Тайм-менеджмент студента университета. Учебное пособие

Как конкретно будет выглядеть процедура составления ежедневного плана дел по системе Франклина?

В рамках одного дня в системе Франклина используется следующий прием планирования: все задачи делятся на три категории: первоочередные,

второстепенные и малозначительные.

Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательств. Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдѐт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец,

малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить, но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов – сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными.

Технология использования «краеугольного времени»

«Краеугольное время» охватывает период дня, посвященный учебе, которую почти ничто не нарушает. Это наиболее эффективный прием, поскольку в

«краеугольное время» учеба продвигается быстрее и качественнее.

Длиться этот период может час, полтора или два часа – в зависимости от характера деятельности и графика. «Краеугольное время» – ваш шанс добиться наивысшей продуктивности. Продолжительность этого периода не обязательно должна быть одинаковой, а приходиться он может на разные часы, хотя предпочтительно, чтобы он совпадал с пиком активности вашего организма.

Одним из важнейших свойств человеческого мозга является концентрация,

поэтому «краеугольное время» настолько эффективно. Многозадачность, лежащая в основе многих должностных инструкций, на деле порождает несбыточные надежды в плане продуктивности. Способ функционирования человеческого мозга схож с

работой компьютера. Несмотря на изумительную скорость и количество выполняемых процессором действий, он все же производит их последовательно, так что в каждый конкретный момент внимание сосредоточено на одном каком-нибудь действии. Разумеется, компьютер выполняет одновременно массу задач, однако лишь одна из них находится в фокусе. Вот такой фокус и обеспечивает вам

«краеугольное время». Мозг включается на полную мощность – в отличие от ситуации, когда вы собираетесь работать над задачей, «пока не закончу». Здесь хороша аналогия с состязанием в беге на конкретную дистанцию. Задавая своему телу четкие параметры – когда начать и когда завершить выполнение задачи, вы существенно увеличиваете его возможности концентрироваться и стремиться к цели. На протяжении дня энергетика сильно разнится, ей свойственны взлеты и спады. Собрав максимум энергии в небольшой отрезок времени, можно достичь наивысшей производительности работы. Согласно принципу Парето 80 % дневных достижений приходится на 20 % рабочего времени. Можно считать «краеугольное время» этими двадцатью самыми эффективными процентами.

Хронометраж – метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени».

Многие специалисты, обучающие тайм-менеджменту, говорят о необходимости хронометража. Хронометраж – это полная фиксация использования своего времени, то есть на что и сколько времени тратится. Хронометраж ведется в течение всего дня, продолжительность

– несколько недель, обычно 3–4 недели. И механизм хронометража достаточно прост:

учитывается любое переключение внимание длительностью более 3–5 минут.

Хронометраж учебного и личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

Форма проведения хронометража проста, но не каждый может его вести в силу индивидуальных особенностей. Такой честный и педантичный способ контроля времени позволяет увидеть, на что действительно уходит время, выявить

«поглотителей времени» и принять точечные меры по их устранению.

Существует несколько способов, как проводить хронометраж:

1)бумажный метод. Это самый тяжелый способ. Он требует каждые 15 минут записывать на подготовленный бланк то, чем занимаемся;

2)метод диктофона. Когда мы переключаемся на новое дело, то делаем голосовую запись. Вечером подводим итоги на бумаге;

3)мобильный метод – с помощью различных приложений для мобильных телефонов и КПК;

4)удалѐнный метод – предустановленное ПО формирует графический отчѐт о затратах;

5)оnline-метод – используя веб-браузер подключаетесь к веб-ресурсу,

содержащему online-сервис для хронометража. Такой способ позволяет вести хронометраж из любого места, где есть Интернет, и с помощью любого устройства, где установлен браузер.

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал студент. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат – реальных и теоретически достижимых, составить листок помех. Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, то есть определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.

2.4«Мобилизация и электрификация» тайм-менеджмента

1 Приложение Word и работа с текстами.

«Мобильное» чтение различных текстов является одной из основных функций КПК у большинства пользователей. Карманный компьютер неоценим для чтения текстов во многих обстоятельствах. Например: в самолете, поезде. Здесь очень ценны сочетание карманности (особенно незаменимой в самолете) и возможности

уместить в этот карманный объем хорошую походную библиотечку из нескольких десятков книг разных жанров. В автомобиле и других сложных условиях,

требующих применения подсветки экрана, которой не обладает ни одна бумажная книга, но обладают карманные компьютеры.

При этом очень ценна возможность простым copy/paste делать выписки, при чтении англоязычных книг заглядывать в словарь, быстро переключаться с надоевшей книги на другую.

Стоит отметить, что клавиатурные карманные компьютеры для такого применения более удобны, поскольку имеют широкий экран, позволяющий устанавливать достаточно крупный, хорошо читаемый шрифт, сохраняя при этом привычную длину строк. С другой стороны, бесклавиатурные машинки типа Palm

более удобны для чтения в общественном транспорте или других экстремальных условиях, поскольку их можно держать в одной руке, а также легко доставать из кармана и убирать назад, не тратя время и усилие на раскрывание, что неизбежно для клавиатурных КПК.

Для чтения широко распространенных текстов, присутствующих в сети в специальных форматах для КПК (отличающихся малым объемом файлов)

применяются программы TomeRaider (платная), EBook (условно-бесплатная) и К-9

(бесплатная).

Создание текстов сравнительно большого размера в мобильных условиях бывает нужно нечасто. Как правило это небольшие самодостаточные документы размером 2–3 страницы (заметки, заготовки статей), не имеющие сложной внутренней структуры и не требующие создания схем. При создании используются имеющиеся в EPOC Word возможности задания стилей и применения маркированных списков. Общее впечатление следующее: работать в целом можно,

но не слишком удобно; крайне желательна «доточка» документа на большом компьютере, на дающем привычный обзор экране. Трудно требовать чего-то большего от инструмента, прицельно приспособленного для работы в «походно-

полевых» условиях.

Не хватает некоторых полезных возможностей MS Word, например таких, как подсчет количества знаков в документе, что для написания статей с жестко заданным размером бывает весьма необходимо.

Быстрая печать на карманном компьютере клавиатурного типа возможна, но с рядом оговорок. Достаточно хорошо владеющего «слепой» десятипальцевой печатью на обычной клавиатуре компьютера, можно утверждать, что маленький размер клавиатуры Psion затрудняет правильную постановку пальцев, а тугой ход клавиш замедляет работу и увеличивает количество опечаток. Поэтому на Psion 5mx

автору не удается написание текста в режиме «потока сознания», когда пальцы полностью успевают за мыслью, как это происходит на обычном компьютере.

Некоторые неудобства связаны также с раскладкой – в английском языке меньше букв, чем в русском, поэтому в стандартной раскладке русской клавиатуры буквы «э», «щ», и «ъ», а также некоторые полезные знаки препинания вводятся с помощью функциональной клавиши, т.е. «Fn + ц» для получения «щ», «Fn + Shift +

ц» для получения «Щ», и т.п. Впрочем, в русификаторе RusPsion, которым пользуется автор, можно установить альтернативную раскладку, в которой редким буквам и знакам препинания назначены цифровые клавиши, а цифры печатаются с помощью клавиши Fn (или, при большом объеме цифр, просто переключением на английскую раскладку).

Альтернативным способом печати, который для кого-то может оказаться более удобным, является использование бесплатной программы NightKeyR,

выводящей на экране поверх окна приложения изображение клавиатуры желаемого размера. Буквы при этом набираются стилусом, как на бесклавиатурных КПК,

причем за счет возможности менять размер клавиатуры такой набор получается более удобным, чем на экранной клавиатуре Palm. Это решение удобно в темноте,

когда основная клавиатура не видна, а экран можно осветить изнутри подсветкой, а

также при работе на весу. В последнем случае некоторые можно применить печать большими пальцами обеих рук, обхватывая Psion всеми остальными, от мизинца до указательного.

Резюмируя, можно сделать вывод, что на Psion 5mx, как и любом другом клавиатурном КПК, возможен достаточно быстрый набор текстов при невладении десятипальцевой печатью, поскольку привыкшим печатать меньшим числом пальцев легче уместить их на небольшой клавиатуре. Вопрос же о возможности полноценной десятипальцевой печати остается скорее дискуссионным. В

публикациях на тематических сайтах встречалось свидетельство студента,

записывавшего на Psion лекции в режиме реального времени, который утверждал,

что при владении обычной десятипальцевой печатью полноценно перенести соответствующие навыки на Psion можно за несколько дней, добившись скорости

150-200 знаков в минуту. Скорее всего, так оно и есть – печатали ведь люди с высокой скоростью на механических пишущих машинках, клавиши которых требовали гораздо большего усилия, чем клавиши Psion, да еще и «без права на ошибку». Если бы перед ним стояла острая необходимость с высокой скоростью создавать большие объемы текста на Psion, можно было полностью приспособиться к особенностям клавиатуры.

2 Приложение Sheet и управление ресурсами.

Sheet представляет собой очень упрощенный аналог MS Excel – всего один лист в документе, достаточно скромные возможности форматирования ячеек, более краткий (впрочем, достаточно внушительный) список математических и прочих функций, возможности сортировки, возможность создавать графики нескольких основных типов.

В Psion копируются несколько ключевых листов основной системы управления задачами и ресурсами, которые могут потребоваться для принятия решений. В ходе удаленной работы в Sheet ведется также хронометраж, который затем легко переносится в общую базу в Excel.

Аналогичным образом в простую Sheet-табличку заносятся сведения,

необходимые для управления ресурсами, которые затем переносятся в более мощную и структурированную базу управления ресурсами на большом компьютере.

Здесь же стоит упомянуть стандартное приложение Calc, т.е. калькулятор. Можно использовать простую его версию (имеющую достаточно удобное поле

В Agenda есть несколько способов представления расписания значительно более удобных, чем в Palm (чему способствует, в частности, широкий экран).

Представление «День» разворачивает на весь экран временную сетку, на которой под соответствующим временем отображаются задачи, а в начале дня – не привязанные к времени задачи из ToDoList.

Последний является одним из элементов представления «Дела», в котором присутствуют, кроме ToDoList, категория Notes (к сожалению, не синхронизируемая с разделом «Заметки» в Outlook, что было бы логично), а также все пользовательские категории, заведенные в Outlook, каждая из которых в Psion

выглядит как один из двух листков на развороте блокнота, на листке – соответствующие записи в порядке приоритета либо даты создания. Записи из этого представления синхронизируются с разделом «Задачи» в Outlook.

Наиболее активно используемое автором представление – «Неделя». Это

«страница ежедневника», на которой развернуты семь дней, в днях – задачи с подписанным временем начала, внизу – уголки для перелистывания недель, сверху – поле для вызова календаря простым «кликом» стилуса. Такое представление при упоминавшемся уже количестве «жестких» задач в районе 2-3 в неделю дает наиболее удобный обзор для принятия решений.

Еще более качественный обзор («оплаченный» несколько меньшим удобством ввода задач) дает представление «Занятое время». Это чрезвычайно удобный двухмерный график, по горизонтальной оси которого идут дни с указанием чисел и дней недели, по вертикальной – часы дня. Задачи отображаются прямоугольничками соответствующего размера, кликнув на которые, можно посмотреть и изменить параметры задачи (к сожалению, нельзя просто перетаскивать задачи по графику,

можно только вводить новые дату и время исполнения). На графике видны одновременно четыре недели, внизу уголки для перелистывания вперед и назад.

График дает прекрасное представление о степени «загруженности» времени жесткими договоренностями, о равномерности их распределения по времени

(которое снижает риски неисполнения договоренностей). В тех «наладонниках»

такого графика не было, а разделы календарного типа давали гораздо худший обзор и устроены были менее логично, чем в Agenda.

Рисунок 4 – Двухмерный график в Agenda

Представления «День», «Неделя» и «Занятое время» отображают одни и те же задачи, которые синхронизируются с разделом «Календарь» в Outlook. В

представлении «Планировщик года» вводятся особые сущности – «события»,

которые отображаются на двухмерном графике года (по вертикали месяцы, по горизонтали дни). Это, например, «отпуск», «конференция», и т.п. Можно настроить их отображения в разделах «День» и «Неделя». Теоретически представление удобно для годового планирования, так как для личного стратегического планирования применяет более мощные средства, чем календарный график.

Cуществует представление «Годовщины», элементы которого отображаются в календарных планах и превращаются в «повторяющиеся задачи» в Outlook при синхронизации. Поскольку для планирования поздравлений, каждое из которых может требовать различной «заблаговременности» приготовлений, необходимо нечеткое планирование на основе метода структурирования внимания,

представление «Годовщины» не используется.

В заключение стоит отметить, что записи в Agenda делаются обычно в достаточно «стационарных» условиях, не на бегу, поэтому работать с ней в Psion

достаточно удобно.

4 Приложение Email и управление коммуникациями.

При установке PsiWin (программы на большом компьютере, обеспечивающей обмен данными с Psion) можно поставить веб-браузер Web, либо, при

необходимости работы с более сложными страницами – воспользоваться

«карманной» версией браузера Opera. Программа Email устроена достаточно удобно можно завести несколько ящиков, причем скачивать в них только заголовки, а потом

«копировать» их в Inbox, вызывая скачивание соответствующего сообщения с почтового сервера. Но в целом из-за многочисленных мелких технических сложностей (например, с кодировками), мобильный интернет на КПК является делом довольно утомительным, и пригодным скорее при небольших объемах такой работы.

Встроенного модема в Psion5mx нет – к нему можно либо купить отдельно внешний модем (нетипичное решение) либо пользоваться мобильным интернетом

(типичное решение). Мобильный телефон «общается» с Psion с помощью инфракрасного порта либо кабеля. При этом российские операторы мобильной связи активно осваивают технологию GPRS (General Packet Radio Service), которая отличается тем, что вы платите не за время соединения (как за обычный мобильный интернет), а за переданный объем данных. Таким образом с помощью этой технологии можно не торопясь читать письма в веб-интерфейсе почтового сервера и отвечать на них, общаться в форумах, и т.п. Для создания полноценной «связки» с

КПК нужен соответствующий мобильный телефон. Из обладающих всем необходимым функционалом и при этом аскетичных (не страдающих малополезными в практике излишествами) моделей назовем Nokia 6310i, Ericsson

T68, Siemens S55.

5 Приложение Jotter и управление мыслями.

Функционал приложения Jotter («Блокнот») достаточно беден. Нет ни синхронизации записей с разделом «Заметки» в Outlook, ни возможности создавать каталоги и другие способы упорядочения записей. Есть только сплошной список

«карточек» и поиск по их содержимому (что в принципе дает возможность делать

«тематические выборки» с помощью заранее внесенных в карточки ключевых слов).

Поэтому для эффективной синхронизации мыслей с основной картотекой на компьютере используются задачи специально выделенной под это категории в

Agenda. Поле примечания в задачах Outlook, позволяющее вносить в него большой