса преподавания и усвоения знаний с учетом технических и человеческих ресурсов

иих взаимодействия, ставящий своей задачей оптимизацию форм образования.

•Педагогическая технология означает системную совокупность и порядок функционирования всех личностных, инструментальных и методологических средств, используемых для достижения педагогических целей.

Как и любая технология, педагогическая технология «тайм-

38

менеджмент»представляетсобойпроцесс,прикоторомпроисходит качественное изменение взаимодействия преподавателя и студента.

Схематически обобщенно, педагогическую технологию можно представить следующей формулой. Педагогическая технология «тайм-менеджмент» = цель (освоение студентами комплексных знаний в области теории и практики самоуправления­ и управления временными ресурсами, развитие умений использования таймменеджмента) + задачи (формирование умений использования тайм-менеджмента для личностного роста студента, актуализация аксиологическогопотенциалаобразовательнойсредыуниверситета, активизация субъектной позиции студента в освоении времени как ценности, использование инновационных технологий таймменеджмента как средства развития умений самоорганизации студентауниверситета,формированиеуменийиспользованиятаймменеджмента в развитии организации) + содержание (разделы дисциплины) + методы (диалогический, эвристический) + формы обучения (лекции, практические занятия, самостоятельная работа).

В нашем понимании педагогическая технология «таймменеджмент» является содержательным обобщением, которое может быть представлено тремя аспектами: гносеологическим, аксиологическим, праксеологическим.

1.Технология «тайм-менеджмент» является частью педагогической деятельности. Тайм-менеджмент – это междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. В качестве самостоятельного направления менеджмента организации тайм- менеджментоформилсякконцу60-хгг.ХХвека.Основоположниками отечественной школы организации времени являются А.К. Гастев со своей идеей о том, что производительность целого зависит от частного, а также распространением «организационно-трудовой бациллы» и П.М. Кержернев, основавшим лигу «Время». Представителями зарубежной школы организации времени являются Л. Гилберт, Ф. Тейлор, А. Файоль, П. Друкер, Б. Трейси, А. Лакейн, Дж. Ягер, С. Прентис.

2.Как и любая другая педагогическая технология, «таймменеджмент» предполагает алгоритм процесса, совокупность

39

целей, содержания организации индивидуальной работы в соответствии с требованиями профессиональной компетенции. Очень важна ориентация студентов на время как важнейшую ценность (категории,понятияизакономерноститайм-менеджмента применяются на основе аксиологического подхода: целеполагание пометодикеА.Лакейна,использованиедревовидныхкарт,пирамида планирования Франклина, принцип Парето, матрица Эйзенхауэра).

3. Технология «тайм-менеджмент» осуществляется на практике путем технологического (педагогического) процесса, функционирования всех личностных, инструментальных

иметодологических педагогических средств. Необходимо моделирование системы персональных технологий таймменеджмента. (использование ежедневника, электронного органайзера, интернет-технологий, составление портфолио, индивидуального образовательного маршрута).

Таким образом, педагогическая технология «тайм-менеджмент» функционируетивкачествеспособовдеятельности,предлагающей наиболее рациональные пути обучения, и в качестве принципов

ирегулятивов, применяемых в обучении, и в качестве реального процесса обучения.

Тайм-менеджмент – это технология, позволяющая использовать невосполнимоевремяжизнивсоответствиисличнымииучебными целями и ценностями.

Педагогическая технология «тайм-менеджмент» относится к технологиям развивающего обучения. Студенту отводится роль самостоятельного субъекта, взаимодействующего с окружающей средой. Это взаимодействие включает все этапы деятельности, каждый из которых вносит свой специфический вклад в развитие личности. Важным при этом является мотивационный этап, по способу организации которого выделяются подгруппы технологий развивающего обучения, опирающиеся на:

• познавательный интерес (Л. Занков, Д. Эльконин- В. Давыдов);

•индивидуальный опыт личности (И. Якиманская);

•творческие потребности (Г. Альтшуллер, И. Волков, И. Иванов);

•потребности самосовершенствования (Т. Селевко);

40