Тайм-менеджмент. Учебное пособие

занимаемых на этих ступенях позиций, так же освоение им социального и организационного пространства;

• Процесс постепенного должностного перемещения за период работоспособного состояния;

Линия продвижения работника, позволяющая реализовать его потребности в улучшении материального положения, повышении властных полномочий и достижении социального статуса. Выделяютследующиеосновныетипыкарьеры:

Профессиональная карьера – накопление и увеличение навыков, знаний,умений. Может двигаться по линии специализации (может углубляться в одной из выбранной в начале линии движения профессиональногопути)илитранспрофессионализации (связанно с расширением областей деятельности и инструментария в овладении других областей человеческого опыта).

Переменчиваякарьера–сменанесвязанныхдругсдругомвидов профессиональнойдеятельности.Возможно,однойизпричинэтого перемещениявсамыхразнообразныхвидахдеятельностизаложено стремление найти себя как личность и найти по душе ту работу, которая связана с его увлечениями.

Линейная карьера – оставаясь в определенной сфере деятельности, человеком в одной или нескольких организациях прокладывается путь к более высоким должностям с более низких. В этом типе карьеры работником реализуется поэтапный переход с одной должности на другую. И каждая последующая должность будет опираться на предыдущую с точки зрения иерархии в организации, умений, навыков и ответственности. Такое продвижение по профессиональной лестнице ‒ образец традиционного понимания карьеры.

Устойчиваякарьера–этопродолжительная,иногдапожизненная занятость на единственной работе. Люди с таким видом карьеры, в большинстве, удовлетворены тем видом деятельности, которым они занимаются. Находясь продолжительно долгое время в одной профессиональной деятельности, человек становится высококвалифицированным специалистом в своей сфере.

Спиральная карьера – это прохождение человеком ряда профессий, которые строятся на уже наработанных умениях и навыках, но требуют новых умений и навыков. Смена профессии при спираль-

21

ном типе карьеры обусловлена потребностью в расширении диапазона профессиональной самореализации.

Специалисты по вопросам профессионального роста и карьерного продвижения выделяют, как правило, две основные группы критериев успешной карьеры: объективный и субъективный.

Объективно процесс карьерного роста можно оценить по двум базовым параметрам: движение внутри организации и движение внутри профессии. При этом традиционно в качестве очевидного параметра объективного успеха выступает вертикальное долж- но-стное продвижение – рост по служебной лестнице.

Критерием субъективной карьерной успешности (некоторые авторы называют его личностным или внутренним критерием) может быть собственная оценка человеком своих карьерных достижений.

В литературных источниках определены так же следующие виды деловой карьеры:

Вертикальнаякарьера–подъемнаболеевысокуюступеньструк- турной иерархии (должностное повышение, сопровождаемое более высокой оплатой труда).

Межорганизационная и внутриорганизационная карьера – карьера, означающая, что в процессе профессиональной деятель-но- сти конкретный работник проходит все уровни развития: приня-тие на работу, обучение, развитие и поддержку профессионально-ин- дивидуальных способностей, профессиональный рост и выход на пенсию – это проходит поэтапно в разных организациях либо в стенах одной организации.

Горизонтальнаякарьера–этоперемещениевдругуюобластьде- ятельности на том же уровне, или выполнение определенных служебных ролей на одной ступени, которая не имеет жесткого формального закрепления в структуре организационной (к примеру: выполнять роль руководителя временной программы или целевой группы).

Деловая карьера – продвижение личности в какой–либо сфере деятельности, изменение способностей, квалификационных возможностей, навыков, а также размер вознаграждений, который связан с трудовой деятельностью; по выбранному однажды пути продвижение вперед, достижение обогащения, славы, известности.

Неспециализированная карьера – один из видов карьеры, кото-

22

рый в Японии широко развит. Руководитель должен быть специалистом, работая и выполняя не только определенные функции, а быть способным работать на любом участке компании. Не задерживаясь на одной должности более чем натри года, поднимаясь по служебнойлестнице,человекдолжен иметьвозможностьвзглянуть на компанию с разных сторон.

Специализированная карьера характеризуется тем, что конкретный сотрудник в процессе своей профессиональной деятельности проходит различные ее стадии.

Ступенчатая карьера – совмещает элементы вертикальной и горизонтальной карьеры.

Центростремительная или скрытая карьера – вид карьеры, доступный только ограниченному кругу работников, наименее очевидный дляокружающих. Этим видом пользуются имеющие обширные деловые связи вне организации.

2. Управление карьерой

Карьера сотрудника в организации складывается из желания самого сотрудника реализовать собственный профессиональный потенциал и заинтересованности компании в продвижении именно этого сотрудника.

Организации, руководители которых понимают важность управления деловой карьерой своих сотрудников, делают серьезный шаг на пути к собственному процветанию. Управление карьерой дает возможность «вырастить» специалиста или руководителя в стенах своей организации.

Многиеруководителиприступаюткпланированиюкарьерысвоих сотрудников, как правило, после аттестации. Аттестация позволяет определить наиболее перспективных членов команды, способных достичь наибольших успехов в профессиональной деятельности.

Управлениекарьеройсотрудниказаключаетсянетольковпостановке целей его профессионального развития, но и в определении средств достижения этих целей.

Затраты на планирование карьеры и обучение, повышение квалификации надо рассматривать как капиталовложения в сотрудников, а значит, в успех компании.

На первый взгляд, может показаться, что управление карьерой

23

требует больших затрат времени, денег и явно уступает по эффективности найму уже сложившегося специалиста высокой квалификации. Но при более детальном анализе становится понятно, что эти затраты оправдывают себя в полной мере.

Соднойстороны,сотрудник,которыйпрошелвсеэтапыпрофессиональногороставоднойорганизации,лучшезнаетееспецифику, сильные и слабые стороны. Именно это и делает его работу более продуктивной. В отличие от того, кто придет в организацию «с улицы», ему не потребуется время на освоение корпоративной культуры: он уже является ее частью. С другой стороны, поведение такого сотрудника легче предугадать.

Можно с уверенностью сказать, что управление деловой карьерой сотрудника ‒ это активное взаимодействие трех сторон: работника, руководства и службы управления персоналом.

Руководитель формулирует потребности компании в развитии того или иного сотрудника, часто выступает в роли наставника в процессе управления его карьерой. На самого сотрудника ложится основная ответственность за успешное развитие собственной карьеры. Ведь именно он ежедневно претворяет в жизнь свой план. А служба управления персоналом координирует весь процесс управления карьерой.

Этапы управления деловой карьерой.

Процесс планирования деловой карьеры сотрудника начинается в момент его найма. Новому сотруднику необходимо определить перспективы его развития в данной организации, возможности карьерного роста. Это и есть первый этап управления его деловой карьерой.

Второй этап ‒ составление плана индивидуального развития карьеры сотрудника. Другими словами, составляется перечень тех позиций,которыесотрудникможетзаниматьвпроцессекарьерного роста.

Стоит отметить, что карьера в организации ‒ это не обязательно непрерывное восхождение вверх. Она подразумевает и перемещения по горизонтали ‒ из одного структурного подразделения в другое.

На этом этапе происходит сопоставление возможностей сотрудника с требованиями, предъявляемыми к той или иной должности.

24

Нельзя забывать о том, что каждый сотрудник ‒ личность. При составлении планов карьерного роста следует учитывать индивидуальные особенности каждого. И здесь требуется самое активное вмешательство непосредственного руководителя. Именно он может наиболееобъективнооценитьдостоинстваинедостаткипретендента, его потенциал.

Логично было бы предположить, что следующим этапом управления деловой карьерой сотрудника станет реализация плана развития карьеры. Такой план подразумевает ротацию по должностям, различные стажировки и индивидуальное наставничество.

На этом этапе предполагается постоянно оценивать результаты работы. Сотрудник должен не только получать новые знания и навыки, но и успешно использовать их в своей ежедневной работе. Следовательно, нужны некие инструменты контроля за этим процессом.

Оценку можно проводить параллельно с обычной аттестацией или как отдельное мероприятие. Полученные результаты показывают,насколькосотрудникбылуспешензаистекшийпериодвремени, начтостоитобратитьвнимание,планируяегодальнейшуюкарьеру. Как правило, оценка проводится совместно непосредственным руководителем и службой управления персоналом.

Периодическая оценка продвигаемого сотрудника позволяет понять, какие дополнительные знания и навыки ему необходимы. Следовательно, более эффективным становится и формирование учебных программ. Главное при формировании программ обучения ‒ это четко сформулировать его цели. Иначе трудно избежать неоправданных затрат времени персонала и денег организации. Существуетмножествометодикиформобучения.Главнымкритерием выбора здесь является их соответствие поставленным ранее целям.

Каждый процесс в организации должен оцениваться с точки зрения его эффективности и управление карьерой ‒ не исключение. Последний этап управления деловой карьерой сотрудника ‒ оценка эффективности данного процесса. Оценивать эффективность управления деловой карьерой сотрудника можно, используя следующие показатели: повышение эффективности управления компанией; повышение производительности; снижение текучести

25

персонала; соотношение сотрудников, принятых на ключевые должности извне, с теми, кто «вырос» до такой должности в стенах организации; работа над новыми проектами как фактор создания инновационной атмосферы в организации.

Контрольные вопросы

1.Понятие карьеры.

2.Какиекарьерныеситуациидляваснеприемлемывлюбомслучае?

3.На что бы вы обратили особенное внимание приорганизации карьерных­ ситуаций?

4.Каковы критерии успешности и неуспешности индивидуальной карьеры?

Тема 6. Технологии достижения результатов

План:

1.Распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы

2.Метод структурированного внимания и горизонты планирования

1.Распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы

Постоянно ускоряющийся темп современной жизни ставит человека в условия, когда рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например,

вяпонском языке даже появился термин «кароши» ‒ смерть от переутомления на рабочем месте.

Поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является выработкауменияправильнораспределятьсвоюрабочуюнагрузку:

внашей жизни должно быть место и для работы, и для отдыха. В грамотновыстроеннойсистемеличноготайм-менеджментаважную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим нас от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован.

Работоспособность человека и биоритмы. Влияние суточных ритмов на распределение рабочей нагрузки.

26

Человек – сложная биологическая система, на которую влияет большое количество различных ритмов, как естественных, так и искусственно созданных самим человеком. Наиболее важные для человека естественные биологические ритмы:

·Дневной

·Недельный

·Годовой.

Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека изменяется и изменяется ритмично: есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации своей деятельности.

Улюдей, привыкших рано вставать и рано ложиться спать

–«жаворонков»‒первыйподъембудетвыше,ониболеепродуктивно работают в первой половине дня. У «сов» ‒ тех людей, кто привык поздновставатьипоздноложитьсяспать,второй,вечерний,подъем активности будет выше. Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше запланировать на время подъема активности,амелкие,рутинныеделаивопросыоставитьнапериод спада, когда работа творческая, требующая большого напряжения сил будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате.

Правила организации эффективного отдыха.

1. Ритмичность. Первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежуткивремени.Самыйоптимальныйрежим–5минутотдыха черезкаждыйчас.Можноустраиватьсебеперерывыдлительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Непрерывная работа в интервале длительностью 1 – 1,5 часа – наиболее комфортна для человека.

2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь, или задачи, которую решаете на что-то другое. Чем сильнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы.

3. Смена контекста. Изменение условий. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом

27

– встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если весь день проводите на ногах, были в разъездах – отдыхать лучше сидя.

Алгоритм жестко-гибкого планирования дня. Состоит из пяти шагов:

1.На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время.

2.Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для записи гибких задач можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

4.«Бюджетируем» время на крупные приоритетные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.

5.В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем.

Планируя свой день, мы учитываем три типа задач: Жесткие – привязанные к определенному времени. Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

Бюджетируемые–приоритетные,важныезадачи,непривязанные жестко ко времени, для которых определяем количество времени, необходимое для их выполнения.

2. Метод структурированного внимания и горизонты планирования

Любойплан–гибкаясистема,позволяющаяоперативновносить изменения,перемещатьзадачи,переноситьихнаболеедальниеили ближние сроки.

Оптимальным способом упорядочить огромное количество напоминаний о задачах и их перемещение является метод структурирования внимания (МСВ), разработанный и предложенный Г.А. Архангельским как основа эффективной системыпланирования,учитывающаясвойствавниманиячеловека.

Структура внимания:

·Сознание. Может успешно работать только с одним объектом.

·Предсознание может контролировать 7+-2 объекта.

28

·Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов.

В соответствии со структурой внимания выделяют:

·Фокусвнимания –область,соответствующаясознанию.Вней

водин момент времени должен находиться только один объект. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7+-2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

·Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» об этом деле из области дальнего внимания в область ближайшего внимания. При этом, естественно, наименее необходимый объект из области ближайшего внимания нужно

убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7+-2. Это жесткое правило «перемещения через границы», которому стоит неукоснительно следовать для обеспечения эффективности системы.

Наличиеразличныхзадачсразнымисрокамиисполненияставит перед нами проблему – как удержать все эти задачи под контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в системе планирования:

·ДЕНЬ ‒ задачи на сегодня. План дня в ежедневнике.

·НЕДЕЛЯ ‒ среднесрочные задачи, выполнение которых предполагается в ближайшие неделю – месяц.

·ГОД ‒ долгосрочные проекты и задачи.

Временные рамки здесь определены не жестко, задачи могут выходитьзаграницыопределенногопериода.Так,задачигоризонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие 2 – 3 дня; Дела в разделе «Неделя» – требуют выполнения в течение 2 – 3 недель, а годового раздела – могут выйти за рамки периода. Важен не жесткий план на период, а строгое следование правилам перемещения задач между разделами.

Правилатехникипланирования«День–Неделя»вежедневнике. 1. Вечером, планируя следующий день, просматривается раздел «Неделя». Все задачи, ставшие актуальными, более важными,

29

переносятся в раздел «День».

2.Один раз в неделю, составляя план на следующую неделю, просматривается раздел «Год», и все ставшее актуальным переносится в раздел «Неделя».

3.Задачи, дела, невыполненные, но потерявшие свою актуальность на данный период, могут быть перенесены в разделы более отдаленного временного периода (из раздела «Неделя» - в раздел «Год».)

Преимущества применения горизонтов планирования:

· Позволяет не загонять себя в рамки жесткого планирования, прописывая детально свое будущее на неделю, месяц, оставлять поле для маневров.

· Не терять из вида важные дела, гарантировать себе с помощью регулярного просмотра разделов, что нужные задачи будут решены

вподходящее для этого время.

Контрольные вопросы

1.В чем состоит суть создания эффективного обзора задач? 2.Перечислите свои достижения за день, месяц, год. 3.Как планируете свой день для достижения успехов? 4.Ваш результат в эффективном достижении.

Тема 7. Информационные технологии в тайм-менеджменте

План:

1.Программное обеспечение тайм-менеджмента

Outlook – наиболее широко распространенная программаорганайзер, являющаяся «де факто» стандартом в корпоративной среде. К сожалению, обычно Outlook используется только как почтовый клиент и совсем не используется как органайзер. Одна из причин–жесткостьсистемыпланирования,изначальнозаложенной в эту программу. Стандартные возможности, появляющиеся при первом запуске программы, сводят процесс планирования к тому, что в разделе задач получается длинный неструктурированный список дел с разными сроками, названиями и степенями важности. Подобное перечисление очень неудобно.

Всех перечисленных трудностей поможет избежать подход, базирующийся на контекстном планировании и методе структурирования внимания. Контекстное планирование возможно

30