Тайм-менеджмент студента университета. Учебное пособие

Третий вопрос о жизненных целях.

Теперь для того, чтобы получить иной взгляд на жизненные цели, запишите третий вопрос: Если бы я сейчас узнал, что ровно через шесть месяцев меня насмерть поразит молния, как бы «я прожил до этого времени оставшуюся жизнь?» Это означает, что вам осталось жить всего шесть месяцев и вам придется вместить все самое важное, что вы хотели бы сделать в этот неожиданно сократившийся срок вашего пребывания на Земле. Прежде чем вы начнете составлять список, представьте себе, что все вопросы, связанные с вашей кончиной, будут благополучно решены без вашего участия. Вы составили завещание, купили участок на кладбище и т.д. Вы должны думать лишь о том, как будете жить последние шесть месяцев.

Цель этого вопроса состоит в том, чтобы выяснить, есть ли такие вещи,

которые для вас важны, но которыми вы сейчас не занимаетесь, хотя они и заслуживают вашего внимания. Возможно, что если вы будете знать, что ваша жизнь закончится через полгода, вы будете продолжать жить, как жили прежде,

а может быть, пожелаете оставить вашу работу и истратите все имеющиеся у вас средства на такую жизнь, о которой вы давно мечтали. Запишите ваши ответы, как можно быстрее за две минуты, а потом поработайте над вашим решением еще две минуты дополнительно. (Не теряйте времени понапрасну,

размышляя над этим вопросом, а просто пишите.)

Если вы дочитали книгу до этого места, не написав ответов на три вопроса о жизненных целях, то я призываю вас вернуться назад и сделать это сейчас. Это -

важное упражнение, и если вы его выполните, оно лишь пойдет вам на пользу.

Дальнейшая работа над тремя вопросами: теперь потратьте еще две минуты на то, чтобы бегло проглядеть списки ваших целей, дополнить и подредактировать их. Если хотите, можете поработать и подольше.

Взглянув на три списка, возможно вы обнаружите, что ответы на 2-ой вопрос являются продолжением ответов на 1-ый вопрос. Бывает, что и ответы на

3-й вопрос служат продолжением предыдущих ответов. Однако у многих

жизненные цели резко меняются, как только люди осознают, что время их жизни ограничено.

Например, я вряд ли брошу мою учебу и стану путешествовать вокруг света.

Я буду стараться дать как можно больше консультаций по контролю над временем и в то же время больше буду отдыхать. Однако в целом я мало изменю

свои цели жизни, потому что я вполне ими доволен.

В то же время кто-то другой может сказать: «Я перестану делать то, что я сейчас делаю, и буду есть, пить и наслаждаться жизнью, потому что мне осталось жить шесть месяцев. Я буду путешествовать вокруг света, я растрачу все свои деньги, я буду делать все то, что всегда хотел делать». Не существует единого «правильного» ответа. Выбор зависит от каждого из нас.

Для тех, кто удовлетворен тем, что он делает, вопрос о шести месяцах лишь подтвердит их стиль жизни: они будут продолжать жить так, как и прежде.

Те, кто делает совершенно новый выбор целей, нуждаются в глубоких переменах. Нет нужды мучить себя, дожидаясь какого-то счастливого времени.

Вопрос о том, как люди собираются провести последние шесть месяцев, помогает им осмыслить, чем они могли бы заняться, если бы обстоятельства заставили их дать трезвую оценку своей жизни. Суть в том, что при правильном контроле за временем они вполне смогут заняться теми делами, которые им нравятся уже сегодня.

Теперь у вас есть список целей. Но возможно, что число дел, которые вы пожелали сделать, намного превышает время, имеющееся в вашем распоряжении для их осуществления. Нехватка времени порождает конфликты между целями»

[6].

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4-х квадрантов, имеющих разную приоритетность. Каждое дело, в зависимости от его важности и срочности, можно вписать в один из них. Квадрант A: важное и срочное К первому квадранту принято относить самые важные дела, выполнение которых не терпит отлагательств.

Квадрант B: важное, но не срочное. Ко второму квадранту следует относить важные дела, не требующие мгновенного выполнения.

Квадрант С: не важное, но срочное. К третьему квадранту относятся маловажные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрей.

Квадрант D: не важное и не срочное. К последнему, четвертому, квадранту относят дела, от выполнения которых можно отказаться, так как они не принесут должной отдачи.

Рассмотрим каждый квадрант матрицы более детально.

A: Важное и срочное. В идеале этот квадрант должен быть пуст, так как дела,

которые нужно срочно сделать прямо сейчас, – это, фактически, ситуация аврала.

Причем чаще всего важные дела становятся срочными из-за лени и нерасторопности. Конечно, в реальной жизни каждый человек хотя бы иногда сталкивается с ситуацией аврала, но нельзя жить в таком режиме каждый день.

Поэтому следует всячески избегать появления дел в квадранте A. Для этого следует своевременно выполнять дела из других квадрантов. Как известно,

неприятности легче предотвратить, чем потом с ними бороться.

Какого типа дела можно отнести к квадранту A:

-дела, немедленное невыполнение которых приведет к неприятностям;

-дела, связанные с нашим здоровьем;

-дела, невыполнение которых отдаляет нас от поставленной ранее цели.

Например, это может быть:

-выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит;

-внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту;

-вынужденный отдых;

-вызов мастера для ремонта прорвавшей канализации.

Задачи из данного квадранта, не требующие вашего непосредственного участия, можно и нужно делегировать.

B: Важное, но не срочное. К задачам этого квадранта стоит присмотреться внимательней. Именно эти задачи принесут наибольшую отдачу в будущем. Люди,

которые посвящают большую часть времени выполнению дел из этой группы,

добиваются успеха чаще остальных. Кроме того, решение задач данного квадранта позволяет проявить себя в полной мере: отсутствие спешки дает возможность самостоятельно выбирать методы решения задач и назначать приемлемые сроки.

Однако помните, что дела из данного квадранта, не выполненные своевременно, могут автоматически перейти в квадрант A. Ваша задача – не допустить такого развития событий.

Примеры дел, которые следует записывать в квадрант B:

-планирование новых учебных проектов;

-оценка полученных результатов по проектам;

-посещение спортивного зала для поддержания физической формы;

-изучение иностранных языков;

-соблюдение режима питания, поддержание здоровья.

C: Срочное, но не важное. Выполнение дел, собранных в квадранте C, редко приближает к поставленной цели. Чаще всего срочные дела лишь отвлекают от рабочего процесса и мешают сосредоточиться на действительно важных вещах.

Очень важно не путать срочные дела из квадранта C с важными делами из квадранта A. Например, руководство поручило вам задачу со сроком «вчера»,

которая не имеет непосредственного отношения ни к вашим основным должностным обязанностям, ни к вашим проектам. Такая задача, хоть и должна быть выполнена срочно (всѐ-таки задача от руководства), не может относиться к квадранту A, так как ни на шаг не приближает к целям.

В квадрант C можно записать следующие задачи:

-срочные, но не запланированные заранее переговоры, которые вам навязаны

иот которых вы не можете отказаться;

-хлопоты, возникшие внезапно (например, к вам нежданно нагрянули гости, и

значит, вам нужно срочно придумать, как их развлекать и чем угощать);

-непредвиденная уборка или устранение последствий какой-либо оплошности

(например, вы случайно разбили вазу, и требуется немедленно избавиться от осколков);

- прочие занятия, не приближающие вас к достижению цели.

D: Не срочно и не важно. Как правило, задачи данной группы не приносят практически никакой пользы. В большинстве случаев их невыполнение пойдет только на пользу. Однако, зачастую такие задачи интересны и легки для выполнения, а потому полностью отказаться от их выполнения сложно.

Если не удается полностью вычеркнуть из списка задачи группы D, то желательно хотя бы приступать к их выполнению в последнюю очередь и выделять на них ограниченное время.

К задачам квадранта D относят:

-различные хронофаги, или «убийцы» времени;

-пустые телефонные разговоры;

-всевозможные развлечения: чтение развлекательных журналов, просмотр телепрограмм, компьютерные игры.

Рассматривая «матрицу Эйзенхауэра», стандартный инструмент для выделения приоритетов, Кови считает, что главной индивидуальной задачей тайм-

менеджмента должна стать «борьба за второй квадрат» матрицы (второй квадрат: «дела важные, но не срочные»). Именно характерные для «второго квадрата» виды активности «делают человека человеком», раскрывая его внутренний потенциал,

позволяя устанавливать прочные отношения и достигать важнейших целей своей жизни.

Активность, локализованная в других квадратах, приводит либо к тому, что человек вечно занят «чужими делами», либо к серьезным психологическим проблемам. Постоянное давление срочности или «мелочная суета» (постоянная занятость неважными делами) также лишают человека возможности полноценного и глубокого общения с другими людьми.

Используя методологию Кови, можно предложить шесть принципов построения системы тайм-менеджмента, помогающих в «борьбе за второй квадрат»:

1) когерентность (согласованность) – взаимосвязанность, единство всех элементов индивидуальной системы ТМ (по Кови: единство между видением и миссией, ролями и целями, приоритетами и планами, желаниями и дисциплиной);

2)сбалансированность – под «балансом» в данном случае понимается гармоничное распределение времени таким образом, чтобы его было достаточно на достижение важных целей в различных сферах жизнедеятельности;

3)сосредоточенность – необходимо постоянно помнить о ключевом значении видов активности «второго квадрата» для своей жизни и концентрироваться в первую очередь именно на таких делах. Для этого Кови предлагает основное внимание уделять не ежедневному планированию (что характерно для тайм-

менеджмента третьей «волны»), а недельному. Недельное планирование позволяет резервировать достаточно большие отрезки времени (полдня – день) для важных, но не срочных дел;

4) человечность – в отношениях с другими людьми тайм-менеджмент третьей

«волны» ориентирован на «точность» в расписании и субординацию. Для тайм-

менеджмента четвертого поколения «эффективность» гораздо важнее, чем соблюдение «ритуалов». Если ваше общение с человеком вышло за установленные расписанием рамки, но при этом помогает установлению глубоких и полноценных отношений, не следует испытывать чувство вины;

5)гибкость – планы должны быть удобными, соответствуя привычкам, стилю работы и т.п. В случае необходимости можно легко изменить запланированное;

6)компактность – ваши инструменты для планирования и контроля времени

(например, органайзер) должны быть максимально компактными и удобными для работы в любых условиях. Подобная портативность поможет вам не потерять ни одной важной идеи, вовремя зафиксировав ее.

Существует закон Парето (по фамилии Вильфреда Парето), который говорит о том, что в любом деле существует диспропорция между приложенными усилиями и результативностью, которая в среднем равна соотношению 80 на 20. Этот закон часто используют экономисты. Взяв 100 процентов продаж, вы увидите, что 20

процентов проданного товара приносит 80 процентов дохода. Оставшиеся 80

процентов товара обеспечивают лишь 20 процентов прибыли. Правило Парето применимо и в отношении приложенных человеком усилий. 20 процентов из всех живущих людей способны использовать свои возможности в среднем на 80

процентов, а оставшиеся 80 процентов людей способны эффективно использовать лишь 20 процентов собственных возможностей.

Если исходить из того, что, вложив 80 процентов собственных сил, вы получите 20 процентов результата, а эффективно потратив 20 процентов усилий, вы обеспечите 80 процентов результата, несложно посчитать, что из 16 – 18 часов в сутки (без учета сна) лишь 3 – 3,5 часа обеспечивают наиболее весомые результаты вашей деятельности.

В течение суток человек совершает множество действий: полезных и бесполезных, значительных и незначительных, серьезных и мелких. Совершая какое-либо действие, важно помнить одно правило: «Каждое дело, направленное на то, чтобы обеспечить жизнь в сегодняшнем дне, относится к 80 процентам,

обеспечивающим 20 процентов результативности. А каждое действие, совершаемое на то, чтобы обеспечить будущее, входит в 20 процентов, которые приносят 80

процентов результативности». Как правило, любое важное дело человек осуществляет с целью создать и поддержать определенный уровень комфорта. И

большинство людей на этом этапе делают ошибку – они сосредотачиваются на выполнении срочных, текущих дел, забывая о действительно важных делах,

способных обеспечить успешное будущее. Реализация долгосрочных целей,

поставленных на длительный период (10 лет и более), является теми 20 процентами важных дел, которые гарантируют 80 процентов эффективности. Все те дела,

которые направлены на поддержание существующего положения дел, это 80

процентов малоэффективных действий.

Разделив большие цели на более мелкие и краткосрочные, следует понимать,

что наиболее мелкие задачи – это те, что определены на каждый день. Без их реализации невозможно будет достичь конечной, большой цели. Поэтому,

руководствуясь законом Парето, необходимо приступать к выполнению ежедневных целей, чтобы направленно двигаться к реализации крупных задач.

Технологию анализа задач по принципу Парето можно осуществить следующим образом:

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. Студент определяет свои жизненные ценности. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды – если на этом этапе будет допущена ошибка (например, студент выберет

«познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.

Первым делом надо составить список жизненных ценностей, причѐм не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список.

Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

Следующий этап – построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый. Исходя из составленного списка, студент должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны

«известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план – что, по большому счѐту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов, надо иметь партийную или финансовую поддержку, надо быть известным публике оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении. Поставив перед собой цель,

следует составить генеральный план достижения цели.

Четвѐртый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет)

промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, достижению, какого именно пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещѐ более важно указание конкретного срока.

Например, если студент планирует стать президентом и знает, что для этого нужно

иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 20хх года закончить с отличием университет по специальности

«социология и политология» – это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?»

Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например,

если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «подать документы в университет»

«Пройти курсы по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от

2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

Наконец, шестой этаж пирамиды – это план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача

«Подать документы в университет» разбивается на такие подзадачи, как «Выяснить,

какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определѐнный день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел,

которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель,

зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день,

желательно указать время выполнения для каждой задачи.