Тайм-менеджмент студента университета. Учебное пособие

объем форматированного текста, в Agenda превращается в приложенный к задаче

Word-файл. Для доступа к нему нужно сделать чуть больше «кликов» стилусом, чем для доступа к примечанию в задаче Outlook, но в целом это достаточно удобное решение. Jotter при этом используется как «приемник» мыслей, благодаря возможности быстрого доступа к нему.

- карточка «Часто читать». В нее заносятся мысли, требующие достаточно быстрого реагирования. Особо важно илисрочные мысли дублируются в приложение Agenda в ToDoList, который синхронизируется с разделом задач в

Outlook;

-карточки-«протоколы». Например, «Журнал ХХ, такого-то числа такого-то года». В этой карточке может оказаться услышанный от редактора примерный план следующих номеров журнала, наброски мыслей по статье для обсуждавшегося номера. По мере потери актуальности такие карточки стираются или архивируются;

-карточки мыслей и выписок. Мысли, как правило, ведутся не «дробно» (одна мысль – одна карточка), а «тематически», т.е. имеются карточки «ТМ-книга»,

«Вопросы на форум MyPsion.ru». Специфический тип таких карточек – выписки из книг или их серий. Содержимое этих карточек время от времени переносится в упомянутые выше задачи Agenda – «переносчики» мыслей на основной компьютер.

При больших объемах синхронизируемой информации можно приспособить для этого приложение Email, выделив отдельную папку или группу папок на письма с мыслями, которые после синхронизации с Outlook можно перебросить в раздел

«Заметки».

Стоит отметить, что после появления карманного компьютера, по мере приноровления к его клавиатуре и приближения скорости печати к «потоку сознания», в личной работе автора начало резко снижаться количество бумажек с мыслями. Это явление можно отметить как чрезвычайно положительное: система управления мыслями и задачами упрощается, становится более мобильной;

благодаря дублированию данных снижаются риски их потери.

Г.А. Архангельскому дает список кратких рекомендаций по работе с Microsoft Outlook:

1) недельный круг, календарь:

-разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые;

-используйте повторяющиеся встречи и многодневные события;

-вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря;

-жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым;

-оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40 % времени в резерве;

-заглядывайте в «Календарь» несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств;

-cинхронизируйте «Календарь» с мобильным телефоном или распечатывайте его на лист А4 или А5;

-создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого направления;

2) высшая точка жизни, задачи:

-определите 5-7 основных контекстов, к которым привязано выполнение ваших задач;

-сгруппируйте задачи в панели задач по вашим контекстам с помощью категорий;

-настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом;

-гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю – «1-

Неделя»;

-просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День»;

-используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент;

-настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа и создания отчетности;

3) люди в нашей жизни, контакты:

-фиксируйте контактную информацию в тот же день, не откладывая на завтра;

-обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком;

-находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям;

-находите все действия, связанные с контактом, на вкладке «Действия» в окне этого контакта;

4) информационная безопасность, почта:

-определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней;

-настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации;

-письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и

таким образом вносите их в систему управления задачами;

-письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «Контроль», во «Входящих» держите не более 10-

15писем;

-отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска;

-используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту;

-определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа;

5) направленное усилие, дневник:

-фиксируйте энергоемкие задачи, сложные процессы и поглотители времени в разделе «Дневник» – для самоконтроля и самомотивации;

-используйте встроенный секундомер для автоматической фиксации расходов времени на задачу или поглотитель;

-старайтесь при работе над сложной задачей переключаться внутри нее между подзадачами разного рода, но не на внешние дела;

-копируйте полученные данные в Excel для последующего анализа и самоконтроля;

-при планировании и бюджетировании времени используйте данные о средней длительности задач, полученные с помощью хронометража в «Дневнике»;

6) культура мысли, заметки:

-материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе

«Заметки»;

-одной мысли должен соответствовать один материальный носитель, чтобы мысли можно было группировать, сортировать, сталкивать между собой;

-определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам,

проблемам и направлениям совершенствования деятельности; - вносите мысли в картотеку максимально быстро после их появления,

выделяйте их при этом цветом и при необходимости присваивайте категории;

-если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, связывайте соответствующую заметку с его контактом;

-просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу по соответствующему проекту или направлению;

-используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок;

-применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты; 7) внимание к деталям, пользовательские поля и формы:

-выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий;

-формализуйте эти процессы в разделах «Календарь», «Задачи», «Контакты»;

-создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов,

которые для вас важны;

- используйте для разных процессов разные форматы полей: «да или нет»,

текстовые, числовые;

- создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов, отбирайте в них нужные встречи,

задачи или контакты по ключевому слову или по категории; - используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих

работу над процессом [2].

2.5 Шаги создания личной системы тайм-менеджмента

Первый шаг создания личной ТМ-системы:

-сделайте отдых в течение дня ритмичным;

-обеспечивайте максимальное переключение;

-используйте «творческую лень»;

-повысьте эффективность сна;

-применяйте «микросон» в течение рабочего дня;

-переживайте момент.

Второй шаг создания личной ТМ-системы:

-используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых;

-применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке;

-ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»;

-дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;

-поощряйте себя «промежуточными радостями»;

-заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение;

-попробуйте календарик-пинарик.

Третий шаг создания личной ТМ-системы:

-управляйте своей «персональной корпорацией» «проактивно»;

-расчистите штампы и нарисуйте «ваш день через несколько лет»;

-определите ваши ценности с помощью

-сформулируйте личную миссию в форме эпитафии;

-ищите ваше призвание;

-выявите ключевых областей вашей жизни;

-сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам;

-наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми.

Четвертый шаг создания личной ТМ-системы:

-выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день;

-при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки,

стикеры;

-заведите «стратегическую картонку» – закладку с ключевыми долгосрочными целями;

-в плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи;

-делайте список «гибких» задач результато-ориенти-рованным;

-выделяйте приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них;

-при планировании «жестких» встреч закладывайте резервы.

Пятый шаг создания личной ТМ-системы:

-согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности;

-запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану.

Шестой шаг создания личной ТМ-системы:

-расширьте арсенал ваших «стратегий отказа»;

-приучайте окружающих к твердому «нет»;

-используйте «здоровый пофигизм» и «метод трех гвоздей»;

-«покупайте» время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой;

-делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте активный контроль;

-формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов;

-передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев;

-взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых.

Седьмой шаг создания личной ТМ-системы:

-спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы;

-отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ;

-настройте автофильтрацию электронной почты;

-используйте папки электронной почты как инструмент контроля по технике

«День - Неделя»;

-«выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса;

-заведите творческую картотеку для материализации мыслей;

-организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека;

-выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День-

Неделя».

Восьмой шаг создания личной ТМ-системы:

-проведите сплошной учет вашего времени в течение недель;

-сформируйте количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике;

-планируйте наполнение транспортного времени и времени командировок;

-имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров;

-применяйте техники организации совещаний;

-«точите топор», используя для этого любые «отходы времени».

Девятый шаг создания личной ТМ-системы:

-предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас;

-убеждайте подчиненных в действенности тайм менеджмента вашим личным примером;

-принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами;

-применяйте небольшие «кнуты и пряники» немедленнo;

-используйте пилотные проекты;

-предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них

«проактивный» подход к жизни.

Десятый шаг создания личной ТМ-системы:

-помните, что время необратимо, это «материал, из которого сделана ваша жизнь»;

-поверьте: человек может все, если сильно этого захочет;

-вы – не «винтик». Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему;

-развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь;

-помогите другим найти свои цели и ценности;

-изменить мир – возможно. Сделайте первый шаг прямо сейчас [1].

Вопросы для размышления и дискуссий:

1В чем заключается ценностный аспект тайм-менеджмента для студента университета?

2Кем был разработан педагогический аспект временной ориентации личности в совокупности с ценностями? Расскажите о фазах присвоения личностью ценностей.

3Назовите составные элементы структуры тайм-менеджмента.

4Перечислите основные правила планирования времени.

5Раскройте одну из технологий тайм-менджмента.

6Какая из технологий кажется Вам наиболее эффективной? Почему?

7В чем заключается «мобилизация и электрификация» тайм-

менеджмента?

8Перечислите рекомендации Г.А. Архангельского по работе с Microsoft Outlook для организации времени.

9Раскройте содержание каждого шага создания личной системы тайм-

менеджмента по Г.А.Архангельскому.

3 Технологии самоменеджмента в организации учебной

деятельности студентов

3.1Ежедневник студента ОГУ и образовательная технология портфолио

Вроссийском образовании провозглашен принцип вариативности, который дает возможность выбирать и конструировать педагогический процесс по любой модели. При этом важна организация своего рода диалога различных педагогических систем и инновационных технологий обучения, апробирование в практике новых форм.

Инновационные технологии активно внедряются в российское образовательное пространство. Под технологиями понимаются такие стратегии образования, которые требуют усвоения не только определенных знаний, но и навыков его получения, что предполагает особую методическую нагруженность образовательного процесса. В современном образовании данный термин используется для таких образовательных практик, которые не вписываются в традиционный образовательный процесс. По существу, данным термином обозначают методологические инновации в образовании, которые получают все большее распространение в образовании.

Сущность образовательных технологий выражается в том, что изменяется характер и способ образования. Наряду с развитием умственного потенциала учащихся происходит личностное развитие, т.е. сам процесс образования предполагает иную позицию преподавателя и студента в образовании: они выступают как равноправные участники образовательного процесса. Многие современные исследователи развивают концепцию современных образовательных технологий. Среди них можно назвать таких авторов как Б. Гершунский, Л. Туроу и других.

В настоящее время невозможно быть педагогически грамотным специалистом без изучения всего обширного арсенала инновационных образовательных

технологий. Такими можно считать технологии самоменеджмента, включающие в

Зайвертом, руководителем Института стратегии и эффективного использования

времени. В его трактовке самоменеджмент как феномен представляет собой

«целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике для оптимального использования своего времени», а

главная цель самоменеджмента заключается в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как в учебе и на работе, так и в личной жизни. Разработкой проблемы самоменеджмента занимаются Л. Зайверт, В. Зигерт, Л. Ланг, В.М. Андреев, Э.Е. Старобинский и другие ученые.

Самоменеджмент – это динамично развивающаяся отрасль педагогического менеджмента, основная задача которой заключается в выявлении методов и принципов эффективного управления временем. Поэтому в узком значении тайм-

менеджмент студента – это последовательное и целенаправленное использование испытанных техник организации личной и учебной деятельности в повседневной практике с целью оптимального использования своего времени, выработка навыков самоорганизации. Самоменеджмент – это умение управлять собой. Прежде всего,

это – самоорганизация, искусство управления собой и руководство процессом управления во времени, пространстве, общении, деловом мире. Процесс формирования самоменеджмента студента предполагает самоопределение,

сознательное управление течением учебной жизни и умение преодолевать внешние обстоятельства.